Προιόντα κόμβου

5. Διαχείριση Γραφείου για Λογιστές - με Τιμολόγηση - Ταμείο - Επιταγές - Έλεγχος εργασιών - Συμφωνητικά - SMS - Ψηφιακή αρχειοθέτηση εγγράφων

Η εφαρμογή Διαχείριση γραφείου αποτελείται από κυκλώματα που παρακολουθούν τις υποχρεώσεις, εκκρεμότητες και τα οικονομικά στοιχεία του γραφείου σας. Τα κυκλώματα που θα αναλύσουμε παρακάτω μπορούν να λειτουργήσουν είτε αυτόνομα είτε συγχρονισμένα όλα μαζί :

1.Παρακολούθηση ( Checklist ) Εργασιών ανά πελάτη
2.Παρακολούθηση φορολογικών υποχρεώσεων ανά πελάτη
3.Ιδιωτικά συμφωνητικά πελατών και ενημέρωση στο taxisnet
4.Ταμείο γραφείου
5.Επιταγές ( εισπρακτέες - πληρωτέες ) γραφείου
6.Έκδοση παραστατικών & αποστολή στοιχείων στο taxis ( Μ.Υ.Φ. )
7.Μαζική αποστολή SMS & emails ( με συννημένο ενημερωτικό αρχείο στους πελάτες σας )
8.Ψηφιακή αρχειοθέτηση εγγράφων
9.Καταγραφή εισερχομένων κλήσεων - Ιστορικότητα κλήσεων - Κόστος χρόνου ανά πελάτη - μαγνητοφώνηση τηλεφωνικής συνομιλίας

Με το κύκλωμα Checklist Εργασιών μπορείτε με απλό τρόπο να παρακολουθείτε (με ένα απλό τσεκ το μήνα) την ολοκλήρωση μιας εργασίας για τον κάθε πελάτη του γραφείου σας. Έτσι, χωρίς καθυστερήσεις καταχώρησης έχετε σε μια οθόνη την πλήρη εικόνα (ποιες εργασίες ολοκληρώθηκαν και ποιες εργασίες εκκρεμούν) ολοκλήρωσης των εργασιών για τον κάθε πελάτη σας. Υπάρχουν οθόνες που επιλέγοντας τον μήνα προβάλλονται όλες οι εκκρεμείς εργασίες του γραφείου για όλους τους πελάτες και με εύκολο αυτόματο τρόπο μπορείτε να χρεώσετε τις εργασίες του γραφείου προς τους συνεργάτες σας.

Με το κύκλωμα Παρακολούθησης φορολογικών υποχρεώσεων παρακολουθείτε ανά ημερομηνία και πελάτη τις φορολογικές υποχρεώσεις των πελατών σας είτε με τη μορφή δέντρου είτε με τη μορφή ημερολογίου.

Οι φορολογικές υποχρεώσεις έχουν ενταχθεί στο φορολογικό κόμβο ενημέρωσης taxheaven σε 18 ετικέτες ( φορολογικές κατηγορίες π.χ. Φ.Π.Α., παρακρατηθέντες φόροι, κ.λ.π. ) όπου μπορείτε στην εφαρμογή Διαχείρισης γραφείου να χαρακτηρίσετε τον πελάτη σας ( με τσεκ ) ποιες κατηγορίες τον αφορούν ώστε μόνο αυτές να εμφανίζονται.

Έτσι αντλούνται αυτόματα οι υποχρεώσεις μέσω internet και σας εμφανίζονται ταξινομημένα είτε με μορφή δέντρου ( ανά ημερομηνία και πελάτη ) είτε με μορφή ημερολογίου. Επίσης μπορείτε αυτόματα να στέλνετε με email την υποχρέωση σε συνεργάτη του γραφείου σας και να επιλέγετε εύρος προβολής ( π.χ. τρέχουσα εβδομάδα, τρέχων δεκαπενθήμερο, τρέχων μήνας ) των φορολογικών υποχρεώσεων.

Με το κύκλωμα Ιδιωτικά συμφωνητικά δημιουργείτε άμεσα ένα συμφωνητικό συνεργασίας μεταξύ των πελατών του γραφείου σας. Η εφαρμογή σας παράγει έτοιμο σε word αρχείο το συμφωνητικό ενώ για τον κάθε πελάτη υπάρχει ιστορικότητα όλων των συμφωνητικών που δημιουργήθηκαν. Υπάρχουν δυνατότητες εφαρμογής συνοπτικών ή αναλυτικών συμφωνητικών στο πρόγραμμα ενώ η εφαρμογή δημιουργεί αυτόματα την κατάσταση συμφωνητικών για υποβολή στη Δ.Ο.Υ. και ενημερώνει αυτόματα το taxisnet.

Με το κύκλωμα Ταμείο παρακολουθείτε τις απαιτήσεις και εισπράξεις των πελατών του γραφείου σας και τις οφειλές και πληρωμές προς τους προμηθευτές του γραφείου. Μέσα από ένα ενιαίο και απλό περιβάλλον μπορείτε να καταχωρήσετε τις κινήσεις σε πελάτες ή προμηθευτές και να έχετε αναλυτικές καρτέλες, Ισοζύγια, κατάσταση ταμείου και συνοπτικά αποτελέσματα σε μορφή γραφήματος. Στο κύκλωμα Ταμείο καταχωρούνται αυτόματα κινήσεις που προέρχονται από τα κυκλώματα Επιταγές και Έκδοση παραστατικών ενώ υπάρχει δυνατότητα αυτόματης μαζικής χρέωσης στις καρτέλες των πελατών του γραφείου.

Με το κύκλωμα Επιταγές παρακολουθούμε τις εισπρακτέες και πληρωτέες επιταγές των πελατών ή προμηθευτών του γραφείου μας. Μπορούμε για την κάθε επιταγή να εκτυπώσουμε απόδειξη παραλαβής αξιόγραφου εισπρακτέων ή πληρωτέων να δημιουργήσουμε υπενθύμιση στο Calendar του Outlook ή να προβάλουμε το σώμα της επιταγής στην οθόνη μας. Η κάθε κίνηση από το κύκλωμα των επιταγών ενημερώνει το κύκλωμα του Ταμείου ενώ στην διάθεση μας έχουμε αναλυτικές αναφορές όπως :

·Ληξιάριο επιταγών εισπρακτέων πληρωτέων

·Ληξιάριο επιταγών εισπρακτέων πληρωτέων ανά πελάτη ή προμηθευτή

·Ισοζύγιο επιταγών εισπρακτέων πληρωτέων ετήσιο και ανά μήνα

Με το κύκλωμα Έκδοση παραστατικών παρέχεται η δυνατότητα έκδοσης όλων των παραστατικών (Απόδειξη είσπραξης ή πληρωμής, Έκδοση φορολογικών στοιχείων) με ή χωρίς φορολογικό μηχανισμό (π.χ. Τιμολόγια, Ακυρωτικά, Δελτία Αποστολής, Αποδείξη Λιανικής, Επιστροφής, ΑΠΥ, Τιμολόγιο Παροχής με παρακρατήσεις φόρωνκαι άλλων π.χ. Προσφορών στον πελάτη ). Αυτόματη δημιουργία pdf αρχείου και αποστολή του παραστατικού στον πελάτη με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Το κάθε παραστατικό χαρακτηρίζεται ως προς την φορολογική του συμπεριφορά και την συμπεριφορά ενημέρωσης διότι δημιουργεί αυτόματα κινήσεις στα υπόλοιπα κυκλώματα της εφαρμογής (π.χ. θα χρεώσει ή θα πιστώσει την καρτέλα ενός πελάτη; θα χρεώσει την καρτέλα και αμέσως μετά θα προβεί στην εξόφληση της οφειλής ; μήπως δεν θα ενημερώσει κανένα κύκλωμα και καρτέλες;). Όταν βλέπουμε σε προεπισκόπηση την καρτέλα ενός πελάτη έχουμε την δυνατότητα επιλέγοντας την κάθε κίνηση να προβάλετε ολόκληρο το αναλυτικό παραστατικό ( Τιμολόγιο, Απόδειξη ) για καλύτερη πληροφόρηση. Υπάρχει η δυνατότητα αυτόματης μαζικής επανεκτύπωσης των παραστατικών και δυνατότητα μαζικής ηλεκτρονικής αποστολής των παραστατικών ( Απόδειξη, Τιμολόγιο, κ.λ.π. ) προς τους πελάτες με email ( δημιουργεί σε pdf το παραστατικό το εισάγει σε συννημένο αρχείο μαζί με προσωποποιημένο κείμενο προς το πελάτη και το αποστέλει χωρίς να μπούμε στο Outlook και να επιλέξουμε κάτι.

Ετεροχρονισμένα μπορείτε να δημιουργήσετε pdf αρχείο κάθε παραστατικού ή απόδειξης που εκδώσατε. Υπάρχει η δυνατότητα αυτόματης δημιουργίας των παραστατικών για τους πελάτες σας και η εκτύπωση τους στη δική σας φόρμα εκτύπωσης που θα έχετε σχεδιάσει ( σε word ) ως προς το μέγεθος και τα στοιχεία που θα περιέχει σύμφωνα με τις ανάγκες του γραφείου σας. Τέλος υπάρχει η δυνατότητα μαζικής εκτύπωσης των βεβαιώσεων παρακρατούμενων φόρων ελευθέρων επαγγελματιών για φορολογική χρήση και αποστολή ηλεκτρονικά σε pdf αρχείο.

Η εφαρμογή δημιουργεί αυτόματα για τη Μ.Υ.Φ. το XML αρχείο με τις κινήσεις των παραστατικών για αποστολή στο taxisnet και παρέχεται η δυνατότητα επεξεργασίας ( προσθήκης διαγραφής μεταβολής ) και των λοιπών συναλλαγών π.χ. Δαπάνες, Λιανικές κ.λ.π.

Με το κύκλωμα SMS παρέχεται η δυνατότητα μαζικής προσωποποιημένης αποστολής sms ή eMails στους πελάτες μας για προσφορές, εκκρεμότητες φορολογικές, υπενθυμίσεις ή στέλνωντας τις ευχές μας σε αυτούς. Η εφαρμογή αντλεί στοιχεία είτε από το πελατολόγιο είτε από excel ή txt αρχείο δημιουργώντας όσες λίστες ενημέρωσης θέλετε.

Επίσης εάν έχετε αποθηκεύσει σε ένα φάκελο pdf αρχεία που περιέχουν τις ενημερώσεις του πελάτη σας με ονομασία αρχείου το ΑΦΜ του πελάτη σας αυτόματα κατά το αποστολή του email μπορεί να επισυνάπτει συννημένο μαζί με το κείμενο προς τον κάθε πελάτη σας.

Χωρίς κωδικούς εγκατάστασης και πρόσθετες χρεώσεις μπορεί να εγκατασταθεί σε όσους υπολογιστές θέλετε καθώς διαβάζει κατά την έναρξη* λειτουργίας της εφαρμογής το usb κλειδί.
Η εφαρμογή είναι multiuser και για την άμεση και ταχύτερη λειτουργία της παρέχει στο χρήστη την δυνατότητα ενημέρωσης των στοιχείων της ( πελατολόγιο, κλπ στοιχείων ) μέσω excel αρχείου.

Τέλος με το κύκλωμα της Ψηφιακής αρχειοθέτησης εγγράφων μπορείτε όλα τα έγγραφα του γραφείου σας ( έγγραφα του office, pdf έγγραφα και έγγραφα σε εικόνες ) να αρχειοθετηθούν με πολλαπλά φίλτρα ( χαρακτηριστικά ) αναζήτησης ή με ένα κλικ να αποσταλούν σε εξωτερικούς συνεργάτες με email ή να αποθηκευτούν στο δίκτυο του γραφείου σας.

Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλά κριτήρια αναζήτησης ενός εγγράφου όπως π.χ.

  1. ποιον πελάτη αφορά το έγγραφο
  2. σε ποια υπηρεσία κατατέθηκε ( π.χ. εφορία ΦΑΕ Αθηνών τμήμα μητρώο )
  3. από ποιο υπάλληλο διεκπεραιώθηκε
  4. σε ποια θέση του γραφείου αρχειοθετήθηκε ( στο αρχείο θέση ... ράφι ... )
  5. ποια η ενέργεια που έγινε ( π.χ. αρχείο και αναμονή από την δημόσια υπηρεσία )
  6. πότε σε επίπεδο ημερομηνίας ή είσοδος και η έξοδος του εγγράφου  
  7. αριθμός σελίδας
  8. κ.λ.π.
Για διευκόλυνση σας μπορείτε να παρακολουθήσετε τα παρακάτω αναλυτικά video επιλέγοντας τo κύκλωμα της εφαρμογής :

1.Επιλέξτε εδώ για το Checklist Εργασιών

2.Επιλέξτε εδώ για την παρακολούθηση των φορολογικών υποχρεώσεων

3.Επιλέξτε εδώ για τα Ιδιωτικά συμφωνητικά

4.Επιλέξτε εδώ για το Ταμείο

5.Επιλέξτε εδώ για τις Επιταγές

6.Επιλέξτε εδώ για την Έκδοση παραστατικών

7. Επιλέξτε εδώ για τον σχεδιασμό του δικού σας παραστατικού ( Φόρμα εκτύπωσης παραστατικών )

8.Επιλέξτε εδώ για την μαζική αποστολή SMS

9.Επιλέξτε εδώ για προβολή Ισοζυγίου από τα λοιπά κυκλώματα

10.Επιλέξτε εδώ για χρέωση εργασιών στους υπαλλήλους του γραφείου

11.Επιλέξτε εδώ για προβολή της ψηφιακής αρχειοθέτησης εγγράφων


Τελική τιμή εφαρμογής 200,00 ( με δωρεάν o 1ος μήνας αναβαθμίσεων της εφαρμογής μέσω internet )

Για να λάβετε το 12μηνο συμβόλαιο συντήρησης παρακαλώ επικοινωνήστε μαζί μας στο email mailto:[email protected] το κόστος του οποίου είναι μικτό τελικό ποσό ( με το ΦΠΑ και τα έξοδα αποστολής ) 50 € η χρήση. Η εφαρμογή Διαχείριση γραφείου είναι συμβατή με τα windows 10.

Επικοινωνήστε μαζί μας για απορίες διευκρινήσεις ή στείλτε email



* Κάθε φορά κατά την εκκίνηση λειτουργίας διαβάζει για ένα δευτερόλεπτο το usb κλειδί. Έτσι χωρίς χρεώσεις μπορείτε να την λειτουργήσετε και εκτός γραφείου σε πολλές θέσεις εργασίας.

test
Up
Close
Close
Κλείσιμο