Ηλεκτρονική υποβολή εντύπων ΣΕΠΕ και ΟΑΕΔ - Προθεσμίες, όροι και προϋποθέσεις - Η νέα απόφαση

 

Εκδόθηκε η νέα απόφαση 30294/Δ1.10558/03-07-2019 με τος όρους και τις προϋποθέσεις ηλεκτρονικής υποβολής εντύπων αρμοδιότητας ΣΕΠΕ και ΟΑΕΔ σύμφωνα με την υπ' αριθ. οικ. 29147/Δ 1.10258/27-06-2019 απόφαση.

Στο πεδίο εφαρμογής της απόφασης υπάγεται:

- κάθε εργοδότης, συμπεριλαμβανομένων και όσων αναφέρονται στο «Μητρώο Δημοσίων Φορέων της Ελληνικής Διοίκησης» του Υπουργείου Διοικητικής Ανασυγκρότησης, ο οποίος απασχολεί εργαζομένους με σχέση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου και

- ο κατά περίπτωση υπόχρεος υποβολής των ειδικών εντύπων (Ε3.1, E3.2, E3.3, Ε3.4, Ε3.5) με την επιφύλαξη του άρθ. 14 της απόφασης.

Η διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής των αναφερόμενων στο αρθ. 2 της απόφασης εντύπων εφαρμόζεται υποχρεωτικά από όλους τους εργοδότες ή τους κατά περίπτωση υπόχρεους, πλην εκείνων που αντιμετωπίζουν αντικειμενική αδυναμία πρόσβασης στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ λόγω: α) απογραφής τους στον ΕΦΚΑ χωρίς Αριθμό Φορολογικού Μητρώου (ΑΦΜ) ή β) του γεγονότος ότι διαθέτουν μόνο Αριθμό Μητρώου Οικοδομοτεχνικού Έργου (ΑΜΟΕ).

Στις περιπτώσεις της προηγούμενης παραγράφου, τα έντυπα του άρθ. 2 της απόφασης κατατίθενται με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή/και του ΟΑΕΔ, κατά λόγο αρμοδιότητας, ισχυουσών των προθεσμιών και της διαδικασίας που αφορούν τη χειρόγραφη υποβολή, μέχρι τον ηλεκτρονικό συγχρονισμό του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ. O προϊστάμενος της Διεύθυνσης Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και Εξυπηρέτησης του Πολίτη του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Κοινωνικής Αλληλεγγύης υποχρεούται να γνωστοποιήσει στις υπηρεσίες του ΣΕΠΕ και του ΟΑΕΔ την περάτωση του ηλεκτρονικού συγχρονισμού του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ.
Οι αρμόδιες υπηρεσίες ελέγχουν εάν οι εργοδότες έχουν δυνατότητα πρόσβασης στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, ως εξής:
Από το μενού «Μητρώα», επιλέγεται «Εργοδότης» εισάγεται το ΑΦΜ του εργοδότη στο αντίστοιχο πεδίο και με κλικ στο κουμπί «Αναζήτηση», εμφανίζονται τα στοιχεία του Εργοδότη.
Στην συνέχεια και από το μενού «Μητρώα», επιλέγεται «Ενημέρωση Εργοδότη», εισάγεται ο ΑΜΕ του εργοδότη στο αντίστοιχο πεδίο και γίνεται κλικ στο κουμπί «Ενημέρωση». Εφόσον εμφανιστεί μήνυμα διαφορετικό από το «Η ενημέρωση τελείωσε με επιτυχία», αυτό σημαίνει ότι ο εργοδότης δεν έχει τη δυνατότητα πρόσβασης στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ και ως εκ τούτου θα πρέπει να ακολουθείται η διαδικασία κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή/και του ΟΑΕΔ ανάλογα με το είδος του εντύπου.
Ευνόητο είναι ότι, εφόσον διαπιστωθεί ότι ο εργοδότης έχει πρόσβαση στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, οι Υπηρεσίες τον ενημερώνουν, ότι βάσει του σχετικού κανονιστικού πλαισίου, εφαρμόζεται υποχρεωτικά η διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής, ενώ θα πρέπει να τονίζεται, ότι με την επιφύλαξη συγκεκριμένων εξαιρέσεων, η κατάθεση εντύπων με άλλο τρόπο, πέραν της ηλεκτρονικής υποβολής, δεν είναι σύννομη.

Οι κατά περίπτωση υπόχρεοι υποβολής των αναφερόμενων στο αρθ. 3 της απόφασης εντύπων που δεν οφείλουν να είναι εγγεγραμμένοι στα μητρώα εργοδοτών του ΕΦΚΑ ή έχουν απογραφεί στον ΕΦΚΑ χωρίς Αριθμό Φορολογικού Μητρώου (ΑΦΜ), εξαιρούνται της ηλεκτρονικής υποβολής των εντύπων αυτών μέχρι τον ηλεκτρονικό συγχρονισμό του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ. Ο προϊστάμενος της Διεύθυνσης Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και Εξυπηρέτησης του Πολίτη του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Κοινωνικής Αλληλεγγύης υποχρεούται να γνωστοποιήσει στις υπηρεσίες του ΣΕΠΕ και του ΟΑΕΔ την περάτωση του ηλεκτρονικού συγχρονισμού στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ.

Από 1.10.2019 η καταχώριση του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων και κάθε αλλαγή αυτής θα μπορεί να πραγματοποιείται είτε με πληκτρολόγηση κειμένου είτε με την εισαγωγή του σε ψηφιακή μορφή στα αντίστοιχα πεδία των εντύπων της παρούσας.
Από 1.10.2019 η καταχώριση των στοιχείων του Προγράμματος Εργασίας εργαζομένων με σύστημα βαρδιών, του Πίνακα Αναπαύσεων ΚΤΕΛ και Βιβλιαρίου Εργασίας τουριστικών λεωφορείων μέσω του εντύπου Ε4 (Συμπληρωματικός Ωραρίου), θα μπορεί να πραγματοποιείται είτε με επισυναπτόμενο αρχείο μορφής *.pdf είτε με την εισαγωγή τους σε ψηφιακή μορφή στα αντίστοιχα πεδία του εντύπου.
Από 1.1.2020 οι παραπάνω καταχωρίσεις θα πραγματοποιούνται υποχρεωτικά με την εισαγωγή των σχετικών στοιχείων σε ψηφιακή μορφή στα αντίστοιχα πεδία των εντύπων.

Το έντυπο Ε3.5 υποβάλλεται από 1.10.2019. Όταν η πρακτική άσκηση έχει ξεκινήσει πριν την ανωτέρω ημερομηνία και βρίσκεται σε εξέλιξη, υποβάλλεται, εφόσον είναι αναγκαίο το έντυπο Ε3.5 για την τυχόν μεταβολή της σύμβασης πρακτικής άσκησης στο χρονικό διάστημα από την 01.10.2019 και μετά (τροποποίηση του χρόνου πρακτικής άσκησης, διακοπή ή λήξη πρακτικής άσκησης).

Η πρόσβαση των εργαζομένων, ωφελουμένων, μαθητευομένων, πρακτικά ασκουμένων φοιτητών/σπουδαστών σε στοιχεία και δεδομένα των υποβληθέντων μετά την 1η/1/2017 εντύπων που αφορούν την εργασιακή τους σχέση, την απασχόλησή τους, το πρόγραμμα κατάρτισης στο οποίο συμμετέχουν, τη μαθητεία ή την πρακτική τους άσκηση είναι δυνατή μετά την μετάπτωση των υποδομών του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ στις υποδομές g - cloud της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων(4/7/2019). Η πρόσβαση πραγματοποιείται στην διαδικτυακή πύλη https://employees.yeka.gr (ΕΡΓΑΝΗ).
Επισημαίνεται ότι, η ορθότητα, η πληρότητα και η ακρίβεια των στοιχείων που περιλαμβάνονται στα πεδία των εντύπων καθώς και η τήρηση των διατάξεων σχετικά με την υπογραφή από εργοδότη, λοιπούς κατά περίπτωση υπόχρεους και εργαζόμενο, αποτελούν ευθύνη της επιχείρησης/εργοδότη ή του κατά περίπτωση υπόχρεους προς υποβολή στοιχείων ή των εξουσιοδοτημένων από αυτούς προσώπων.

Οι φορείς του «Μητρώου Δημοσίων Φορέων της Ελληνικής Διοίκησης» του Υπουργείου Διοικητικής Ανασυγκρότησης δεν υποβάλλουν το έντυπο Ε8 για το απασχολούμενο με εξαρτημένη σχέση εργασίας ιδιωτικού δικαίου προσωπικό τους όταν η υπερωριακή του απασχόληση έχει εγκριθεί σύμφωνα με το άρθ. 20 του Ν.4354/2015.

Οι φορείς του «Μητρώου Δημοσίων Φορέων της Ελληνικής Διοίκησης» του Υπουργείου Διοικητικής Ανασυγκρότησης οι οποίοι εφαρμόζουν τις σχετικές διατάξεις του Ν. 3528/2007 «Υπαλληλικός Κώδικας» και του Ν. 3584/2007 «Κύρωση του Κώδικα Κατάστασης Δημοτικών και Κοινοτικών Υπαλλήλων» για τη χορήγηση αδειών στο απασχολούμενο με εξαρτημένη σχέση εργασίας ιδιωτικού δικαίου προσωπικό τους δεν υποβάλλουν το έντυπο Ε11.

Στην περίπτωση του προσωπικού ιδιωτικού δικαίου για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις της εργατικής νομοθεσίας σχετικά με τη χορήγηση ετήσιας κανονικής αδείας αλλά δεν χορηγείται επίδομα αδείας (λόγω υπαγωγής του στο ενιαίο μισθολόγιο), το αντίστοιχο πεδίο του Ε11 συμπληρώνεται μηδενικό και καταχωρείται η σχετική πληροφορία στο πεδίο παρατηρήσεων. Στο τελευταίο δε πεδίο μπορεί να καταχωρείται κάθε χρήσιμη διευκρίνιση που αφορά είτε τις αποδοχές /επίδομα αδείας είτε τον ίδιο τον εργαζόμενο και την εργασιακή του σχέση κατά τη διάρκεια του έτους στο οποίο αναφέρεται το Ε11.


Δείτε ολόκληρη την απόφαση 30294/Δ1.10558/3-7-2019 από το αρχείο του κόμβου