Ειδήσεις Τεχνολογία

Αιτία άγχους για τους εργαζόμενους τα πολλά e-mail

Ο αριθμός ηλεκτρονικών μηνυμάτων που αναλογεί σε κάθε Βρετανό εργαζόμενο σημαίνει ότι θα χρειαζόταν τουλάχιστον τη μισή εργασιακή ημέρα να διαβάζει τέτοιου είδους μηνύματα.

Αιτία άγχους για τους εργαζόμενους τα πολλά e-mail

Κάθε λεπτό, στη Βρετανία αποστέλλονται δύο εκατομμύρια e-mail, δηλαδή τρία δισεκατομμύρια στη διάρκεια μίας ημέρας
  
Ο αριθμός ηλεκτρονικών μηνυμάτων που αναλογεί σε κάθε Βρετανό εργαζόμενο σημαίνει ότι θα χρειαζόταν τουλάχιστον τη μισή εργασιακή ημέρα να διαβάζει τέτοιου είδους μηνύματα.

Πρόσφατη μελέτη μάλιστα αναφέρει ότι το ένα τρίτο των εργαζομένων σε γραφεία πάσχουν από άγχος που προκαλείται από τον υπερβολικά μεγάλο αριθμό email που κατακλύζει τον υπολογιστή τους κάθε ημέρα. Ταυτόχρονα, μία άλλη εταιρεία ερευνών υπολόγισε ότι το κόστος ανάγνωσης των e-mail από τους εργαζομένους ανέρχεται σε 39 εκατομμύρια λίρες ετησίως.

Υπεύθυνος αυτής της επανάστασης στον τρόπο επικοινωνίας μεταξύ εργαζομένων, εταιρειών και χρηστών του Ίντερνετ εν γένει, είναι ο Ρέι Τόμλινσον ο κατασκευαστής του κώδικα που επέτρεπε την αποστολή e-mail μεταξύ δύο υπολογιστών για πρώτη φορά. «Είμαι υπερήφανος για αυτό που κατάφερα. Κατά μία έννοια ήταν κάτι πολύ απλό, έφερε όμως πολλές αλλαγές στη ζωή των ανθρώπων. Αυτό που δεν περίμενα ήταν το πόσο θα αναπτυσσόταν ως πρακτική η αποστολή ηλεκτρονικών μηνυμάτων».

Σκοπός του Τόμλινσον ήταν η δυνατότητα επικοινωνίας μεταξύ δύο απομακρυσμένων υπολογιστών. «Εκείνη την εποχή, ήταν δυνατή η επικοινωνία μεταξύ χρηστών που μοιραζόταν τον ίδιο υπολογιστή, όχι όμως η αποστολή ενός μηνύματος σε κάποιο μακρινό μηχάνημα».

Το πρόγραμμα που κατασκεύασε ο Τόμλινσον ήταν ένας κώδικας 200 γραμμών, στον οποίο πρόσθεσε το σύμβολο που έμελλε να γίνει το σήμα κατατεθέν του Διαδικτύου, το «@». Έτσι γεννήθηκε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Οι επιχειρήσεις αντιλήφθηκαν πολύ γρήγορα τις προοπτικές της νέας μορφής επικοινωνίας που δεν απαιτούσε χαρτί και, πάνω απ όλα, ήταν άμεση.

Σύμφωνα με αναλυτές, η απλότητα και η αμεσότητα της νέας εφαρμογής λειτουργούσε ταυτόχρονα ως μειονέκτημα, αφού ήταν πολύ εύκολο για οποιονδήποτε να γράψει ένα email και να πατήσει το κουμπί αποστολής. Σε κάποιες περιπτώσεις μάλιστα το email είχε λάθος παραλήπτες και έφτανε σε λάθος χέρια στην άκρη του κόσμου σε ογδόντα περίπου δευτερόλεπτα.

   
Κατά μέσο όρο, περνούμε 52 ώρες το χρόνο διαβάζοντας και σβήνοντας άχρηστα email. «Το spam είναι όντως ένα πρόβλημα» παραδέχτηκε ο Τόμλινσον. «Μερικοί άτυχοι χρήστες βομβαρδίζονται από τέτοια email χωρίς να μπορούν να απαλλαγούν».

Σύμφωνα με τον Κάρι Κούπερ, σύμβουλο της βρετανικής κυβέρνησης σε εργασιακά θέματα, τα email είναι ένας από τους λόγους που προκαλούν άγχος στους εργαζόμενους. «Τα ηλεκτρονικά μηνύματα, τα blackberry, τα κινητά τηλέφωνα έχουν δημιουργήσει μία κατάσταση όπου ο εργαζόμενος είναι διαθέσιμος τελικά όλο το 24ωρο.

Με τέτοιου είδους προβλήματα ήρθε αντιμέτωπη η Deloitte, γνωστή εταιρεία ελεγκτών και λογιστών, υιοθετώντας μία πρωτοποριακή λύση. «Πολλοί εργαζόμενοι έκαναν παράπονα ότι ο όγκος των email που λάμβαναν ήταν υπερβολικός σε σημείο που δεν μπορούσαν να είναι παραγωγικοί» εξηγεί η υπεύθυνη μηχανοργάνωσης της εταιρείας, Μαίρη Χένσερ.

Οι υπεύθυνοι αξιολόγησαν την κατάσταση και αποφάσισαν να ορίσουν την Τετάρτη ως ημέρα μη αποστολής email. Με την εφαρμογή αυτής της μεθόδου, οι εργαζόμενοι δεν περιόρισαν μόνο τον αριθμό των email που έστελναν σε συναδέλφους, αλλά ταυτόχρονα φρόντιζαν να μην περιλαμβάνουν άχρηστες πληροφορίες στα κείμενα τους, ενώ ξεκίνησαν να συζητούν μεταξύ τους περισσότερο.

Δυστυχώς όμως, η εταιρεία διαπίστωσε ότι η επικοινωνία με email ήταν τόσο κεντρικό κομμάτι λειτουργίας της που η ιδέα εγκαταλείφθηκε. Ωστόσο η εταιρεία θεωρεί ότι άξιζε τον κόπο η προσπάθεια, ενώ η Χένσερ διαπίστωσε ότι «από εκείνη την ημέρα, οι εργαζόμενοι είναι πιο προσεκτικοί στα μηνύματα που στέλνουν, ειδικά όταν πρόκειται για εσωτερική αλληλογραφία».

Συμβουλές… ηρεμίας

Ο άνθρωπος που μπορεί να έχει τη λύση σε όλα αυτά τα προβλήματα είναι ο καθηγητής του πανεπιστημίου Λονγκπόρο της Βρετανίας, Τομ Τζάκσον. Ο Τζάκσον έχει περάσει τα τελευταία εννέα χρόνια ερευνώντας και μελετώντας τις πρακτικές των εταιρειών και των εργαζομένων στις αποστολές email και γενικότερης επικοινωνίας και έχει καταλήξει σε τρία βασικά σημεία που βοηθούν τους εργαζόμενους να μην αντιμετωπίζουν με τρόμο το φάκελο εισερχομένων του email τους:

 Επενδύστε σε ένα φίλτρο για spam. Τα φίλτρα αυτά εμποδίζουν τα spam να φτάσουν στο email του χρήστη. Ακόμη και αν κάποιος είναι αρκετά εξοικειωμένος ώστε να γνωρίζει πότε ένα email είναι spam, το γεγονός και μόνο ότι τα email αυτά γεμίζουν τη θυρίδα μπορεί να προκαλέσει μέχρι και αγανάκτηση.

 Στοχεύστε σωστά τα email σας. Προτού στείλετε ένα email, σκεφτείτε εάν όλοι οι παραλήπτες που έχετε βάλει χρειάζεται πραγματικά να λάβουν αυτό το μήνυμα.

 Γράψτε προσεκτικά και κατανοητά. Ο καλύτερος τρόπος για να γίνει αυτό είναι να είστε ξεκάθαροι. Ούτως ή άλλως, η απρόσωπη επικοινωνίας του email προσφέρει πολλά περιθώρια παρανόησης ή παρεξήγησης των λεγομένων, οπότε, καλό είναι το email να αναφέρει ακριβώς το σκοπό του ώστε να αποφευχθούν παρανοήσεις και χρονοβόρες διευκρινίσεις.

www.kathimerini.gr με πληροφορίες από BBC




Τα σχόλια και οι απόψεις που δημοσιεύονται δεν υιοθετούνται από τον κόμβο και εκφράζουν αποκλειστικά τον εκάστοτε σχολιαστή.
Θα παρακαλούσαμε πολύ να διατηρήσετε τα σχόλια σας ευγενικά, πολιτισμένα και ουσιώδη. Αποφύγετε χαρακτηρισμούς απέναντι σε άλλους σχολιαστές και προσπαθήστε οι συζητήσεις να γίνονται σε ευπρεπή πλαίσια.

Σχόλια με υβριστικό περιεχόμενο διαγράφονται αυτόματα χωρίς προειδοποίηση.




ΠΡΟΣΟΧΗ: Ο παρών ιστοχώρος και όλα τα κείμενα και δεδομένα που εμπεριέχονται σε αυτόν αποτελούν αντικείμενο ειδικής επεξεργασίας και πνευματικής δημιουργίας και προστατεύονται από την νομοθεσία περί Πνευματικής Ιδιοκτησίας και Συγγενικών Δικαιωμάτων και δη από τους νόμους 2121/1993, 2557/1997, 2819/2000, τη Διεθνή Σύμβαση της Βέρνης (ν. 100/1975), τη Διεθνή Σύμβαση της Ρώμης (ν. 2054/1992) και τις Οδηγίες 91/100/ΕΟΚ, 92/100/ΕΟΚ, 93/83/ΕΟΚ, 93/98/ΕΟΚ ΚΑΙ 96/9/ΕΟΚ. Η ιδιοκτησία επ’ αυτών αποκτάται χωρίς καμία διατύπωση και χωρίς την ανάγκη ρήτρας απαγορευτικής των προσβολών της.
ΑΠΑΓΟΡΕΥΕΤΑΙ : Η αναδημοσίευση και η με οποιονδήποτε τρόπο αναπαραγωγή, εξ’ ολοκλήρου, τμηματικά ή περιληπτικά, των οιωνδήποτε κειμένων ή δεδομένων περιλαμβάνονται στον παρόντα ιστοχώρο, χωρίς την έγγραφη άδεια της δικαιούχου εταιρείας.
ΕΠΙΤΡΕΠΕΤΑΙ: H αναδημοσίευση μόνο των ελεύθερων ειδήσεων του κόμβου και όχι αυτών που η πρόσβαση επιτρέπεται αποκλειστικά στους συνδρομητές του (ένδειξη: αρθρο μόνο για συνδρομητές) με ΡΗΤΗ αναφορά στην πηγή και στον σχετικό σύνδεσμο του άρθρου/είδησης (url).
Email:
Θέμα:
Μήνυμα:
 
Δημιουργία νέας κατηγορίας

Your Categories

    Up
    Close
    Close
    Κλείσιμο