AQS - Εκπαίδευση Γραμματέων & Οργάνωση Γραφείου - Θεσσαλονίκη

Στοιχεία Διοργανωτή

Εταιρία :
Advanced Quality Services Ltd
Υπεύθυνος/η :
ΔΗΜΗΤΡΙΑΔΗ ΖΗΛΗ
Διεύθυνση :
Τυρνάβου & Σαρανταπόρου 1Α
Πόλη :
Αγιος Στέφανος
Phone :
2106216997-8
Θέμα
Διοίκησης γενικά θέματα
Τίτλος
Εναρξη
16, Δεκ 2014
Λήξη
17, Δεκ 2014
Εισηγητές
Τίτλος

Το σεμινάριο αυτό υλοποιείται με ιδιαίτερη επιτυχία και συνεχώς εμπλουτιζόμενο τα τελευταία 20 χρόνια σε Ελλάδα και Κύπρο.

Δίνει λύσεις με Εργαλεία, Τεχνικές και Καλές Πρακτικές σε προβλήματα που η μεγάλη εμπειρία των στελεχών μας στην οργάνωση των επιχειρήσεων και ιδιαίτερα του τομέα της γραμματειακής υποστήριξης έχει επισημάνει. Παραδείγματα τέτοιων προβλημάτων είναι τα παρακάτω:

  • Αδυναμία παρακολούθησης των υποχρεώσεων του γραφείου ή των συνεργαζόμενων με αυτό.
  • Κακός προγραμματισμός εργασιών που οδηγεί στην υπερσυσσώρευση εργασίας την τελευταία στιγμή.
  • Κακή διαχείριση χρόνου με αποτέλεσμα να γίνονται τα επουσιώδη και να αναβάλλονται διαρκώς τα ουσιώδη.
  • Αλλεπάλληλες αναβολές συσκέψεων λόγω «επειγουσών» αναγκών.
  • Προβλήματα στην διαχείριση χρόνου με αποτέσμα αναβολές ραντεβού την τελευταία στιγμή.
  • Πολύτιμα πληροφοριακά στοιχεία ή χάνονται ή δεν είναι σε εύχρηστη μορφή ώστε να είναι διαθέσιμα ακριβώς τη στιγμή που χρειάζονται.
  • Τα αρχεία δεν είναι καλά δομημένα με αποτέλεσμα να μην είναι εύκολη η ανεύρεση των ζητούμενων εγγράφων.
  • Άγνοια των δυνατοτήτων της σύγχρονης τεχνολογίας που αυξάνουν θεαματικά την Παραγωγικότητα όπως η μετατροπή των τυπωμένων κειμένων σε επεξεργάσιμη ηλεκτρονική μορφή, η διαχείριση των αλλαγών των εγγράφων, η διαχείριση των ηλεκτρονικών ημερολογίων, εκκρεμοτήτων, της εσωτερικής επικοινωνίας, των αναθέσεων, της παρακολούθησης προθεσμιών κλπ.
  • Αδυναμία τήρησης ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου για διαχείριση των εγγράφων.
  • Ο τρόπος τηλεφωνικής επικοινωνίας που εκπέμπει εικόνα μετριότητας και δημιουργεί αρνητικό κλίμα με πελάτες, προμηθευτές και συνεργάτες.

Σε ποιους απευθύνεται

  • Σε γραμματείς της Γενικής Διεύθυνσης και των υπολοίπων διευθύνσεων.
  • Σε διευθυντές των διαφόρων τομέων που θα ασχοληθούν με την οργάνωση ενός σύγχρονου και αποδοτικού γραφείου.
  • Με δεδομένο ότι η μη αποδοτική λειτουργία του γραφείου δεν επηρεάζει μόνο την γραμματεία αλλά και όλους όσους υποστηρίζονται από το γραφείο, το σεμινάριο αυτό είναι κατ΄ ουσία απαραίτητο σε όλα τα στελέχη.

Ενότητες Σεμιναρίου

Α. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΧΡΟΝΟΥ – ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ

  • Preplanning
  • Καθορισμός προτεραιοτήτων
  • Προετοιμασία συσκέψεων
  • Κάνοντας ένα μόνο πράγμα κάθε φορά
  • Διαχείριση των ραντεβού
  • Διαχείριση stress
  • Συνήθειες που "ληστεύουν" το χρόνο

Β. Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

  • Διαχείριση εσωτερικής αλληλογραφίας
  • Διαχείριση εγγράφων προς ενέργεια
  • Ηλεκτρονικό πρωτόκολλο
  • Σύστημα παρακολούθησης εκκρεμοτήτων διοίκησης
  • Το σύστημα αρχειοθέτησης

Γ. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ

  • Διαδικασία Βελτίωσης της Επικοινωνίας
  • Το χτίσιμο της προσωπικής εικόνας
  • Η διαχείριση των εντυπώσεων
  • Υποδοχή Επισκεπτών
  • Διαχείριση Ταξιδιών
  • Διοργάνωση Εκδηλώσεων
  • Η διαχείριση συσκέψεων και συνεδριάσεων
  • Πίνακας Αξιολόγησης Λειτουργίας Γραφείου

Δ. Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΠΡΟΙΣΤΑΜΕΝΩΝ

  • Η συμβολή στη βελτίωση του προγραμματισμού του Προϊσταμένου
  • Η εκχώρηση ... προς τα πάνω!
  • Διαχείριση διαφωνιών με τον Προϊστάμενο
  • Ο τρόπος που η Executive Secretary δίνει επαίνους στον Προϊστάμενο
  • Διαχείριση ψιθύρων και διαδόσεων που υπονομεύουν το εργασιακό κλίμα

Ε. ΣΥΓΧΡΟΝΑ ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΓΡΑΦΕΙΟΥ

  • Paperless office και μέθοδοι βελτίωσης λειτουργίας γραφείου
  • Ηλεκτρονική αποστολή fax
  • Προστασία από ιούς και απειλές
  • Συστήματα Βack-up
  • Σαρώσεις εγγράφων και αναγνώριση κειμένου (OCR)
  • Μηχανές Αναζήτησης
  • Διαχείριση κωδικών και ηλεκτρονική υπογραφή
  • Web και mobile/tablet εφαρμογές για το σύγχρονο γραφείο
  • Διαθεσιμότητα γραφείου από οπουδήποτε
  • Τηλεδιάσκεψη
  • Συμβουλές χρήσης λογισμικού Word
  • Συμβουλές χρήσης λογισμικού Excel
  • Συμβουλές χρήσης λογισμικού PowerPoint
  • Εργαλεία (Event Management, action plan, κλπ)
  • Πρακτικές Ασκήσεις

ΣΤ. ΤΑ ΜΥΣΤΙΚΑ ΤΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ

  • Format, δομή και περιεχόμενο​επιστολών
  • Δεοντολογία υπογραφών
  • Παραλήπτες & αποδέκτες κοινοποίησης επιστολών
  • Παραδείγματα επιστολών (απαντητική, διαμαρτυρίας, παραγγελίας, πώλησης, αναγνώρισης, διευθέτησης, δελτίο τύπου κλπ)
  • Αρχές της Επικοινωνίας
  • Λεκτική και μη λεκτική επικοινωνία
  • Η γλώσσα του σώματος
  • Γραπτή και τηλεφωνική επικοινωνία
  • Ομοιότητες και διαφορές μεταξύ τηλεφωνικής και της πρόσωπο με πρόσωπο επικοινωνίας
  • Η βελτίωση της ενδοεταιρικής επικοινωνίας
  • Απαιτούμενες δεξιότητες και προσόντα
  • Κρίσιμα σημεία τηλεφωνικής επικοινωνίας
  • Λάθη προς αποφυγή - Απαγορευμένες φράσεις
  • Ο χειρισμός των «δύσκολων» ατόμων
  • Ο χειρισμός των αδιεξόδων

Εισηγητές Σεμιναρίου

Γεώργιος Βάβουλας

ΜΒΑ, σύμβουλος επιχειρήσεων με πολυετή συμβουλευτική εμπειρία σε συστήματα οργάνωσης, Επιχειρησιακού Σχεδιασμού και Διαχείρισης Έργων. Διαθέτει πλούσια διδακτική εμπειρία σε θέματα οργάνωσης γραφείου.

Παναγιώτης Σταθόπουλος

Έχει την ευθύνη υποστήριξης της Μηχανογραφικής Υποδομής της AQS, καθώς και την συντήρηση και οργάνωση του συνολικού δικτύου της AQS σε θέματα IT καθώς επίσης και στην ανάπτυξη και εφαρμογή Βάσεων Δεδομένων στα έργα που αναλαμβάνει η Εταιρεία. Με 15ετή εμπειρία στους Η/Υ και ειδικότερα σε περιβάλλον Windows και Linux, ειδικεύεται σε βάσεις Δεδομένων, στον προγραμματισμό και στα δίκτυα.

Ιωάννης Κριτσωτάκις

Διδάκτωρ του Οικονομικού Πανεπιστημίου της Βιέννης με εξειδίκευση στο Marketing Εξαγωγών και την επικοινωνία. Πρώην ανώτατο στέλεχος του Ελληνικού Οργανισμού Εξαγωγών και Καθηγητής στην Εθνική Σχολή Δημόσιας Διοίκησης. Διαθέτει μακροχρόνια διδακτική εμπειρία στην εκπαίδευση στελεχών επιχειρήσεων και ένα πλούσιο συγγραφικό έργο (Εμπορικές Εκθέσεις - Ο Δρόμος για την Επιτυχία, Νικητές οι Πωλήσεις που Αγαπούν οι Πελάτες, Το Τηλέφωνο Φέρνει Κέρδη, Επειδή Ποτέ δεν θα Έχετε μια Δεύτερη Ευκαιρία, Διαπολιτισμική Επικοινωνία)

Χρόνος - Τοποθεσία Διεξαγωγής

Ημερομηνία Διεξαγωγής: 16-12-2014 έως 17-12-2014

Ώρες Διεξαγωγής: 09:00 - 16:30

Πόλη Διεξαγωγής: ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ

Τοποθεσία Διεξαγωγής: Ξενοδοχείο Grand Hotel Palace, Μοναστηρίου 305 - 307

Περιγραφή Υλικού

  • Εγχειρίδιο "Εκπαίδευση Γραμματέων & Οργάνωση Γραφείου"
  • παρουσίαση του σεμιναρίου σε ηλεκτρονική μορφή
  • Εφαρμογές σε Excel για Event Management, Λειτουργία Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλου, Προγραμματισμό Εργασιών και Διαχείριση Έργων
  • Δωρεάν για ένα έτος συμβουλευτική υποστήριξη σε θέματα σχετικά με το σεμινάριο μέσω της ιστοσελίδας μας

Επιδότηση Σεμιναρίου

Το σεμινάριο μπορεί να επιδοτηθεί απο τον Ο.Α.Ε.Δ. Η εταιρεία μας αναλαμβάνει να βοηθήσει στη διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής των δικαιολογητικών για το πρόγραμμα ΛΑΕΚ - 0,45%

Καταληκτική Ημερομηνία Online Υποβολής στον ΟΑΕΔ: 10-12-2014

Για περισσότερες πληροφορίες και για να δηλώσετε συμμετοχή στο σεμινάριο πατήστε εδώ
Email:
Θέμα:
Μήνυμα:
 
Up
Close
Close
Κλείσιμο