Ψηφιοποίηση Αρχείων – Μία επανάσταση στον κόσμο της γραφειοκρατίας.

Ψηφιοποίηση Αρχείων – Μία επανάσταση στον κόσμο της γραφειοκρατίας.

Το 1998 η ελληνική πολιτεία με την ΠΟΛ.1123/29.4.1998 «Διαδικασία σήμανσης ηλεκτρονικών μέσων αρχειοθέτησης των φορολογικών στοιχείων» δίνει τη δυνατότητα σε επιχειρήσεις και οργανισμούς του Δημοσίου, στις Τράπεζες, στις Ασφαλιστικές επιχειρήσεις καθώς και στις επιχειρήσεις που εφάρμοζαν πλήρως το Ελληνικό Γενικό Λογιστικό Σχέδιο, να τηρούν τα φορολογικά τους στοιχεία σε σημασμένα από τη Δ.Ο.Υ. μέσα, όπως CD-ROM και οπτικοί δίσκοι.
Η Ψηφιοποίηση Αρχείων αποκτά ευρύ πεδίο εφαρμογής με το Άρθρο 19 του γνωστού πλέον ν.3842 για την «Αποκατάσταση της Φορολογικής Δικαιοσύνης», αφού τροποποιείται το άρθρο 21 του ΚΒΣ για τον τόπο τήρησης των Βιβλίων και Στοιχείων. Πιο συγκεκριμένα με την εγκύκλιο ΠΟΛ.1091/14.6.2010 παρέχει τη «δυνατότητα της τήρησης των φορολογικών στοιχείων εκδόσεως των επιτηδευματιών, πλην των συνοδευτικών, μετά την υποβολή των δηλώσεων φορολογίας εισοδήματος και ΦΠΑ, σε μικροφίλμς ή σε ηλεκτρονική μορφή (οπτικοί δίσκοι CD-ROM) από όλες ανεξαιρέτως τις κατηγορίες επιτηδευματιών και όχι μόνο από ορισμένες εξ’ αυτών».
Δίδετε λοιπόν η δυνατότητα σε όλες τις εταιρίες να «ξεφορτωθούν» τα εκατοντάδες κλασέρ και ντοσιέ που διαθέτουν και να τα αντικαταστήσουν με οπτικούς δίσκους. Ο χώρος που αναμένεται να εξοικονομηθεί από μία τέτοια κίνηση είναι πραγματικά τεράστιος, δίνοντας λύση σε ένα πρόβλημα που απασχολεί όλες τις εταιρίες, ανεξαρτήτως μορφής και μεγέθους.
Πιο συγκεκριμένα, τα είδη των φορολογικών στοιχείων τα οποία επιτρέπεται να διαφυλάσσονται σε μικροφίλμς ή σε ηλεκτρονική μορφή είναι:

α) Αποδείξεις Λιανικής Πώλησης
β) Αποδείξεις Παροχής Υπηρεσιών
γ) Εισιτήρια κάθε τύπου
δ) Λογαριασμοί Δ.Ε.Κ.Ο., Δημοσίων Υπηρεσιών, Τραπεζικών, ταχυδρομικών, χρηματιστηριακών υπηρεσιών κ.λπ.
ε) Τιμολόγια (κάθε τύπου)
στ) Αποδείξεις Αυτοπαράδοσης
ζ) Αποδείξεις Δαπανών
η) Αποδείξεις και Δελτία Ποσοτικής Παραλαβής
θ) Δελτία Παραγγελίας
ι) Δελτία Εσωτερικής Διακίνησης
ια) Ακυρωτικά στοιχεία
ιβ) Κάθε άλλο στοιχείο αξίας, εκτός των συνοδευτικών φορολογικών στοιχείων με ή χωρίς αξία.

Προσοχή, από τη συγκεκριμένη διάταξη εξαιρούνται τα συνοδευτικά φορολογικά στοιχεία διακίνησης εκτός εγκαταστάσεων, όπως α) Τα δελτία Αποστολής και τα συγκεντρωτικά Δελτία Αποστολής, β) Τα δελτία Αποστολής συνενωμένα με οποιοδήποτε στοιχείο αξίας(π.χ. Δ.Α. - Τιμολόγια, Δ.Α. - Εκκαθαρίσεις κ.λπ.), γ) Τα φορτωτικά έγγραφα (Άρθρο 16 Κ.Β.Σ.).

«Ειδικά, γίνεται δεκτό ότι τα συνοδευτικά στοιχεία τα οποία έχουν συνενωθεί με στοιχεία λιανικής πώλησης, δηλαδή τα Δελτία Αποστολής - Α.Λ.Π. επιτρέπεται να διαφυλάσσονται σε μικροφίλμς ή σε ηλεκτρονική μορφή, δεδομένου ότι τα στοιχεία αυτά εξυπηρετούν αποκλειστικά ιδιωτικές και όχι επαγγελματικές ανάγκες των ιδιωτών – αγοραστών».

Τέλος, είναι σημαντικό να τονίσουμε ότι «για τη διαφύλαξη των προαναφερόμενων στοιχείων σε μικροφίλμς δεν απαιτείται ιδιαίτερη απόφαση ή έγκριση από την αρμόδια Δ.Ο.Υ».

Από τα παραπάνω αρχεία δεν εξαιρούνται οι συμβάσεις που υπογράφουν οι εταιρίες με τους πελάτες τους, που σε πολλές περιπτώσεις δημιουργούν τεράστιο αποθηκευτικό πρόβλημα. Η μετάβαση στη ψηφιακή εποχή πρέπει να γίνει από εξειδικευμένο προσωπικό με τη χρήση του κατάλληλου λογισμικού ώστε να είναι εύκολη η ταξινόμηση και η αναζήτηση παραστατικών μέσα από το σκληρό δίσκο.

Εύκολα καταλαβαίνουμε ότι, έστω και με αργούς ρυθμούς, αφήνουμε πίσω μας την εποχή της γραφειοκρατίας. Είναι γεγονός ότι σε μερικά χρόνια τα πάντα θα έχουν αντικατασταθεί από ηλεκτρονικά αρχεία. Όσο πιο γρήγορα καταφέρει μία εταιρία να αλλάξει τη φιλοσοφία της και να δρέψει τους καρπούς της ηλεκτρονικής εποχής, τόσο πιο σίγουρο είναι το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα  που θα αποκτήσει απέναντι στους βραδυπορούντες.

Παπαναστασόπουλος Νικόλαος
www.taxexperts.gr