Λογιστικός χειρισμός ελλειμάτων και πλεονασμάτων αγοραζόμενων αγαθών
Νο 231. Γνωμ.2208/1994
Σε απάντηση της από 16.7.1994 επιστολής σας προς το Υπουργείο Οικονομικών, η οποία μας διαβιβάστηκε με το 1086880/624/0015/23.11.1994 έγγραφό του, σας γνωρίζουμε τα ακόλουθα:
α) Σύμφωνα με τους κανόνες του Γενικού Λογιστικού Σχεδίου (παραγρ. 2.2.203 - 2.2.205 και 5.215) και τις οικείες διατάξεις του Κ.Β.Σ. (άρθρα 7 και 8 Π.Δ. 186/1992), δεν επιτρέπεται για τα διαπιστούμενα κατά την παραλαβή αγορασμένων αγαθών ελλείμματα ή πλεονάσματα να διενεργούνται εγγραφές "πρόβλεψης της αξίας των διαφορών κατά το χρόνο της ποσοτικής καταχώρησης των ελλειμάτων" κ.λπ., όπως ζητάτε με την πιο πάνω επιστολή σας.
β) Σύμφωνα με τους κανόνες του Γενικού Λογιστικού Σχεδίου και τις βασικές λογιστικές αρχές, με την αξία των ποσοτικών ελλειμάτων ή πλεονεσμάτων, που διαπιστώνονται κατά την παραλαβή αγοραζομένων αγαθών, χρεώνεται ή, ανάλογα, πιστώνεται ο προμηθευτής (στο λογαριασμό 50), με αντίστοιχη πίστωση ή χρέωση των λογαριασμών αγορών Ομάδας 2 και λογαριασμού 94 καθώς και των ενταγμένων στον 94 μερίδων αποθήκης.
γ) Για την ιδιαίτερη εμφάνιση των ελλειμάτων και πλεονασμάτων, όπως απαιτεί και η ερμην. εγκύκλιος του Κ.Β.Σ. (Π.Δ.186/1992) υπ' αριθ. 3/1992 στην παραγρ. 8.6.4, οι προηγούμενες τακτοποιητικές λογιστικές εγγραφές επιβάλλεται να διενεργούνται ως ακολούθως:
(γα) Κατά την παραλαβή των αγαθών, οι εγγραφές χρεώσεως των λογαριασμών αγορών της Ομάδας 2 και του πρωτοβάθμιου 94 καθώς και των (κάτω από των 94 τηρουμένων) μερίδων αποθήκης και αντίστοιχης πιστώσεως του προμηθευτή στο λογαριασμό 50, θα γίνονται με βάση τα δεδομένα του τιμολογίου του προμηθευτή
(ποσότητες και αξίες).
(γβ) Για τα διαπιστούμενα κατά την παραλαβή ελλείματα θα διενεργείται αμέσως και οπωσδήποτε την ίδια ημέρα, εγγραφή χρεώσεως του προμηθευτή και αντίστοιχης πιστώσεως των λογαριασμών αγορών (ομάδας 2 και 94) καθώς και των μερίδων αποθήκης (δηλ. του "βιβλίου αποθήκης" που είναι η τελευταία βαθμίδα των
λογαριασμών του 94), με την αιτιολογία "ελλείματα τιμολογίου......." και έτσι, τελικά, στις μερίδες αποθήκης (και του οικείους λογαριασμούς αγορών) θα απομείνει η ποσότητα που πραγματικά παραλήφθηκε και εισήχθηκε στην αποθήκη, με την αντίστοιχη αξία της. Για την εγγραφή αυτή θα εκδίδεται αριθμημένο αθεώρητο
Δελτίο Συμψηφιστικής Εγγραφής που θα φέρει τα πλήρη στοιχεία ("φίρμα" κ.λπ.) της επιχειρήσεως και θα υπογράφεται αρμοδίως, στο οποίο θα επισυνάπτονται και τα σχετικά αποδεικτικά των ελλειμάτων στοιχεία (ζυγολόγια, αποδεικτικά παραλαβής κ.λπ.). Στα δικαιολογητικά των εγγραφών αυτών απαραιτήτως θα
επισυνάπτονται και τα μεταγενεστέρως λαμβανόμενα οικεία πιστωτικά τιμολόγια του προμηθευτή.
(γγ) Για τα διαπιστούμενα πλεονάσματα θα γίνονται ανάλογες των προηγούμενων λογιστικές εγγραφές.
(γδ) Οπως τονίζεται και την προαναφερθείσα ερμην. εγκύκλιο του Κ.Β.Σ., οι περιπτώσεις να προκύπτουν ελλείματα και πλεονάσματα δεν πρέπει να έχουν μεγάλη συχνότητα και πάντως η συχνότητά τους και το ύψος τους πρέπει να δικαιολογείται από την ιδιομορφία των αγαθών ή από άλλες ειδικές συνθήκες.