ΠΟΛ.1225/18.9.2002 Τήρηση θεωρημένου Ισοζυγίου Γενικού - Αναλυτικών Καθολικών

 

«Με αφορμή ερωτήματα που έχουν τεθεί στην Υπηρεσία μας, για την εφαρμογή της Α.Υ.0.1046323/326/0016 από 29 Μαΐου 2002, σχετικά με την υποχρεωτική τήρηση θεωρημένου «Ισοζυγίου Γενικού - Αναλυτικών Καθολικών», ενταμίευση δεδομένων της μηνιαίας κατάστασης του βιβλίου αποθήκης ή του βιβλίου αποθήκης σε CD ROM κ.λ.π., παρέχουμε τις εξής οδηγίες.

Ι. ΓΕΝΙΚΑ
Το Υπουργείο Οικονομικών λαμβάνοντος υπόψη τις νέες συνθήκες που έχουν διαμορφωθεί τόσο στην οργάνωση των φορολογικών υπηρεσιών, όσο και των επιχειρήσεων, στα πλαίσια απλοποίησης των φορολογικών διαδικασιών και του περιορισμού του όγκου των θεωρουμένων εντύπων με την απόφαση αυτή, από 1.9.2002, καθιέρωσε α) την υποχρέωση τήρησης «ισοζυγίου, Γενικού - Αναλυτικών Καθολικών» με δυνατότητα ενταμίευσης των δεδομένων των ημερολογίων πρωτογενών εγγραφών σε ηλεκτρομαγνητικά μέσα, β) την υποχρέωση ενταμίευσης των δεδομένων της μηνιαίας κατάστασης του βιβλίου αποθήκης ή του βιβλίου αποθήκης σε CD ROM και γ) απήλλοξε από την θεώρηση τα βιβλίο πρακτικών Γενικών Συνελεύσεων, Διοικητικού Συμβουλίου, βιβλίου μετόχων και του βιβλίου πρακτικών διαχείρισης.

II. ΤΗΡΗΣΗ «ΙΣΟΖΥΓΊΟΥ ΓΕΝΙΚΟΥ - ΑΝΑΛΥΤΙΚΏΝ ΚΑΘΟΛΙΚΩΝ»

1. Έκταση Εφαρμογής

Σύμφωνα με την παράγραφο 1 της απόφασης αυτής, η οποία είναι υποχρεωτική , οι επιτηδευματίες που τηρούν βιβλία τρίτης κατηγορίας (υποχρεωτικά ή προαιρετικά) με μηχανογραφικό τρόπο τουλάχιστον τα βιβλία της έδρας ή του υποκαταστήματος με αυτοτελή λογιστική, υποχρεώνονται να εκτυπώνουν από 1.9.2002 «Ισοζύγιο Γενικού - Αναλυτικών Καθολικών» της έδρας ή του υποκαταστήματος με αυτοτελή λογιστική.

Η υποχρέωση αυτή δεν καταλάμβαναι επιτηδευματίες που τηρούν χειρόγραφα τα βιβλία της έδρας ή του υποκαταστήματος με αυτοτελή λογιστική, ενώ καταλαμβάνει τους επιτηδευματίες που τηρούν τα βιβλία της έδρας (ημερολόγια, Γενικό - Αναλυτικό καθολικό) με μηχονογραφικό τρόπο και τα βιβλία όλων ή μερικών των υποκαταστημάτων με εξηρτημένη λογιστική, χειρόγραφα.

Διευκρινίζεται ότι η υποχρέωση της τήρησης του ισοζυγίου αφορά τις πράξεις που διενεργούνται από 1.9.2002 και όχι τις πράξεις που διενεργούνται από 1/8 και περιέχονται σε έντυπα που εκτυπώνονται μέχρι 30/9.

2. Θεώρηση

Τα ισοζύγιο θεωρείται με Κ.Α. 275 και με τίτλο «ΙΣΟΖΥΓΙΟ ΓΕΝΙΚΟΥ -ΑΝΑΛΥΤΙΚΩΝ ΚΑΘΟΛΙΚΩΝ», και η πρώτη θεώρηση αυτού πρέπει να γίνει τουλάχιστον μέχρι την 31.10.2002. Οι επιτηδευματίες οι οποίοι εκτυπώνουν το βιβλία τους από ενιαίο έντυπο έχουν την δυνατότητα σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 25 παρ. 1 να υποβάλλουν σχετική γνωστοποίηση μέχρι την 31.10.2002 για επέκταση της χρήσης του ενιαίου εντύπου και στο παραπάνω ισοζύγιο. Διευκρινίζεται ότι την δυνατότητα αυτή την έχουν και οι επιτηδευματίες οι οποίοι από ενιαίο έντυπο εκτυπώνουν βιβλία (ημερολόγιο - γενικό καθολικό) τα οποία από 1.9.2002 παύουν να εκτυπώνονται θεωρημένα.

Οι επιτηδευματίες οι οποίοι για την εκτύπωση των ημερολογίων ή του Γενικού Καθολικού ή του Ισοζυγίου Γενικού Καθολικού χρησιμοποιούσαν ιδιαίτερα (ξεχωριστά) έντυπα δεν έχουν την δυνατότητα, να χρησιμοποιούν το έντυπα αυτά για την εκτύπωση του ισοζυγίου. Έχουν όμως την δυνατότητα αυτά τα θεωρημένα έντυπα να τα χρησιμοποιήσουν άπω 1.3.2002 για την εκτύπωση των αθεώρητων πλέον ημερολογίων ή του Γενικού Καθολικού.

3. Βιβλία που τηρούνται αθεώρητα - Εντομίευση των δεδομένων τους.

Με την τήρηση του ισοζυγίου: α) καταργείται η τήρηση του ισοζυγίου Γενικού Καθολικού β) όλα τα ημερολόγια πρωτογενών εγγραφών (συμπεριλαμβανομένων του ημερολογίου εγγραφών ισολογισμού και των ημερολογίων των υποκαταστημάτων) καθώς και το ημερήσιο φύλλο συναλλαγών εξακολουθούν να τηρούνται και εκτυπώνονται αθεώρητο (επί μηχανογραφικής τήρησης) ή τηρούνται (επί χειρόγραφης τήρησης) αθεώρητα. Αθεώρητα ακόμη εκτός των ανωτέρω τηρείται και η Main Courant το περιεχόμενο της οποίας προσιδιάζει με αυτό των ημερολογίων. Το περιεχόμενο όλων των παραπάνω βιβλίων των οποίων καταργείται η θεώρηση συμπεριλαμβανομένου και του ημερολογίου αναλυτικής λογιστικής μπορεί να αποθηκεύεται σε ηλεκτρομαγνητικά μέσα αποθήκευσης με υποχρέωση εκτύπωσης αυτών όταν ζητηθεί από το φορολογικό έλεγχο.

Στην περίπτωση που τα δεδομένα των ημερολογίων του υποκαταστήματος ή του ημερήσιου φύλλου συναλλαγών ενταμιεύονται σε ηλεκτρομαγνητικά μέσα, ή ενημέρωση των βιβλίων της έδρας θα γίνεται με οποιοδήποτε εφικτό τρόπο (αντίτυπο δισκέτας κ.λ.π.).

Διευκρινίζεται ότι το Γενικό Καθολικό συμφωνά με τις διατάξεις του άρθρου 24 εκτυπώνεται αθεώρητο μέχρι το κλείσιμο του ισολογισμού και κατ' αναλογία των ανωτέρω το περιεχόμενο αυτού μπορεί να φυλάσσεται σε ηλεκτρομαγνητικό μέσα.

4. Ισοζύγιο Γενικού - Αναλυτικών Καθολικών - Περιεχόμενο

Τα ανωτέρω ισοζύγιο περιλάμβανει τους λογαριασμούς (Γενικής λογιστικής και της ομάδας 9) όλων των βαθμίδων (πρωτοβαθμίων, δευτεροβαθμίων, τριτοβαθμίων κ.λ.π.) Λόγω όμως του μεγάλου αριθμού των λογαριασμών της τελευταίας βαθμίδας ανάπτυξης τον λογαριασμού 30 (Πελάτες) και 50 (Προμηθευτές), μπορεί η ανάπτυξη των λογαριασμών αυτών στην τελευταία βαθμίδα να μην εκτυπώνεται στο ανωτέρω ισοζύγιο, με την προϋπόθεση ότι όταν ζητηθεί από τον φορολογικό έλεγχο να είναι δυνατή η εκτύπωση τους σε αθεώρητο έντυπο. Η θέση αυτή είχε γίνει δεκτή και με την Εγκύκλιο μας ΠΟΛ.1009/16.1.2001 . Ομοίως οι επιτηδευματίες που εφαρμόζουν την ομάδα 9 του Ε.Γ.Λ.Σ. εκτυπώνουν στο ανωτέρω ισοζύγιο μονό του πρωτοβάθμιους και τους υπογραμμισμένους δευτεροβαθμίους κ.λ.π. λογαριασμούς του Ε.ΓΛ.Σ. με την ίδια προϋπόθεση που αναφέρθηκε προηγούμενα, για τους λογαριασμούς 30 και 50.

Σημειώνεται ότι προκειμένου για υποκαταστήματα με εξηρτημένη λογιστική, το εν λόγω ισοζύγιο είναι ένα (ενιαίο) για την έδρα και όλα τα υποκαταστήματα χωρίς να υπάρχει υποχρέωση ανάλυσης και ανά εγκατάσταση. Όταν όμως τα υποκαταστήματα έχουν αυτοτελή λογιστική τότε το καθένα από αυτά εκτυπώνει χωριστό ισοζύγιο και από την έδρα εκτυπώνεται το ισοζύγιο της έδρας και των λοιπών υποκαταστημάτων με εξαρτημένη λογιστική.

5. Περιεχόμενο ισοζυγίου

Το ισοζύγιο περιέχει: α)Τα προοδευτικά αθροίσματα χρέωσης και πίστωσης των λογαριασμών καθώς και των υπολοίπων μέχρι το τέλος του προηγούμενου μήνα (στήλες 4) β) τα σύνολα των κινήσεων του μήνα (στήλες 2) γ)τα συνολικά αθροίσματα χρέωσης και πίστωσης των λογαριασμών και τα υπόλοιπα τους (χρεωστικά και πιστωτικά) μέχρι το τέλος του μήνα που αφορούν (στήλες 4).

Τα υπόλοιπα (προοδευτικά και συνολικά) μπορεί να απεικονίζονται σε μια στήλη αντί δυο με αναγραφή του πρόσημου (-) στα πιστωτικά υπόλοιπα, και με άθροιση χωριστή των χρεωστικών και των πιστωτικών υπολοίπων.

Διευκρινίζεται ότι σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 23 παραγρ. 3 περίπτ. θ επιτηδευματίας έχει υποχρέωση να αθροίζει τα ποσά των στηλών του ισοζυγίου και να μεταφέρει το άθροισμα από σελίδα σε σελίδα. Επειδή στο ισοζύγιο αυτό στην ίδια στήλη περιλαμβάνονται ποσά πρωτοβάθμιων, δευτεροβάθμιων και λοιπών βαθμίδων (ανομοιογενή ποσά) είναι δυνατών να αθροίζονται μόνο τα ποσά που αναφέρονται σε πρωτοβαθμίους λογαριασμούς.

Για το περιεχόμενο το ισοζυγίου παρατίθεται σχετικό υπόδειγμα.

ΙΙΙ. ΕΓΓΡΑΦΗ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΤΟΥ ΒΙΒΛΙΟΥ ΑΠΟΘΗΚΗΣ ΣΕ ΟΠΤΙΚΟ ΔΙΣΚΟ ( CD - ROM )

1. Έκταση Εφαρμογής

Σύμφωνα με την παράγραφο 2 της απόφασης οι επιτηδευματίες υποχρεούνται από 1.9.2002 να εγγράφουν τα δεδομένα του βιβλίου αποθήκης ή της μηνιαίας κατάστασης του βιβλίου αποθήκης σε θεωρημένο CD- ROM . Η υποχρέωση αυτή καταλαμβάνει τους επιτηδευματίες που τηρούν το βιβλίο αποθήκης της έδρας με μηχανογραφικό τρόπο, στο οποίο παρακολουθούν και την κίνηση των υποκαταστημάτων (μηχανογραφικά) ανεξάρτητα από τον τρόπο τήρησης του βιβλίου αποθήκης των υποκαταστημάτων (χειρόγραφα ή μηχανογραφικά).

Διευκρινίζεται ότι η υποχρέωση εγγραφής των δεδομένων του βιβλίου αποθήκης σε CD ROM καταλαμβάνει την κίνηση του βιβλία αποθήκης μηνός Σεπτεμβρίου 2002 και μετά.

2. Τεχνικά χαρακτηριστικά του οπτικού δίσκου ( CD ) - Εγγραφής

Ο οπτικός δίσκος (CD) είναι τεχνολογίας WORM μη επανεγράψιμος σε τρόπο ώστε να διασφαλίζονται οι πληροφορίες που περιέχονται σ αυτόν. Η εγγραφή των δεδομένων στον οπτικό δίσκο γίνεται απλά («φωτογραφικά») χωρίς τεχνικά χαρακτηριστικά. Η ανάγνωση του CD γίνεται από τον επιτηδευματία όταν ζητηθεί από τον έλεγχο και όχι απαραίτητα από τη Δ.Ο.Υ. Όμως στο λογισμικό που χρησιμοποιεί η επιχείρηση θα πρέπει να προστεθεί και δυνατότητα ανάγνωσης των αποθηκευμένων δεδομένων του CD.

3. Περιεχόμενο του οπτικού δίσκου ( CD )

Στον οπτικό δίσκο απομνημονεύονται τα δεδομένα του βιβλίου αποθήκης ή της μηνιαίας κατάστασης του βιβλίου αποθήκης όπως αυτά ορίζονται από τις διατάξεις του Κώδικα. Επιπλέον με την ολοκλήρωση των εγγραφών αναγράφεται και ο αριθμός των μερίδων του βιβλίου αποθήκης που κινήθηκαν στον μήνα.

Σε κάθε οπτικό δίσκο απομνημονεύονται τα δεδομένα ενός μόνο μήνα. Στον οπτικό δίσκο της έδρας αποθηκεύονται τα δεδομένα της κίνησης των μερίδων αποθήκης της έδρας και κάθε υποκαταστήματος με εξηρτημένη λογιστική. Τα δεδομένα του βιβλίου αποθήκης των υποκαταστημάτων που έχουν εξηρτημένη λογιστική και απέχουν πάνω από 50 χιλιόμετρα από την έδρα ή είναι σε άλλο νομό αποθηκεύονται και σε χωριστό CD ανά υποκατάστημα (πέραν από την αποθήκευση τους στο CD της έδρας) που έχει θεωρηθεί ως «CD βιβλίου αποθήκης υποκαταστήματος». Όταν υπάρχει απ ευθείας σύνδεση μεταξύ κεντρικού και υποκαταστήματος και είναι δυνατή άμεσα από το υποκατάστημα η ανάγνωση και η εκτύπωση του περιεχομένου του οπτικού δίσκου τότε το δεδομένο του βιβλίου αποθήκης των υποκαταστημάτων αυτών μπορεί να καταγράφονται μονό στον οπτικό δίσκο που τηρείται στην έδρα.

Όταν στο υποκατάστημα που βρίσκετε πάνω σίτο 50 χιλιόμετρα από την έδρα δεν έχει μηχανογραφική υποδομή ώστε να είναι δυνατή η ανάγνωση του οπτικού δίσκου από αυτά, τότε τα δεδομένα του βιβλίου αποθήκης του υποκαταστήματος θα δίνονται στον έλεγχο από την έδρα εκτυπωμένα σε αθεώρητες καταστάσεις παράλληλο με την ενταμίευση αυτών σε ξεχωριστό CD.

Διευκρινίζεται ότι και όταν αποθηκεύονται σε CD τα δεδομένα της μηνιαίας κατάστασης του βιβλίου αποθήκης το βιβλίο αποθήκης (μερίδες) εκτυπώνεται στο τέλος του έτους αθεώρητα ή φυλάσσεται σε ηλεκτρομαγνητικό μέσα κατά τα οριζόμενα από τις διατάξεις του άρθρου 24 παρ.

4. Θεώρηση του οπτικού δίσκου ( CD ROM )

Η θεώρηση του οπτικού δίσκου γίνεται σύμφωνα με τα οριζόμενα στην κοινοποιούμενη απόφαση, με κωδικό θεώρησης 276 «CD RΟΜ - Βιβλίου αποθήκης» και 277» «CD ROM - Μηνιαίας Κατάστασης Βιβλίου αποθήκης».

VI. ΜΗ ΘΕΩΡΗΣΗ ΤΟΝ ΒΙΒΛΙΩΝ ΤΟΥ ΑΡΘΡΟΥ 7 ΠΑΡ. 5

Σύμφωνα με την διάταξη της παραγράφου 3 της Απόφασης από 1-7-2002 απαλλάσσονται από την θεώρηση

α) οι Ανώνυμες εταιρείες για τα βιβλία πρακτικών γενικών συνελεύσεων των μετόχων, πρακτικών του διοικητικού συμβουλίου και του βιβλίου μετόχων, β) οι ΕΠΕ για το βιβλίο πρακτικών συνελεύσεων και τον βιβλίου διαχώρισης.

Σημειώνεται ότι από την παραπάνω ημερομηνία δεν θα θεωρούνται από τις Δ.Ο.Υ. τα παραπάνω βιβλία και από αυτή την ημερομηνία τα βιβλία αυτά τηρούνται αθεώρητα ή χρησιμοποιούνται τα ήδη θεωρημένα βιβλία μέχρι εξαντλήσεως τους.