Ελισάβετ Ο. Παπαζαχαρίου
Δικηγόρος Αθηνών (παρ’Εφέταις)
1.4.2017
Η σύμβαση και τα μυστικά της (Μέρος 1)
Σύμβαση είναι η πρώτη λέξη που άκουσα όταν μπήκα πρώτη ημέρα στη Νομική Αθηνάς από τον καθηγητή που παρέδιδε το μάθημα «Γενικές Αρχές Αστικού Δικαίου» και ακόμα θυμάμαι το πόσο σάστισα ακούγοντάς την. Πλέον σήμερα, μετά από 11 χρόνια δικηγορίας, συμβάσεις διαφόρων ειδών συντάσσω και μελετώ κατά εκατοντάδες στη δουλειά μου, για αυτό και έχω καταλήξει σε κάποιους θεμελιώδεις κανόνες για τη σύνταξη ή/και μελέτη τους.
1. Τα μέρη. Σύμβαση ή ιδιωτικό συμφωνητικό είναι μία έγγραφη συμφωνία μεταξύ δύο ή περισσότερων μερών, φυσικών ή νομικών προσώπων, άρα είναι είτε διμερής είτε πολυμερής. Αυτό σημαίνει ότι το πρώτο που κοιτάμε σε μία σύμβαση είναι τα μέρη, ήτοι να καταλάβουμε την ιδιότητα με την οποία συμβάλλονται τα μέρη και αν αυτή η ιδιότητα εκπληρώνει το σκοπό της σύμβασης και τις προϋποθέσεις του νόμου (π.χ. μπορεί σε μία σύμβαση μίσθωσης να συμβάλλεται ο ψιλός κύριος, μπορεί σε μία σύμβαση πώλησης μηχανήματος ο πωλητής να μην είναι κύριος του μηχανήματος, πότε μπορεί ένας ανήλικος να συνάψει σύμβαση κοκ).
Στη συνέχεια, πρέπει να ενταχθούν με ακρίβεια όλα τα στοιχεία των μερών. Ας μην ξεχνάμε ότι τα στοιχεία που θα ενταχθούν στη σύμβαση είναι αυτά που ενδεχομένως δοθούν στο λογιστήριο για την έκδοση ή έλεγχο των φορολογικών στοιχείων και την ενημέρωση των λογιστικών αρχείων. Ακόμα και αν το λογιστήριο δεν βασιστεί στα εν λόγω στοιχεία, θα πρέπει να υπάρχει συνοχή κυρίως σε περίπτωση αντιδικίας. Κατά συνέπεια, για το φυσικό πρόσωπο, όνομα, επώνυμο, όνομα πατρός, διεύθυνση, ΑΔΤ και ημερομηνία έκδοσης, ΑΦΜ και ΔΟΥ, για το νομικό πρόσωπο, επωνυμία, διεύθυνση έδρας ή γραφείων διοίκησης, ΑΦΜ και ΔΟΥ καθώς και το όνομα του εξουσιοδοτημένου εκπροσώπου. Ιδίως ως προς τα νομικά πρόσωπα, ζητάμε νομιμοποίηση, ήτοι καταστατικό, πρακτικό εκπροσώπησης, αν υπογράφει άτομο που ορίζεται εντός αυτού ή πρακτικό ΔΣ ή εξουσιοδότηση (αν το πρακτικό εκπροσώπησης δίνει τη δυνατότητα σε τρίτους να δεσμεύουν την εταιρεία με την υπογραφή τους). Να σημειώσουμε ότι τώρα πλέον με τη δημοσιότητα των στοιχείων όλων των εμπορικών εταιρειών στο ΓΕΜΗ, έχει διευκολυνθεί ο έλεγχος της νομιμοποίησης μίας εταιρείας.
2. Υπογραφές. Τα μέρη που αναφέρονται στην αρχή της σύμβασης θα πρέπει να υπο γράψουν και στο τέλος αυτής. Σημαντικό: για να δεσμεύει μία σύμβαση ένα φυσικό πρόσωπο πρέπει να έχει υπογράψει ο ίδιος ή κατάλληλα εξουσιοδοτημένο από τον ίδιο πρόσωπο. Όταν λέμε κατάλληλα εξουσιοδοτημένο, θα πρέπει να έχει εμφανιστεί σε εμάς η κατάλληλη εξουσιοδότηση π.χ. συμβολαιογραφικό πληρεξούσιο αν απαιτείται από τη φύση της σύμβασης ή εξουσιοδότηση με γνήσιο υπογραφής. Για να δεσμεύει μία σύμβαση ένα νομικό πρόσωπο, θα πρέπει να έχει υπογράψει ένα από τα άτομα στα οποία έχει χορηγηθεί σχετικό δικαίωμα υπογραφής είτε δυνάμει του πρακτικού εκπροσώπησης ή δυνάμει ειδικού πρακτικού του ΔΣ ή ειδικής εξουσιοδότησης. Να σημειώσω ότι από το 2013 για κάθε πράξη εκπροσώπησης ή διαχείρισης νομικού προσώπου ιδιωτικού δικαίου αρκεί η υπογραφή του νομίμου εκπροσώπου του νομικού προσώπου, το όνομα του και η περιγραφή της ιδιότητας του (δεν είναι απαραίτητη η ύπαρξη / χρήση εταιρικής σφραγίδας για την απόδειξη της εκπροσώπησης ή / και διαχείρισης των νομικών προσώπων ιδιωτικού δικαίου).
3. Περιεχόμενο. Τι μπορεί να συμφωνηθεί με μία σύμβαση; Μία σύμβαση που διέπεται από το ελληνικό δίκαιο (σε αυτό αναφερόμαστε καταρχάς εδώ) υπόκειται στην αρχή της ελευθερίας των συμβάσεων, ήτοι τα μέρη μπορούν να συμφωνήσουν ό,τι θέλουν στα πλαίσια του νόμου, ήτοι όριο στην ελευθερία βούλησης των μερών αποτελούν οι αναγκαστικές δικαίου διατάξεις. Ο συντάκτης της σύμβασης κατά συνέπεια πρέπει να γνωρίζει τα όρια του νόμου έτσι ώστε η σύμβαση να μην καταστεί άκυρη ή να κριθεί ακυρώσιμη ή καταχρηστική.
Σημαντικό : η συμβολή δικηγόρων στη σύνταξη ή/και έλεγχο μίας σύμβασης για λογαριασμό κάθε συμβαλλομένου είναι σημαντική σε κάθε περίπτωση, ιδίως για την αποφυγή ή τουλάχιστον μείωσης της πιθανότητας επίκλησης σε μεταγενέστερο στάδιο εξ οποιουδήποτε μέρους καταχρηστικότητας ή απάτης ή απειρίας. Για αυτό, και προτείνω να αναγράφεται ρητά (βλ. κατωτέρω υπό boilerplate terms), αν υφίσταται.
4. Προοίμιο. Η σύμβαση, όπως είπαμε, ξεκινάει με τα μέρη και συνεχίζει με το λεγόμενο «προοίμιο». Το προοίμιο είναι σημαντικό γιατί εδώ περιγράφεται συνοπτικά (σε 2-3 μικρές παραγράφους) η προϊστορία της σύμβασης, ήτοι γιατί τα μέρη επέλεξαν να υπογράψουν τη συγκεκριμένη σύμβαση, έχουν προηγηθεί διαπραγματεύσεις, διαγωνισμός, προσφορά κτλ και ποιες ανάγκες επιδιώκουν τα μέρη να καλύψουν με την εν λόγω σύμβαση. Στο προοίμιο είναι σημαντικό να εντάξουμε και συντομογραφίες των μερών ή και όρων που θεωρούμε ότι θα επαναλαμβάνονται εντός της σύμβασης (π.χ. ο κ. Γεώργιος Παπαδόπουλος εφεξής θα καλείται Πωλητής, το ακίνητο που βρίσκεται στη συμβολή των οδών Χ και Ψ και έχει επιφάνεια τόσων τ.μ. εφεξής θα καλείται το Μίσθιο κ.ο.κ.). Προσοχή : να υπάρχει ομοιομορφία στις συντομογραφίες εντός ολόκληρου του κειμένου της σύμβασης.
5. Κυρίως σώμα της σύμβασης. Στο κυρίως σώμα της σύμβασης, εντάσσουμε όλα τα στοιχεία της συμφωνίας των μερών, ενδεικτικά, αντικείμενο, διάρκεια, όροι ανανέωσης και λύσης (καταγγελία), οικονομικοί όροι, εγγυοδοτικές δηλώσεις, ευθύνες, όρους ασφάλισης, όρους εμπιστευτικότητας, όρους επεξεργασίας και προστασίας προσωπικών δεδομένων, όρους anti-bribery, όρους πνευματικής ιδιοκτησίας, εφαρμοστέο δίκαιο και διαδικασία επίλυσης διαφορών. Θα αναφερθούμε κατωτέρω (υπό 7 και 8) στη διάρκεια, ανανέωση και καταγγελία και στους υπόλοιπους όρους σε επόμενο άρθρο μας. Ως γενικότερη παρατήρηση, προσπαθούμε να είμαστε όσο το δυνατόν πιο αναλυτικοί, προσπαθώντας να προβλέψουμε (στο μέτρο του δυνατού) το πώς θα εκτελεστεί η σύμβαση και συνομιλώντας με τα μέρη ή και με άτομα που θα κληθούν να εκτελέσουν τη σύμβαση, ώστε να λάβουμε, με τους όρους που θα εντάξουμε στη σύμβαση, κατ’ ουσία προληπτικά μέτρα για την αποφυγή προβλημάτων κατά την εκτέλεση της σύμβασης. Αν πρόκειται για ανανέωση σύμβασης, σημαντικό είναι να λάβουμε υπόψιν την εμπειρία και τα τυχόν προβλήματα ή δυσκολίες που προέκυψαν από την εκτέλεση της προηγούμενης σύμβασης.
6. Boilerplate. Στο τέλος της σύμβασης, είθισται να μπαίνουν κάποιοι standard όροι, οι οποίοι ενδεικτικά είναι οι ακόλουθοι :
-Η παρούσα αποτελεί την πλήρη συμφωνία και βούληση των μερών σχετικά με τα αντίστοιχα δικαιώματα και υποχρεώσεις αυτών και υπερισχύει όλων των προηγουμένων προφορικών και εγγράφων συνεννοήσεων των μερών σχετικά με τα θέματα που περιλαμβάνονται σε αυτήν.
-Τα μέρη συμφωνούν και αποδέχονται ότι καθένας και όλοι οι όροι και οι διατάξεις της παρούσας είναι βασικοί και ουσιώδεις. Συνεπώς, κάθε μέρος αποδέχεται και διαβεβαιώνει τα άλλα ότι θα εκπληρώσει καλόπιστα όλες τις υποχρεώσεις του σύμφωνα με την παρούσα με αυστηρή προσήλωση σε καθένα και όλους τους όρους και τις διατάξεις της.
-Τα μέρη συμφωνούν να προβούν σε οποιαδήποτε άλλη ενέργεια και να υπογράψουν και εκτελέσουν οποιοδήποτε άλλο έγγραφο τυγχάνει αναγκαίο ή που τυχόν θα απαιτηθεί για την εκπλήρωση των σκοπών της παρούσας.
- (αν έχει υπάρξει συμβολή δικηγόρου για κάθε μέρος). Όλα τα μέρη αποδέχονται ότι τους παρασχέθηκε το δικαίωμα να αναζητήσουν τις κατάλληλες νομικές συμβουλές όσον αφορά τη φύση και τις συνέπειες όλων των διατάξεων και προβλέψεων της παρούσας, καθώς και ότι είτε ήδη έλαβαν τέτοιες νομικές συμβουλές, είτε είχαν τη δυνατότητα να το κάνουν.
Επιπλέον, όλα τα μέρη αποδέχονται ότι οι ρυθμίσεις καθώς και οι περιορισμοί της παρούσας είναι σε κάθε περίπτωση δίκαιοι και εύλογοι και ότι εκφράζουν τις προθέσεις τους.
-Κάθε τροποποίηση της παρούσας θα ισχύει μόνον αν είναι γραπτή και υπογράφεται από όλα τα συμβαλλόμενα στο παρόν μέρη ή τους εκάστοτε νόμιμους εκπροσώπους τους.
-Τυχόν ακυρότητα διατάξεως της παρούσας δεν συνεπάγεται ακυρότητα και των λοιπών διατάξεων, αλλά τα μέρη θα αντικαθιστούν τον τυχόν άκυρο με έγκυρο όρο, που διατυπώνουν στα πλαίσια της καλής πίστεως, ώστε να ανταποκρίνεται κατά το δυνατόν περισσότερο στο σκοπό που τα μέρη επεδίωκαν δια του άκυρου όρου.
7. Διάρκεια και ανανέωση. Η διάρκεια μίας σύμβασης αποφασίζεται από τα μέρη, εκτός αν ο νόμος ορίζει υποχρεωτική διάρκεια (π.χ. τριετία στην αστική μίσθωση κτλ). Σημαντικό είναι ότι η σύμβαση μπορεί να έχει και αναδρομική ισχύ, να ανατρέχει δηλαδή σε χρονικό σημείο στο παρελθόν. Εδώ να σημειώσουμε ότι η ημερομηνία υπογραφής δεν είναι απαραίτητο να συμπίπτει με την ημερομηνία έναρξης ισχύος τη σύμβασης. Στην ημερομηνία υπογραφής πρέπει να λάβουμε υπόψιν και τον περιορισμό του τριμήνου όσον αφορά την υποβολή της λίστας συμφωνητικών στην εφορία. Όσον αφορά την ανανέωση της σύμβασης (αν συμφωνηθεί ορισμένου χρόνου), εναπόκειται στα μέρη. Μπορεί η δυνατότητα να είναι δυνητική (σχετικές διαπραγματεύσεις κτλ) ή η ανανέωση να γίνεται αυτόματα. Στην αυτόματη ανανέωση θα πρέπει να καθοριστεί η περίοδος ανανέωσης και αν θα γίνεται κάθε φορά για μία ή δύο κτλ χρονικές περιόδους. Επίσης, η ανανέωση μπορεί να υπόκειται σε προϋποθέσεις ή να ορίζεται συγκεκριμένη περίοδος για διαπραγματεύσεις.
8. Καταγγελία. Οι όροι καταγγελίας της σύμβασης εναπόκεινται στα μέρη (εκτός αν ορίζονται υποχρεωτικά εκ του νόμου). Είναι πολύ σημαντικό να μπουν στη σύμβαση όροι καταγγελίας. Συνήθως, στις ορισμένες χρόνου συμβάσεις ορίζεται ότι μπορούν να καταγγελθούν για σπουδαίο λόγο εξ οποιουδήποτε μέρους με έγγραφη ειδοποίηση προ συγκεκριμένου αριθμού ημερών ή μηνών. Σπουδαίο λόγο συνιστά συνήθως η αφερεγγυότητα του άλλου μέρους (π.χ. παύση πληρωμών, αίτηση πτώχευσης ή αναδιοργάνωσης) ή η παραβίαση των όρων της σύμβασης ή των εγγυοδοτικών του δηλώσεων. Να σημειώσουμε ότι όταν, σημαντικό στοιχείο της σύμβασης είναι η ταυτότητα του άλλου μέρους π.χ. η μετοχική σύνθεση του νομικού προσώπου-αντισυμβαλλομένου, μπορεί να τεθεί όρος καταγγελίας σε περίπτωση αλλαγής του κύριου μετόχου (change of control clause). Σημαντικό : να καθορίζεται το «έγγραφη», ήτοι φαξ, συστημένη επιστολή, επίδοση με δικαστικό επιμελητή κτλ. Επίσης στην καταγγελία, μπορεί να ορίζεται ότι σε περίπτωση που υπάρξει πρόωρη λύση χωρίς σπουδαίο λόγο, τότε θα καταπίπτει ποινική ρήτρα υπέρ του μη υπαίτιου συμβαλλομένου. Η ποινική ρήτρα συνήθως ορίζεται στην ωφέλεια που θα είχε αν η σύμβαση ίσχυε έως τη λήξη της (π.χ. μισθώματα που υπολείπονται έως τη λήξη της σύμβασης κοκ).
Ως γενική σημείωση, να πούμε ότι τα ανωτέρω ισχύουν κυρίως σε εμπορικές συμβάσεις και όχι σε συμβάσεις με τον καταναλωτή. Σε αυτές τις περιπτώσεις, πρέπει να ληφθούν υπόψιν οι διατάξεις περί προστασίας καταναλωτή, οι οποίες, όπως είναι εύλογο, είναι προστατευτικές για το αδύναμο μέρος (καταναλωτής).