Δημοσιεύθηκε στις : [ 03-09-1992 ]

ΠΟΛ.1176/3.9.1992 Η διατήρηση εγγράφων στα αρχεία των Δ.Ο.Υ.

(Η διατήρηση εγγράφων στα αρχεία των Δ.Ο.Υ.)



ΠΟΛ. 1176/3.9.92 Η διατήρηση εγγράφων στα αρχεία των Δ.Ο.Υ.

«Έχοντας υπόψη κ.λπ., αποφασίζουμε

1. Καθορίζουμε το χρόνο διατήρησης των εγγράφων, τον τρόπο και τη διαδικασία εκκαθάρισης των αρχείων των Δημοσίων Οικονομικών Υπηρεσιών και του ΚΕΠΥΟ ως εξής (την περιγραφή εγγράφων ακολουθεί ο χρόνος διατήρησης):

α. Δηλώσεις και λοιπά έγγραφα φορολογίας εισοδήματος φυσικών, νομικών προσώπων και πλοίων, εφόσον έχουν ενημερωθεί τα τηρούμενα οικεία βιβλία και έχουν περαιωθεί οριστικά και αμετάκλητα οι σχετικές υποθέσεις: 3 χρόνια από τη λήξη του έτους μέσα στο οποίο παραγράφεται το δικαίωμα του Δημοσίου να καταλογίσει φόρους, τέλη, εισφορές κ.λπ. σύμφωνα με τις κείμενες κάθε φορά διατάξεις. Αν η φορολογική εγγραφή οριστικοποιηθεί αμετάκλητα μετά το χρόνο παραγραφής, τα σχετικά στοιχεία διατηρούνται για 3 ακόμη έτη μετά την ημερομηνία οριστικοποίησης.

β. Δηλώσεις και λοιπά έγγραφα φορολογίας κληρονομιών, δωρεών, γονικών παροχών (και προικών): Μέχρι τη λήξη του έτους μέσα στο οποίο παραγράφεται το δικαίωμα του Δημοσίου να καταλογίζει φόρους. Σε περίπτωση αναστολής του χρόνου παραγραφής, ο χρόνος αναστολής δεν υπολογίζεται για την παραγραφή. Σε περίπτωση μετάθεσης του χρόνου γένεσης της φορολογικής ενοχής, λόγω αναβολής (άρθρο 7 και 8 Ν.Δ. 118/73), ο χρόνος παραγραφής αρχίζει από το χρόνο που γεννιέται η φορολογική υποχρέωση.

γ. Δηλώσεις και λοιπά έγγραφα φορολογίας μεταβίβασης ακινήτων, εφόσον έχουν περαιωθεί οριστικά, είτε έχει χορηγηθεί απαλλαγή είτε όχι: 16 χρόνια από την υποβολή της δήλωσης ή τη σύνταξη του συμβουλίου.

δ. Δηλώσεις και λοιπά έγγραφα φορολογίας ακίνητης περιουσίας, εφόσον έχουν περαιωθεί οριστικά και αμετάκλητα: 21 χρόνια από το τέλος του χρόνου μέσα στο οποίο έληξε η προθεσμία για υποβολή δήλωσης.

ε. Δηλώσεις και λοιπά έγγραφα φορολογίας αυτόματου υπερτιμήματος, εφόσον έχουν περαιωθεί οριστικά και αμετάκλητα: 16 χρόνια από την υποβολή της δήλωσης ή τη σύνταξη του συμβολαίου μεταβίβασης.

στ. Τα τηρούμενα βιβλία των ανωτέρω περιπτώσεων: εις το διηνεκές.

ζ. Έγγραφα του ΚΕΠΥΟ που αφορούν στοιχεία των ανωτέρω φορολογιών, αφού επεξεργασθούν μηχανογραφικά και καταχωρηθούν στον Η/Υ, μέχρι να ολοκληρωθεί η επεξεργασία τους.

Επιτροπές εκκαθάρισης

Η εκκαθάριση των αρχείων των ΔΟΥ από στοιχεία που αφορούν υποθέσεις που έχουν παραγραφεί ή παραγράφονται εκάστοτε ενεργείται από τριμελή Επιτροπή, που την αποτελούν ο αναπληρωτής προϊστάμενος ή επόπτης, ως πρόεδρος και δύο από τους εμπειρότερους του τμήματος εισοδήματος ως μέλη. Σε περίπτωση που η ΔΟΥ έχει τμήμα κεφαλαίου, ο ένας ορίζεται από τους εμπειρότερους του τμήματος αυτού. Η Επιτροπή εκκαθάρισης των αρχείων του ΚΕΠΥΟ αποτελείται από τρεις έμπειρους υπαλλήλους.

Οι ανωτέρω επιτροπές συγκροτούνται με απόφαση του προϊσταμένου της οικείας υπηρεσίας.

Διαδικασία εκκαθάρισης

Κάθε Επιτροπής ευρίσκεται σε απαρτία όταν είναι παρόντα όλα τα μέλη της. Αφού εξετάσει τους φακέλους του αρχείου, αποχωρίζει αυτούς που πρέπει, κατά την κρίση της, να καταστραφούν, κατά είδος φορολογίας και καταγράφει το συνολικό αριθμό των καταστρεπτέων κατ’ έτος φορολογικών φακέλων. Σε περίπτωση που κάποια στοιχεία του φορολογικού φακέλου πρέπει να διατηρηθούν, μεταφέρονται στο φάκελο του επόμενου έτους.

Η Επιτροπή ορίζει το μέλος της που θα είναι υπεύθυνο για την παρακολούθηση της διαδικασίας καταστροφής του άχρηστου αρχείου και τηρεί πρακτικά για τις εργασίες της.

Η Επιτροπή αυτή ανάλογα με τον όγκο του προς εκκαθάριση αρχείου βοηθείται και με άλλους υπαλλήλους οι οποίοι ορίζονται από τον προϊστάμενο της ΔΟΥ.

Διαδικασία καταστροφής των αρχείων

α) Τα πρακτικά των επιτροπών υποβάλλονται στον προϊστάμενο της οικείας υπηρεσίας, ο οποίος τα υπογράφει παρέχοντας έτσι την έγκρισή του για την καταστροφή των αναφερομένων σ’ αυτά φακέλων.

β) Ο προϊστάμενος της οικείας υπηρεσίας υποχρεούται εντός μηνός να αναθέτει απευθείας σε οποιαδήποτε επιχείρηση την πολτοποίηση του άχρηστου αρχείου. Δέχεται δύο τουλάχιστον γραπτές προσφορές και αναθέτει την πολτοποίηση στον πλειοδότη συντάσσοντας και υπογράφοντας σχετική σύμβαση μ’ αυτόν. Σε περίπτωση που δεν υπάρχει δεύτερη προσφορά, την αναθέτει στην ενδιαφερόμενη επιχείρηση. Στην προσφορά περιλαμβάνονται και κάθε είδους έξοδα μεταφοράς του υλικού.



ΠΡΟΣΟΧΗ: Ο παρών ιστοχώρος και όλα τα κείμενα και δεδομένα που εμπεριέχονται σε αυτόν, συμπεριλαμβανομένων ενδεικτικά των νομοθετικών και διοικητικών κειμένων (Νόμοι,  Διατάγματα, Υπουργικές Αποφάσεις, ΠΟΛ., Διοικητικές Πράξεις και Λύσεις κ.α.), των νομολογιακών κειμένων (Δικαστικές Αποφάσεις κ.α.), των περιλήψεων αυτών και της τήρησής τους σε βάση δεδομένων, των συσχετίσεων μεταξύ τους και των ειδικών εργαλείων αναζήτησης, αποτελούν αντικείμενο ειδικής επεξεργασίας και πνευματικής δημιουργίας και προστατεύονται από την νομοθεσία περί Πνευματικής Ιδιοκτησίας και Συγγενικών Δικαιωμάτων και δη  από τους νόμους  2121/1993,  2557/1997, 2819/2000, τη Διεθνή Σύμβαση της Βέρνης (ν. 100/1975), τη Διεθνή Σύμβαση της Ρώμης (ν. 2054/1992) και τις Οδηγίες 91/100/ΕΟΚ, 92/100/ΕΟΚ, 93/83/ΕΟΚ, 93/98/ΕΟΚ ΚΑΙ 96/9/ΕΟΚ.
Η ιδιοκτησία επ’ αυτών αποκτάται χωρίς καμία διατύπωση και χωρίς την ανάγκη ρήτρας απαγορευτικής των προσβολών της.
ΑΠΑΓΟΡΕΥΕΤΑΙ: Η αναδημοσίευση και η με οποιονδήποτε τρόπο αναπαραγωγή, εξ’ ολοκλήρου, τμηματικά ή περιληπτικά, των οιωνδήποτε κειμένων ή δεδομένων περιλαμβάνονται στον παρόντα ιστοχώρο, χωρίς την έγγραφη άδεια της δικαιούχου εταιρείας.


Email:
Θέμα:
Μήνυμα:
 
Δημιουργία νέας κατηγορίας

Your Categories

  • ΑΓΡΟΤΕΣ
Up
Close
Close
Κλείσιμο