Συνημμένα

Δημοσιεύθηκε στις : [ 05-10-2016 ]

Εγκύκλιος Ι.Κ.Α. αρ. 35/5.10.2016 Υπενθύμιση οδηγιών σχετικά με την εκκαθάριση αρχείων

(Υπενθύμιση οδηγιών σχετικά με την εκκαθάριση αρχείων)

Κατηγορία: Ασφαλιστικά - ΙΚΑ - ΤΕΒΕ - Λοιπά (ΠΡΟ ΕΦΚΑ)

Αθήνα, 5 Οκτωβρίου 2016
Αριθμ. Πρωτ.: Ε 99/3

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
ΙΚΑ
ΙΔΡΥΜΑ ΚΟΙΝΩΝΙΚΩΝ ΑΣΦΑΛΙΣΕΩΝ
ΕΝΙΑΙΟ ΤΑΜΕΙΟ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΜΙΣΘΩΤΩΝ
ΔΙΟΙΚΗΣΗ
ΓΕΝΙΚΗ Δ/ΝΣΗ ΔΙΟΙΚ/ΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
Δ/ΝΣΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ και ΑΠΛ/ΣΗΣ ΔΙΑΔ/ΣΙΩΝ
ΤΜΗΜΑ ΑΠΛ/ΣΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ και ΠΑΡ/ΤΑΣ

Ταχ. Δ/νση: Μενάνδρου 41 - 43
Ταχ. Κώδικας: 104 37 ΑΘΗΝΑ
Πληροφορίες: Ε. Καπακουλάκη
Τηλέφωνο: 210-52.42.802
FAX: 210-52.22.994
E-mail: [email protected]

ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ Αριθ.: 35

ΘΕΜΑ: «Υπενθύμιση οδηγιών σχετικά με την εκκαθάριση αρχείων»


Σχετικά: Α) Οι εγκύκλιοι 89/1993, 22/2013, εγκύκλιο 54/13, εγκύκλιο 39/14 της Διεύθυνσής μας.

Β) Η εγκύκλιος Φ.80000/οικ.42490/1486/20.9.2016 (ΑΔΑ: ΩΧΖΟ465Θ1Ω- Ξ53) (σε εφαρμογή της υπ' αριθ. Φ80000/οικ. 35384/1276/1.8.2016 Υπουργικής Απόφασης) του Τμήματος Διαχειριστικού και Κατασταλτικού Ελέγχου Εποπτευόμενων Φορέων της Διεύθυνσης Οικονομικής Εποπτείας και Επιθεώρησης Νομικών Προσώπων της Γενικής Διεύθυνσης Οικονομικών Υπηρεσιών του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Κοινωνικής Αλληλεγγύης.

Γ) Τα έγγραφα Ε99/8/8.8.2014, Ε99/9/18.9.2014, Ε99/15/16.12.2014 της Διεύθυνσής μας (προς τις Διευθύνσεις της Διοίκησης του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ).

Ενόψει της σύστασης του Ε.Φ.Κ.Α. (Ν. 4387/2016-ΦΕΚ 85/τ. Α /12.5.2016) και της ένταξης του φορέα μας σε αυτόν, σας υπενθυμίζουμε, παραθέτοντας τα ανωτέρω σχετικά, τις οδηγίες που έχουν δοθεί αναφορικά με τη διαδικασία εκκαθάρισης των αρχείων και το χρόνο διατήρησης των εγγράφων.

Η ορθολογική οργάνωση και διαχείριση των αρχείων κάθε φορέα συμβάλλει όχι μόνο στη διευκόλυνση της εργασίας των υπαλλήλων και στην ταχύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών, αλλά και στην εξοικονόμηση χώρων στέγασης.

Σας υπενθυμίζουμε ότι μπορείτε να αναζητήσετε τις παραπάνω εγκυκλίους στην ιστοσελίδα του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ για άμεση εφαρμογή.

Ειδικότερα, υπενθυμίζουμε ότι η εκκαθάριση των αρχείων είναι επιβεβλημένη και θα πρέπει να γίνεται με ευθύνη του προϊσταμένου Διεύθυνσης κάθε μονάδας στο πρώτο τρίμηνο κάθε έτους σύμφωνα με τις διαδικασίες που προβλέπονται στο Π.Δ. 768/1980-«Περί εκκαθαρίσεως των Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου», στο Π.Δ. 87/1981-«Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των δημοσίων υπηρεσιών και των Ν.Π.Δ.Δ.» και στο Π.Δ. 128/1986- «Εκκαθάριση των αρχείων των ασφαλιστικών οργανισμών (Ν.Π.Δ.Δ.) πλην Ο.Γ.Α.».

Εφιστούμε την προσοχή σας στην παρακάτω συνοπτική απεικόνιση της διαδικασίας της εκκαθάρισης που περιλαμβάνει τις εξής ενέργειες:

α) Συγκρότηση τριμελούς επιτροπής.

β) Εξέταση φακέλων του αρχείου- Σύνταξη πρακτικού εκκαθάρισης.

γ) Έκδοση απόφασης.

δ) Πρόσκληση των Γενικών Αρχείων του Κράτους.

ε) Εκποίηση υλικού.

στ) Διατήρηση των εγγράφων που είναι σχετικά με τη διαδικασία της εκκαθάρισης.

Υποδείγματα των παραπάνω μπορείτε να αναζητήσετε στην εγκύκλιο 22/2013 της Διεύθυνσής μας.

Ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δοθεί και στην εγκύκλιο 54/13 της Διεύθυνσής μας, σύμφωνα με την οποία ο χρόνος διατήρησης της βεβαίωσης ασφαλιστικής ενημερότητας ορίζεται σε 5 έτη (σχετικές οι εγκύκλιοι 45/2001 και εγκύκλιο 97/11 της Διεύθυνσης Ασφάλισης και Εσόδων).

Επίσης, ορισμένα καταστρεπτέα έγγραφα που αποτελούν στοιχεία που καταδεικνύουν δικαιώματα και υποχρεώσεις και γενικά έχουν έννομες συνέπειες στις σχέσεις του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ με τρίτους, μπορούν να διατηρηθούν στην υπηρεσία για μεγαλύτερο διάστημα από αυτό που ορίζουν οι διατάξεις των άρθρων 3 του Π.Δ. 768/1980 και του 2 του Π.Δ. 128/1986.

Οι προϊστάμενοι των Διευθύνσεων των υπηρεσιών του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ θα πρέπει να μεριμνήσουν για την εκκαθάριση των αρχείων με στόχο την ολοκλήρωσή της το αργότερο μέχρι τις 15/11/2016. Μετά την ολοκλήρωση των ενεργειών εκκαθάρισης η κάθε μονάδα θα πρέπει να ενημερώσει τη Διεύθυνσή μας στο fax: 2105222994.


Η ΑΝΑΠΛΗΡΩΤΡΙΑ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΗ
ΤΗΣ ΓΕΝΙΚΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
ΣΟΦΙΑΝΟΠΟΥΛΟΥ ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ

ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ
Η Προϊσταμένη του Τμήματος
Γραμματειακής Υποστήριξης και Διοικητικής Μέριμνας

Συνημμένα



ΠΡΟΣΟΧΗ: Ο παρών ιστοχώρος και όλα τα κείμενα και δεδομένα που εμπεριέχονται σε αυτόν, συμπεριλαμβανομένων ενδεικτικά των νομοθετικών και διοικητικών κειμένων (Νόμοι,  Διατάγματα, Υπουργικές Αποφάσεις, ΠΟΛ., Διοικητικές Πράξεις και Λύσεις κ.α.), των νομολογιακών κειμένων (Δικαστικές Αποφάσεις κ.α.), των περιλήψεων αυτών και της τήρησής τους σε βάση δεδομένων, των συσχετίσεων μεταξύ τους και των ειδικών εργαλείων αναζήτησης, αποτελούν αντικείμενο ειδικής επεξεργασίας και πνευματικής δημιουργίας και προστατεύονται από την νομοθεσία περί Πνευματικής Ιδιοκτησίας και Συγγενικών Δικαιωμάτων και δη  από τους νόμους  2121/1993,  2557/1997, 2819/2000, τη Διεθνή Σύμβαση της Βέρνης (ν. 100/1975), τη Διεθνή Σύμβαση της Ρώμης (ν. 2054/1992) και τις Οδηγίες 91/100/ΕΟΚ, 92/100/ΕΟΚ, 93/83/ΕΟΚ, 93/98/ΕΟΚ ΚΑΙ 96/9/ΕΟΚ.
Η ιδιοκτησία επ’ αυτών αποκτάται χωρίς καμία διατύπωση και χωρίς την ανάγκη ρήτρας απαγορευτικής των προσβολών της.
ΑΠΑΓΟΡΕΥΕΤΑΙ: Η αναδημοσίευση και η με οποιονδήποτε τρόπο αναπαραγωγή, εξ’ ολοκλήρου, τμηματικά ή περιληπτικά, των οιωνδήποτε κειμένων ή δεδομένων περιλαμβάνονται στον παρόντα ιστοχώρο, χωρίς την έγγραφη άδεια της δικαιούχου εταιρείας.


Email:
Θέμα:
Μήνυμα:
 
Δημιουργία νέας κατηγορίας

Your Categories

    Up
    Close
    Close
    Κλείσιμο