Ελάχιστο κόστος λογιστικού-φοροτεχνικού γραφείου ανά επιχείρηση-πελάτη - Βοηθητικό αρχείο

Σταματάκης Στυλιανός*
Λογιστής Φοροτεχνικός

Καραδημήτρης Νικόλαος**
Λογιστής Φοροτεχνικός

Ο Λογιστής Φοροτεχνικός – καθώς και οι λογιστικές επιχειρήσεις, καλούνται καθημερινά να συμβουλεύουν – υποστηρίζουν τους πελάτες τους, ώστε αυτοί με την σειρά τους να λαμβάνουν αποφάσεις, που έχουν είτε βραχυχρόνιο είτε μακροχρόνιο θετικό αποτέλεσμα για την περαιτέρω εξέλιξη τους.  

Δυστυχώς, στις μικρομεσαίες ελληνικές επιχειρήσεις η υποστήριξη αυτή αναζητείται, τις περισσότερες φορές, μετά από λανθασμένες επιλογές των διοικήσεών τους.  

Οι επιχειρήσεις - πελάτες, συνήθως σε στιγμές ανασφάλειας για το μέλλον, προβλέπουν μείωση των κερδών. Ο Λογιστής Φοροτεχνικός με την επιστημονική του γνώση, έχοντας άμεσα διαθέσιμα τα δεδομένα της επιχείρησης, και με συγκριτικά δεδομένα προηγούμενων χρήσεων, τα θέτει σε μια ορθολογική βάση συμβουλεύοντας ανάλογα, για την αντιμετώπιση των ειδικών δύσκολων καταστάσεων είτε με περικοπές δαπανών, είτε με την αύξηση τιμών διάθεσης των προϊόντων και υπηρεσιών.  

Η ανάλυση του Νεκρού σημείου (Breakeven point analysis) είναι ένα σπουδαίο χρηματοοικονομικό μέσο τεχνικής για μελέτη οποιασδήποτε εκμετάλλευσης.

Νεκρό σημείο είναι το ποσό εκείνο των πωλήσεων (κύκλου εργασιών), με το οποίο μια επιχείρηση καλύπτει ακριβώς τόσο τα σταθερά όσο και τα μεταβλητά της έξοδα, χωρίς να πραγματοποιεί ούτε κέρδος ούτε ζημιά.

Οποιαδήποτε μεταβολή των εσόδων, σταθερών και μεταβλητών εξόδων μεταβάλει το αποτέλεσμα μιας επιχείρησης.  

Σε μια επιχείρηση παροχής υπηρεσιών, το νεκρό σημείο υπολογίζεται σε χρονικές μονάδες. Βασικός συντελεστής εύρεσης του νεκρού σημείου σε μια επιχείρηση παροχής υπηρεσιών είναι η «απλή μέθοδος των τριών».

Παράδειγμα

Έσοδα από υπηρεσίες……………………. 160.000 €
Σταθερά και μεταβλητά έξοδα………….... 120.000 €
Κέρδη ……………………………………..40.000 €

Οπότε στο παραπάνω παράδειγμα αν για να καλυφθούν έξοδα 120.000 € και να επιτευχθεί κέρδος 40.000 χρειάζονται 365 μέρες, το νεκρό σημείο σε ημέρες του έτους είναι 274 ημέρες. Χρειάζονται δηλαδή 274 ημέρες ώστε μια επιχείρηση παροχής υπηρεσιών να καλύψει τα έξοδα της. Αυτή η απάντηση όμως δεν καλύπτει το Λογιστή Φοροτεχνικό που θέλει να γνωρίζει επ’ ακριβώς με βάση τα έξοδα του ποια θα πρέπει να είναι η ελάχιστη αμοιβή ανά επιχείρηση πελάτη του.

Όλα τα παραπάνω συνηγορούν στην επιβεβλημένη από όλες τις απόψεις ότι οι λογιστές–λογιστικές επιχειρήσεις, να μελετούν εκτός από την κάθε περίπτωση πελάτη επιχείρησης και την δική τους εικόνα.  Θα πρέπει δηλαδή να μελετάει συνεχώς την σχέση μεταξύ κόστους, εσόδων και κέρδους.

Το αρχείο (βοήθημα) excel που παρουσιάζουμε αφορά το Ελάχιστο κόστος ενός Λογιστικού γραφείου ανά επιχείρηση-πελάτη και αποτελεί μια πρώτη προσέγγιση στο εν λόγω θέμα.
Μελλοντικά θα αναπτυχθεί ανάλογα σύμφωνα με τα σχόλια, παρατηρήσεις και ανάγκες των συναδέλφων Λογιστών Φοροτεχνικών.

Ο Λογιστής φοροτεχνικός, με την ανάλυση του ελάχιστου κόστους ανά επιχείρηση-πελάτη, αναπτύσσει γνώση για τα παρακάτω:

• Εντοπίζει ποιες υπηρεσίες συνεισφέρουν περισσότερο ή λιγότερο στο κόστος ανά πελάτη του.
• Εντοπίζει άμεσα τη θέση του Λογιστικού του Γραφείου σε περίπτωση που μεταβληθούν τα έξοδά του, το κόστος της μισθοδοσίας του, την ανάγκη ή μη πρόσληψης νέου προσωπικού, τη μείωση περιττών εξόδων κ.ά.,
• Εντοπίζει άμεσα ποια θα πρέπει να είναι η ελάχιστη αμοιβή του για κάθε πελάτη του,
• Εντοπίζει αν η σημερινή κοστολογημένη και τιμολογημένη υπηρεσία που παρέχει υπολείπεται του κόστους υποστήριξής της.  
• Εντοπίζει αν η έκπτωση που ζήτησε ο πελάτης του είναι «κάτω του κόστους» με κίνδυνο ζημίας.
• Εντοπίζει αν κάποια επιχείρηση πελάτης του «χρηματοδοτεί» την αμοιβή άλλων πελατών του.

Οι ελάχιστες μεταβλητές που χρειάζονται ώστε ένα λογιστικό γραφείο να είναι σε θέση να μελετήσει το ελάχιστο κόστος ανά επιχείρηση είναι τα παρακάτω στοιχεία:

• Τα έξοδα ενός Λογιστικού Γραφείου είναι γνωστά και αποτυπώνονται στα βιβλία του και στο έντυπο Ε3.  

• Επίσης επιπλέον δεδομένα που θα χρειαστούν για κάθε επιχείρηση-πελάτη είναι:
1. Ο χρόνος που χρειάζεται το λογιστικό γραφείο ώστε να ολοκληρωθεί η υπηρεσία,
2. Η επικοινωνία αν είναι καθημερινή, επίπονη και επίμονη,
3. Αν η επιχείρηση-πελάτης έχει υποκαταστήματα, αν λειτουργεί εποχικά, αν χρησιμοποιεί εμπορικά προγράμματα κ.ά.,
4. Η εξειδίκευση και η δυσκολία της δραστηριότητας,
5. Οι δηλωτικές υποχρεώσεις,
6. Η μισθοδοσία των εργαζομένων της,
7. Και τέλος είναι συχνές οι αλλαγές του ωραρίου απασχόλησης ή προσλήψεων - απολύσεων των εργαζομένων της.

Στα παραπάνω δεδομένα η μεταβλητή του χρόνου είναι αδύνατο να μετρηθεί λόγω ότι κανένας λογιστής δεν μπορεί με ακρίβεια να υπολογίσει την εξατομικευμένη υπηρεσία που απασχολείται ή επικοινωνεί με κάποιο πελάτη (χρήση χρονομέτρησης).  

Στο αρχείο excel που παρέχουμε στους μέλη του TAXHEAVEN, επιλέξαμε να μετρήσουμε το χρόνο με βάση τις εγγραφές των βιβλίων καθώς και με άλλες τεχνικές τις οποίες τις μετατρέψαμε σε κόστος χρόνου εργασίας.

Τα συμπεράσματα ελάχιστου κόστους ανά επιχείρηση που πηγάζουν από το αρχείο είναι εντυπωσιακά. Επίσης κατά την μελέτη παρατηρήσαμε, ότι τα λογιστικά φοροτεχνικά γραφεία που εφαρμόζουν πολιτική χωρίς το διαχωρισμό τμημάτων, δηλαδή όλοι οι υπάλληλοι έχουν όλες τις υπηρεσίες (ενημέρωση και μισθοδοσία) δεν γίνεται ορθή κατανομή του κόστους ανά επιχείρηση-πελάτη σε σχέση με τα λογιστήρια που εφαρμόζουν διαχωρισμό τμημάτων (αύξηση του κόστους ανά επιχείρηση).  

Ελπίζουμε αυτό το «εργαλείο», να αποτελέσει τη βάση ώστε οι Λογιστές Φοροτεχνικοί να αναθεωρήσουν τις σημερινές ελάχιστες αμοιβές τους.

Τυχόν σχόλια και προτάσεις συναδέλφων Λογιστών Φοροτεχνικών που θα αποτυπωθούν στην συγκεκριμένη ανάρτηση του TAXHEAVEN, (μέσω σχολίων) θα προστεθούν σε μελλοντικές αναβαθμίσεις.

Πατήστε εδώ για να κατεβάσετε το αρχείο.

 
*O Σταματάκης Στέλιος είναι Λογιστής Φοροτεχνικός MBA , ιδρυτής και διαχειριστής της εταιρείας Greek Advisors IKE
**Ο Καραδημήτρης Νικόλαος είναι Λογιστής Φοροτεχνικός MBA, Πρόεδρος και Διευθύνων Σύμβουλος της εταιρείας e-logistiki A.E.