Αρ. Πρωτ ΔΙΣΚΠΟ/ Φ22_ΟΙΚ_21630/12.10.2004 Επικύρωση αντιγράφων - βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής.

Αθήνα,       12- 10 -2004
Αρ. Πρωτ ΔΙΣΚΠΟ/ Φ22_ΟΙΚ_21630

EΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ                   
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ, ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΣΗΣ                 
ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ
ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ
ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΣΧΕΣΕΩΝ ΚΡΑΤΟΥΣ-ΠΟΛΙΤΗ                   
Ταχ.Δ/νση: Βασ. Σοφίας 15                  

ΠΡΟΣ:
1. ΝΟΜΑΡΧΙΑΚΗ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗ ΠΡΕΒΕΖΗΣ
ΚΕΝΤΡΟ ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΗΣ ΠΟΛΙΤΩΝ
– επί του από 29 – 9-2004 ερωτήματος
 (Αποστολή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στην θυρίδα:   [email protected] ) 
2. ΝΟΜΑΡΧΙΑΚΗ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗ ΗΜΑΘΙΑΣ
ΚΕΝΤΡΟ ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΗΣ ΠΟΛΙΤΩΝ
-    επί του από 7-9-04 ερωτήματος
(Αποστολή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στην θυρίδα:   [email protected] ) 
3. ΝΟΜΑΡΧΙΑΚΗ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗ ΚΟΡΙΝΘΙΑΣ
ΚΕΝΤΡΟ ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΗΣ ΠΟΛΙΤΩΝ
-    επί του από 20-9-2004 ερωτήματος
(Αποστολή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στην θυρίδα:   [email protected] ) 
 
      

 Θέμα: Επικύρωση αντιγράφων - βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής.

Σε απάντηση ερωτημάτων σας, που έχουν τεθεί στην Υπηρεσία μας εγγράφως ή προφορικά, αναφορικά με την επικύρωση αντιγράφων και την βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής, σας ενημερώνουμε για τα εξής:

1.    Σύμφωνα με το άρθρο 11 παρ. 2 του ν. 2690/1999 (ΦΕΚ 45 / τ.Α /  9-3-99) ‘Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις’, την επικύρωση αντιγράφου από το πρωτότυπο, ή από το ακριβές αντίγραφο της αρχής που εξέδωσε το πρωτότυπο, μπορεί να ζητήσει ο ενδιαφερόμενος από οποιαδήποτε διοικητική αρχή, δικηγόρο ή συμβολαιογράφο.
Επίσης σύμφωνα με το άρθρο 1 του ιδίου νόμου, οι διατάξεις  του Κώδικα αυτού εφαρμόζονται στο Δημόσιο, στους  οργανισμούς τοπικής αυτοδιοίκησης και στα άλλα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου.

2.  Σύμφωνα  με την υπ’ αριθμό 233 / 2000 γνωμοδότηση του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους, η οποία έχει γίνει αποδεκτή από τον Υπουργό ΕΣ.Δ.Δ.Α., και αφορά την οριοθέτηση των διατάξεων του άρθρου 11 Κώδικα ‘‘Οι διατάξεις του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας εφαρμόζονται μόνο σε έγγραφα που έχουν εκδοθεί στο πλαίσιο της εθνικής έννομης τάξεως και έχουν προέλθει από ημεδαπές διοικητικές αρχές (Δημόσιο, οργανισμοί τοπικής αυτοδιοίκησης και άλλα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου)’’. Σχετική ενημέρωση σε όλες τις διοικητικές αρχές για την εν λόγω γνωμοδότηση δόθηκε με την υπ’ αριθμό ΔΙΣΚΠΟ / Φ22 / ΟΙΚ / 663 / 14-1-2002 εγκύκλιο της υπηρεσίας μας.

3. Σύμφωνα δε με την υπ’ αριθμό 335 / 2002  γνωμοδότηση του Γ΄ Τμήματος του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους, για την οποία το σύνολο των διοικητικών αρχών ενημερώθηκε με την υπ’ αριθμό ΔΙΣΚΠΟ / Φ22 / ΟΙΚ / 16229 / 26-8-2002 εγκύκλιό μας,  οι επίσημες μεταφράσεις εγγράφων από τη Μεταφραστική Υπηρεσία του Υπουργείου Εξωτερικών, υπάγονται στο πεδίο εφαρμογής της παραγράφου 2 του άρθρου 11 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και κατά συνέπεια μπορεί κάθε ενδιαφερόμενος πολίτης να ζητά την επικύρωσή τους από οποιαδήποτε διοικητική αρχή.
Ειδικότερα, σύμφωνα με το σκεπτικό της γνωμοδότησης, στις περιπτώσεις που η επίσημη μετάφραση του Υπουργείου Εξωτερικών είναι συντεταγμένη σε ξένη γλώσσα, απαιτείται να μπορεί να διαγνώσει ο υπάλληλος από τον οποίο ζητείται η επικύρωση ότι πρόκειται για έγγραφο ημεδαπής αρχής και μάλιστα πρωτότυπο ή ακριβές αντίγραφο της αρχής που εξέδωσε το πρωτότυπο.

4. Από τα ανωτέρω προκύπτει ότι δεν υπάγεται στο πεδίο εφαρμογής του άρθρου 11 παρ. 2, του ν. 2690/99 και συνεπώς δεν είναι δυνατή η επικύρωση από διοικητική αρχή αντιγράφων:

4.1    των ιδιωτικών εγγράφων, εφόσον τα έγγραφα αυτά δεν εκδίδονται από διοικητικές αρχές (Δημόσιο, οργανισμοί τοπικής αυτοδιοίκησης και άλλα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου).
4.2    των εγγράφων που εκδίδουν συμβολαιογράφοι ή δικηγόροι,  εφόσον τα έγγραφα αυτά δεν εκδίδονται από διοικητικές αρχές.
4.3    των εγγράφων, αντίστοιχα, που προέρχονται από δικαστικές αρχές.
4.4    των εγγράφων που έχουν εκδοθεί από αλλοδαπές αρχές και στα πλαίσια αλλοδαπών εννόμων τάξεων.

5. Σύμφωνα με τα ανωτέρω:

5.1 Αντίγραφα πτυχίων αλλοδαπών Πανεπιστημίων ( Cambridge, Michigan κ.ο.κ. ) δεν μπορούν να επικυρωθούν από τις Ελληνικές Διοικητικές Αρχές ως έγγραφα εκδοθέντα από αλλοδαπές αρχές και στα πλαίσια αλλοδαπών εννόμων τάξεων. Αντίστοιχα, αντίγραφα πτυχίων ή πιστοποιητικών γνώσης υπολογιστών ECDL ιδιωτικών εκπαιδευτηρίων ή οργανισμών  δεν μπορούν να επικυρωθούν από Διοικητική Αρχή καθώς αποτελούν ιδιωτικά έγγραφα. Την επικύρωση αντιγράφων εγγράφων εκδοθέντων από αλλοδαπές αρχές ή ιδιωτικών εγγράφων μπορεί να ζητήσει κάθε ενδιαφερόμενος από δικηγόρο, σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις του Κώδικα Δικηγόρων.

5.2 Αντίγραφα μεταφράσεων εγγράφων μπορούν να επικυρωθούν από Διοικητικές Αρχές όταν οι μεταφράσεις αυτές προέρχονται από  τη Μεταφραστική Υπηρεσία του Υπουργείου Εξωτερικών σύμφωνα με τα όσα αναφέρονται στο ανωτέρω σημείο 3. Δεν μπορούν ωστόσο να επικυρωθούν από διοικητική αρχή μεταφράσεις που γίνονται από δικηγόρους ή συμβολαιογράφους, όπως και κανένα έγγραφο που εκδίδεται από αυτούς, καθώς  δεν αποτελούν όργανα διοικητικής αρχής αλλά απλώς ασκούν δημόσιο λειτούργημα ως άμισθοι δημόσιοι υπάλληλοι και ως άμισθοι δημόσιοι λειτουργοί αντίστοιχα.

5.3 Αντίγραφα ιδιωτικών ή αλλοδαπών εγγράφων μπορούν να επικυρωθούν από δικηγόρους, σύμφωνα με την διάταξη της παρ. 2 του άρθρου 11 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και σύμφωνα με τις διατάξεις που διέπουν το συγκεκριμένο λειτούργημα. Τα επικυρωμένα αυτά αντίγραφα δεν είναι περαιτέρω επικυρώσιμα από διοικητική αρχή, σύμφωνα με τα ανωτέρω.

5.4 Σημειώνεται παράλληλα, σε ότι αφορά στην επικύρωση αντιγράφων και στην βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής, ότι στον όρο ‘‘διοικητική αρχή’’ υπάγονται οι υπηρεσίες της Ελληνικής Αστυνομίας, για τις οποίες ισχύουν όσα ορίζονται με τις διατάξεις του άρθρου 11 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας, όπως αυτές οριοθετούνται με τα ανωτέρω.


5.5  Από τις διατάξεις του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας δεν προκύπτει ζήτημα ‘‘περιορισμένης ισχύος’’ επικυρωμένων αντιγράφων εγγράφων. Με την επιφύλαξη τυχόν ειδικότερων διατάξεων και σύμφωνα με την παράγραφο 3 του Άρθρου 11 του Κώδικα ‘‘ Οι διοικητικές αρχές οφείλουν να δέχονται επικυρωμένα αντίγραφα πιστοποιητικών, βεβαιώσεων ή άλλων δικαιολογητικών στοιχείων. Τα αντίγραφα αυτά, όπως και εκείνα που συνοδεύονται από την, κατά την παρ. 5 του άρθρου 3, υπεύθυνη δήλωση, γίνονται δεκτά, όπως το πρωτότυπο.’’

5.6 Σύμφωνα δε με την παρ. 2 του Άρθρου 11 ‘‘Δεν απαιτείται επικύρωση αντιγράφου ή φωτοαντιγράφου αν τούτο συνοδεύεται από την, κατά την παρ. 5 του άρθρου 3, υπεύθυνη δήλωση, στην οποία ο ενδιαφερόμενος βεβαιώνει την ακρίβεια των στοιχείων.’’

Σκόπιμο είναι να σημειωθεί, αναφορικά με την ανωτέρω δυνατότητα υποβολής απλών αντιγράφων εγγράφων συνοδευομένων από υπεύθυνη δήλωση με την οποία βεβαιώνεται η ακρίβεια των στοιχείων, ότι η συνυποβολή αυτή συνιστά -  με την επιφύλαξη ειδικοτέρων διατάξεων – δέσμευση για την Διοίκηση στην αποδοχή απλών αντιγράφων μόνον όταν πρόκειται για αντίγραφα εγγράφων υπαγόμενων στο πεδίο εφαρμογής των διατάξεων του άρθρου 11 του Κώδικα, δηλαδή εγγράφων που έχουν εκδοθεί στο πλαίσιο της εθνικής έννομης τάξης, έχουν προέλθει από ημεδαπές διοικητικές αρχές και των οποίων η επικύρωση δεν απαγορεύεται με τυχόν ειδικότερες διατάξεις.

Κατά συνέπεια δεν υφίσταται, ως απόρροια των ανωτέρω διατάξεων,  υποχρέωση της Διοίκησης, στην αποδοχή ανεπικύρωτων αντιγράφων ιδιωτικών  εγγράφων  ή εγγράφων εκδοθέντων από αλλοδαπές διοικητικές Αρχές όταν αυτά συνυποβάλλονται με υπεύθυνη δήλωση.

6. Σύμφωνα με την παράγραφο 1 του άρθρου 11 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας η βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής του ενδιαφερομένου γίνεται, από οποιαδήποτε διοικητική αρχή, βάσει του δελτίου ταυτότητας ή των αντίστοιχων εγγράφων που προβλέπονται στο άρθρο 3 αυτού.

Περαιτέρω διευκρινίζονται τα εξής:

6.1 Δεδομένου ότι η βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής γίνεται μόνον επί εγγράφων, δηλαδή κειμένων στα οποία περιλαμβάνεται  η δήλωση της βούλησης του ενδιαφερομένου  ή άλλο στοιχείο προορισμένο ή πρόσφορο να αποδείξει γεγονός που έχει έννομη σημασία, δεν είναι επιτρεπτή η βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής σε  λευκό χαρτί ούτε και σε  έντυπα, (υπεύθυνη δήλωση, βεβαίωση, εξουσιοδότηση κλπ) στα οποία έχουν συμπληρωθεί μόνο οι ενδείξεις των στοιχείων της ταυτότητας του ενδιαφερομένου, καθώς αυτά δεν αποτελούν έγγραφα κατά τα ανωτέρω.

6.2 Τη βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής επί εγγράφου μπορεί κάθε ενδιαφερόμενος να ζητήσει από οποιαδήποτε διοικητική αρχή, ανεξαρτήτως της γλώσσας στην οποία το έγγραφο έχει συνταχθεί, καθώς από τις διατάξεις του Κώδικα δεν προκύπτει αντίστοιχη διάκριση με κριτήριο την γλώσσα σύνταξης. Για τις διοικητικές Αρχές από τις οποίες ζητείται η βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής ή η επικύρωση αντιγράφων δεν προκύπτει υποχρέωση ελέγχου του επιληψίμου  των σχετικών εγγράφων, ασχέτως  αν πρόκειται να υποβληθούν σε ημεδαπές ή αλλοδαπές αρχές.

7. Σημειώνουμε, καταληκτικά,  ότι με το υπ’ αριθμό ΔΙΣΚΠΟ/Φ.1/οικ./14786/30-7-03 έγγραφό μας, που εστάλη με e-mail από το γραφείο του Γενικού Γραμματέα Δημόσιας Διοίκησης στο σύνολο των Κέντρων Εξυπηρέτησης Πολιτών, έχετε ενημερωθεί ότι στοιχεία για την οριοθέτηση των  διατάξεων του άρθρου 11 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας, μετά και από τις  σχετικές γνωμοδοτήσεις του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους,  μπορείτε να βρείτε στις σχετικές εγκυκλίους της Διεύθυνσης μας που βρίσκονται, όπως και τα κείμενα των ανωτέρω γνωμοδοτήσεων, στο site της υπηρεσίας μας στη διεύθυνση http://www.gspa.gr, στην διαδρομή Δημόσια Διοίκηση / Οργάνωση / Επικύρωση Αντιγράφων.