Άρθρα Σύνοψη πλαισίου δημιουργίας διαύλων αναφοράς καθώς και προστασίας των πληροφοριοδοτών δημοσίου συμφέροντος (Οδηγία 2019/1937)

«Η Οδηγία 2019/1937 για την δημιουργία διαύλων αναφοράς και την προστασία πληροφοριοδοτών δημοσίου συμφέροντος ήρθε για να μείνει και προβλέπει συγκεκριμένες υποχρεώσεις για τις εταιρείες ιδιωτικού και δημοσίου τομέα. Ποιους αφορά και πώς μπορούμε να σας βοηθήσουμε;»

ΣΥΝΟΨΗ ΠΛΑΙΣΙΟΥ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑΣ ΔΙΑΥΛΩΝ ΑΝΑΦΟΡΑΣ ΚΑΘΩΣ ΚΑΙ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΟΔΟΤΩΝ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΣΥΜΦΕΡΟΝΤΟΣ (ΟΔΗΓΙΑ 2019/1937)

[Αφορά υποχρεωτικά όλες τις εταιρείες δημοσίου δικαίου και τις εταιρείες ιδιωτικού δικαίου με πάνω από 50 εργαζόμενους]

Επιμέλεια:
Χριστίνα Καλογερόπουλου, Επικεφαλής Νομικού Τμήματος Στέφανος Χατζηδέλης, Δικηγόρος

ΟΔΗΓΙΑ 2019/1937 - «ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ ΚΑΙ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ της 23ης Οκτωβρίου 2019 σχετικά με την προστασία των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις του δικαίου της Ένωσης» (η «Οδηγία»)


Α. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Πολύ συχνά οι εργαζόμενοι, μέτοχοι ή διοικητικά πρόσωπα στο πλαίσιο της σχέσης τους με μια νομική οντότητα, αποκτούν πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις του ευρωπαϊκού δικαίου που τελούνται από τις εν λόγω νομικές οντότητες. Ο φόβος, ωστόσο, των δυσμενών επιπτώσεων που θα έχει μια τέτοια καταγγελία, συμβάλλει καθοριστικά στην αποσιώπησή τους. Τον Οκτώβριο όμως του 2019, το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης εξέδωσαν την Οδηγία 2019/1937 (η Οδηγία) η οποία θεσπίζει το πλαίσιο δημιουργίας διαύλων αναφοράς καθώς και προστασίας των προσώπων που καταγγέλλουν παραβιάσεις του ευρωπαϊκού δικαίου (αναφερόντων).

Η καταληκτική προθεσμία για την ενσωμάτωση της Οδηγίας ήταν στις 17η Δεκεμβρίου 2021. Κατ’ εξαίρεση, αναφορικά με τις νομικές οντότητες ιδιωτικού τομέα που απασχολούν από 50 έως 249 εργαζόμενους, τα κράτη-μέλη μπορούν να εκδώσουν τις απαραίτητες νομοθετικές και άλλες διοικητικές πράξεις για τη συμμόρφωσή τους με την Οδηγία έως τις 17 Δεκεμβρίου 2023.

Β. ΚΑΘ’ ΥΛΗΝ ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ

Η Οδηγία εφαρμόζεται σε:
(α) παραβιάσεις που αφορούν τους ακόλουθους τομείς:
(i) δημόσιες συμβάσεις,
(ii) χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες, προϊόντα και αγορές και πρόληψη της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας,
(iii) ασφάλεια των προϊόντων και συμμόρφωση,
(iv) ασφάλεια των μεταφορών,
(v) προστασία του περιβάλλοντος,
(vi) προστασία από την ακτινοβολία και πυρηνική ασφάλεια,
(vii) ασφάλεια των τροφίμων και των ζωοτροφών, υγεία και καλή μεταχείριση των ζώων,
(viii) δημόσια υγεία,
(ix) προστασία των καταναλωτών,
(x) προστασία της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και ασφάλεια των συστημάτων δικτύου και πληροφοριών,
(β) παραβιάσεις που θίγουν τα οικονομικά συμφέροντα της Ένωσης, και
(γ) παραβιάσεις σχετιζόμενες με την εσωτερική αγορά.

Τα κράτη-μέλη μπορούν να θεσπίσουν ακόμη αυστηρότερο πλαίσιο, προσθέτοντας κι άλλες παραβάσεις στις οποίες θα εφαρμόζεται η προστασία της Οδηγίας.

Η Οδηγία δεν εφαρμόζεται σε θέματα για τα οποία προβλέπονται ειδικές διατάξεις προστασίας των αναφερόντων, καθώς και σε τομείς που δεν άπτονται της αρμοδιότητας της Ένωσης, όπως: το δικηγορικό και ιατρικό απόρρητο, η προστασία διαβαθμισμένων πληροφοριών, το απόρρητο των δικαστικών διασκέψεων και τους κανόνες ποινικής δικονομίας.

Προκαλεί ενδιαφέρον ότι η Οδηγία αντιμετωπίζει ρητά την αναφορά παραβιάσεων ως άσκηση του δικαιώματος στην ελευθερία έκφρασης, αφήνοντας το ενδεχόμενο να θεσπιστούν τυχόν ειδικότερες διαδικασίες για την άσκηση και προστασία του εν λόγω δικαιώματος, ενώ προβλέπει ότι θα πρέπει να υφίστανται ειδικές εθνικές διατάξεις για την προστασία αναφερόντων που αποκαλύπτουν πληροφορίες απευθείας στον Τύπο.

Γ. ΠΟΙΟΥΣ ΠΡΟΣΤΑΤΕΥΕΙ Η ΟΔΗΓΙΑ

Η Οδηγία εφαρμόζεται σε αναφέροντες που έχουν οποιαδήποτε από τις κάτωθι περιγραφόμενες σχέσεις με την αναφερόμενη νομική οντότητα:
(i) εργαζόμενοι (ορισμένου ή αορίστου χρόνου),
(ii) πρώην εργαζόμενοι ή υποψήφιοι για εργασία,
(iii) μέτοχοι, διευθυντές, εκτελεστικά ή μη μέλη της διοίκησης του επιχείρησης καθώς και εθελοντές και αμειβόμενοι ή μη ασκούμενοι,
(iv) μη μισθωτοί (συμπεριλαμβανομένων των συμβούλων, προμηθευτών κ.α.),
(v) πρόσωπα που εργάζονται υπό την εποπτεία και τις οδηγίες αναδόχων, υπεργολάβων και προμηθευτών,
(vi) διαμεσολαβητές,
(vii) τρίτα πρόσωπα, όπως συγγενείς, και συνάδελφοι των ανωτέρω, που θα μπορούσαν να υποστούν αντίποινα σε εργασιακό πλαίσιο και
(viii) νομικές οντότητες που ανήκουν στους ανωτέρω ή για τις οποίες εργάζονται ή συνδέονται με άλλο τρόπο με εργασιακή σχέση.

Δ. ΠΟΙΟΥΣ ΑΦΟΡΑ Η ΟΔΗΓΙΑ

Η Οδηγία εφαρμόζεται σε όλα τα νομικά πρόσωπα ιδιωτικού ή δημόσιου δικαίου, ενώ η ύπαρξη διαύλων επικοινωνίας είναι υποχρεωτική σε νομικές οντότητες ιδιωτικού τομέα με περισσότερους από 50 εργαζόμενους. Εναπόκειται στα κράτη μέλη να απαιτούν από νομικές οντότητες του ιδιωτικού τομέα με λιγότερους από 50 εργαζομένους να καθιερώσουν εσωτερικούς διαύλους και διαδικασίες αναφοράς λόγω της φύσης των δραστηριοτήτων τους που ελλοχεύουν κινδύνους ιδίως για το περιβάλλον και τη δημόσια υγεία.

Ε. ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΙ ΔΙΑΥΛΟΙ ΑΝΑΦΟΡΑΣ

Η Οδηγία υποχρεώνει τα κράτη-μέλη να διασφαλίσουν ότι οι νομικές οντότητες του ιδιωτικού και δημοσίου τομέα θα καθιερώσουν εσωτερικούς διαύλους επικοινωνίας και διαδικασίες για εσωτερική αναφορά και παρακολούθηση, ώστε να μπορούν οι εργαζόμενοι να αναφέρουν πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις.

Ύψιστη προτεραιότητα για την αμερόληπτη λειτουργία των εσωτερικών διαύλων αναφοράς συνιστά η διατήρηση της εμπιστευτικότητας της ταυτότητας του καταγγέλλοντος και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά, καθώς και ο ορισμός ενός αμερόληπτου, εμπιστευτικού και ανεξάρτητου προσώπου ή υπηρεσίας για την παρακολούθηση της υποβαλλόμενης αναφοράς. Το εν λόγω πρόσωπο ή υπηρεσία μπορεί να είναι το ίδιο με εκείνο που θα παραλάβει την αναφορά και θα διατηρήσει επικοινωνία με τον αναφέροντα ή, για ακόμη μεγαλύτερη διασφάλιση της εμπιστευτικότητας και της αμεροληψίας, μπορεί να είναι ένα τρίτο πρόσωπο. Την ευθύνη για την διασφάλιση αυτής της εμπιστευτικής και αμερόληπτης διαδικασίας φέρει κάθε υπόχρεη για καθιέρωση εσωτερικών διαύλων επικοινωνίας οντότητα.

Οι αναφορές μπορούν να υποβληθούν γραπτώς, π.χ. μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος, πλατφόρμας, ή, προφορικώς, π.χ. μέσω τηλεφώνου, συστημάτων φωνητικών μηνυμάτων, ή και με τους δύο τρόπους. Η Οδηγία παρέχει, επιπλέον, τη δυνατότητα προσωπικής συνάντησης με το αρμόδιο πρόσωπο για την εξέταση των αναφορών, ύστερα από αίτηση του ενδιαφερόμενου προσώπου.

Η νομική οντότητα ή το τρίτο πρόσωπο που έχει αναλάβει τον χειρισμό στης αναφοράς οφείλει να κοινοποιήσει στον αναφέροντα την παραλαβή της αναφοράς εντός 7 ημερών από την ημέρα παραλαβής και να του παρέχει σχετική ενημέρωση εντός εύλογου χρονικού διαστήματος, που δεν ξεπερνά τους 3 μήνες από την βεβαίωση παραλαβής της αναφοράς.

ΣΤ. ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΙ ΔΙΑΥΛΟΙ ΑΝΑΦΟΡΑΣ

Παρότι η χρήση των εσωτερικών διαύλων αναφοράς αποτελεί τον κανόνα, αυτοί δυστυχώς ενέχουν τον κίνδυνο της αμελούς και καθυστερημένης παρακολούθησης των υποβαλλόμενων αναφορών, αλλά και της αίσθησης ανασφάλειας ως προς την τήρηση της απαιτούμενης εμπιστευτικότητας και αμεροληψίας. Για τον λόγο αυτόν, τα κράτη-μέλη υποχρεούνται να συγκροτήσουν ανεξάρτητους και αυτόνομους εξωτερικούς διαύλους αναφοράς, για την παραλαβή και τη διαχείριση των πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις. Η διαχείριση των εξωτερικών διαύλων αναφοράς ανατίθεται σε εθνικές αρμόδιες αρχές από το κάθε κράτος-μέλος. Υπογραμμίζεται, ότι οι οντότητες που τελούν την παραβίαση δεν έχουν καμία εμπλοκή στην ως άνω διαδικασία υποβολής, παραλαβής και διαχείρισης των αναφορών.

Εφαρμόζονται και εδώ αναλογικά οι διατάξεις για την προστασία των καταγγελλόντων και των αναφερομένων, καθώς και οι διατάξεις που διασφαλίζουν την εμπιστευτικότητα και την αμεροληψία της διαδικασίας από την αρχή μέχρι το τέλος της.

Ζ. ΔΗΜΟΣΙΕΣ ΑΠΟΚΑΛΥΨΕΙΣ

Στην περίπτωση που ο αναφέρων υπέβαλε πρώτα αναφορά εσωτερικά και εξωτερικά, ή κατευθείαν εξωτερικά, αλλά δεν αναλαμβάνεται καμία ενδεδειγμένη ενέργεια ως ανταπόκριση στην αναφορά αυτή εντός του προβλεπόμενου χρονικού διαστήματος και, παράλληλα, ο αναφέρων πιστεύει βάσιμα ότι η παραβίαση μπορεί να συνιστά άμεσο ή έκδηλο κίνδυνο για το δημόσιο συμφέρον ή, σε περίπτωση εξωτερικής αναφοράς, υπάρχει κίνδυνος αντιποίνων ή υπάρχει μικρή προοπτική να αντιμετωπισθεί αποτελεσματικά η παραβίαση μέσω των διαύλων αναφοράς λόγω των ιδιαίτερων περιστάσεων της υπόθεσης, τότε ο αναφέρων δικαιούται να προβεί σε δημόσια αποκάλυψη σχετικά με τις παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της Οδηγίας. Αυτό συνεπάγεται την δυνατότητα του αναφέροντος να αναφέρει μία παραβίαση στον Τύπο ή τα Μέσα Μαζικής Ενημέρωσης, χωρίς να στερείται την προστασία που του παρέχει η Οδηγία (πχ. απαγόρευση αντιποίνων).

Η παρούσα πρόβλεψη δεν τυγχάνει εφαρμογής, όπου η εκάστοτε εθνική νομοθεσία ρυθμίζει το αντίστοιχο προστατευτικό πλαίσιο με βάση το δικαίωμα της ελευθερίας της έκφρασης και της πληροφόρησης.

Η. ΤΗΡΗΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ ΚΑΙ ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟΤΗΤΑΣ

Η Οδηγία θεσπίζει επίσης την υποχρέωση τήρησης αρχείου για κάθε αναφορά που λαμβάνουν οι νομικές οντότητες ιδιωτικού ή δημοσίου δικαίου, τα δε αρχεία πρέπει να τηρούνται για το χρονικό διάστημα που είναι αναγκαίο και αναλογικό για την υλοποίηση των απαιτήσεων που επιβάλλονται από το εθνικό ή ευρωπαϊκό δίκαιο.

Προβλέπονται δε συγκεκριμένες υποχρεώσεις που αφορούν στην διαδικασία υποβολής αναφοράς, όπως:
(α) η καταγραφή της συνομιλίας σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή,
(β) η πλήρης και ακριβή μεταγραφή της συνομιλίας ή σύνταξη πρακτικού συνάντησης, και
(γ) η παροχή δυνατότητας επαλήθευσης, διόρθωσης και συμφωνίας με τα πρακτικά συνομιλίας.

Η εξασφάλιση της εμπιστευτικότητας είναι βασική προτεραιότητα της Οδηγίας, και οι νομικές οντότητες οφείλουν να μην αποκαλύπτουν την ταυτότητα του αναφέροντος και οποιαδήποτε σχετική πληροφορία, παρά μόνο εφόσον η αποκάλυψη αυτή συνιστά αναγκαία και αναλογική υποχρέωση του εθνικού ή ευρωπαϊκού δικαίου.

Θ. ΜΕΤΡΑ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΤΟΥ ΑΝΑΦΕΡΟΝΤΟΣ

Η Οδηγία εγγυάται την προστασία της ανωνυμίας του αναφέροντος, εκτός αν αυτός παρέχει ρητά την συγκατάθεσή του για την αποκάλυψη του ονόματός του ή τέτοια αποκάλυψη κρίνεται αναγκαία και αναλογική από το εθνικό ή ευρωπαϊκό δίκαιο, στο πλαίσιο ερευνών των εθνικών αρχών ή δικαστικών διαδικασιών, με σκοπό, μεταξύ άλλων τη διασφάλιση των δικαιωμάτων υπεράσπισης του αναφερομένου.

Μόνο τα πρόσωπα που χειρίζονται τον δίαυλο αναφοράς μπορούν να γνωρίζουν το όνομα του αναφέροντος.

Ένα επιπρόσθετο μέτρο προστασίας αποτελεί η απαλλαγή του αναφέροντος από κάθε ευθύνη που τυχόν είχε για την παραβίαση περιορισμών που αφορούν την αποκάλυψη πληροφοριών και η οποία παραβίαση έγινε κατά τη διαδικασία αναφοράς ή δημόσιας αποκάλυψης πληροφοριών, εφόσον πίστευε βάσιμα ότι η αναφορά ή δημόσια αποκάλυψη ήταν αναγκαία για να αποκαλυφθεί παραβίαση σύμφωνα με την Οδηγία.

Παρομοίως, η Οδηγία προβλέπει την απαλλαγή από την ευθύνη απόκτησης ή πρόσβασης πληροφοριών που αναφέρονται ή αποκαλύπτονται δημόσια, εφόσον η εν λόγω απόκτηση ή πρόσβαση δεν συνιστά αυτοτελώς ποινικό αδίκημα.

Επιπλέον, οι αναφέροντες, καθώς και οι συγγενείς τους, προστατεύονται έναντι κάθε μορφής αντιποίνων από τον αναφερόμενο, όπως ενδεικτικά η απόλυση ή αναστολή εργασίας, η στέρηση προαγωγής ή κατάρτισης, η αρνητική αξιολόγηση επίδοσης, η μείωση μισθού, ο εκφοβισμός και η παρενόχληση, η μη ανανέωση ή πρόωρη διακοπή σύμβασης ορισμένου χρόνου. Ο αναφερόμενος φέρει το βάρος απόδειξης ότι οποιαδήποτε από τις πράξεις αυτές δεν έχουν καμία σχέση με την αναφορά ή τη δημόσια αποκάλυψη.

Κάθε κράτος-μέλος πρέπει να διασφαλίζει ότι οι αναφέροντες έχουν πρόσβαση σε δικαστική αρωγή, νομικές συμβουλές ακόμα και ψυχολογική υποστήριξη.

Επίσης, το κράτος-μέλος οφείλει να διασφαλίζει την παροχή εύκολης και δωρεάν πρόσβασης σε πλήρεις και ανεξάρτητες πληροφορίες και συμβουλές σχετικά με τις διαδικασίες και τα μέσα έννομης προστασίας έναντι αντιποίνων.

Ι. ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ ΤΩΝ ΕΣΦΑΛΜΕΝΩΝ ΚΑΙ ΑΝΩΝΥΜΩΝ ΚΑΤΑΓΓΕΛΙΩΝ

Δεδομένου ότι η εκτεταμένη χρήση των διαύλων αναφοράς μπορεί πολλές φορές να αποβεί καταχρηστική και κακόβουλη, τα κράτη-μέλη υποχρεούνται, προς αποτροπή αυτής της τακτικής, να θεσπίσουν τα κατάλληλα μέτρα με τα οποία θα επιβάλλονται αναλογικά ποινές για τις περιπτώσεις που κάποιο φυσικό πρόσωπο προβαίνει δολίως σε εν γνώση του εσφαλμένη αναφορά.

Εναπόκειται στην διακριτική ευχέρεια κάθε κράτους-μέλους η επιβολή ή όχι της υποχρέωσης στις οντότητες που έχουν την έδρα τους στην χώρα αυτή, να δέχονται ή όχι ανώνυμες καταγγελίες. Σε κάθε περίπτωση, αν μετά από μία ανώνυμη καταγγελία αποκαλυφθεί με κάποιο τρόπο το όνομα του αναφέροντος, τότε εφαρμόζεται και πάλι το προστατευτικό νομοθετικό πλαίσιο που παρέχει η Οδηγία.

Κ. ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΤΩΝ ΑΝΑΦΕΡΟΜΕΝΩΝ

Από την Οδηγία δεν λείπουν, όμως, και οι διατάξεις που προβλέπουν την προστασία των αναφερομένων. Ο αναφερόμενος εξοπλίζεται με το τεκμήριο της αθωότητας, ενώ, παράλληλα έχει δικαίωμα πρόσβασης στον σχηματισθέντα φάκελο και δικαίωμα υπεράσπισης στο πλαίσιο μίας δίκαιης και αμερόληπτης δίκης. Σε κάθε περίπτωση, η προστασία της ταυτότητάς του διατηρείται καθ’ όλη τη διάρκεια εξέτασης της αναφοράς. Ο αναφερόμενος πρέπει να ενημερώνεται αμέσως για την υποβληθείσα αναφορά, καθώς και για τα δικαιώματα του σχετικά με την προστασία των προσωπικών του δεδομένων. Εάν κρίνεται, ωστόσο, ότι η εν λόγω ενημέρωση θα είναι επιζήμια για την έρευνα (πχ. ο αναφερόμενος μπορεί να καταστρέψει καθοριστικά για την έρευνα αποδεικτικά στοιχεία ή να επηρεάζει με αθέμιτο τρόπο την έρευνα), τότε τα κράτη-μέλη έχουν την διακριτική ευχέρεια να προβλέψουν κάποιες εξαιρέσεις ως προς την άμεση αυτή ενημέρωση, στο μέτρο πάντα του απολύτως αναγκαίου για την προστασία της έρευνας. Η καθυστερημένη αυτή ενημέρωση δεν συνεπάγεται, όμως, σε καμία περίπτωση τυχόν έκπτωση από τα ανωτέρω δικαιώματά του.

______________________________________
SYNOPSIS OF THE FRAMEWORK ON THE CREATION OF REPORTING CHANNELS AND THE PROTECTION OF PERSONS WHO REPORT BREACHES OF UNION LAW (DIRECTIVE 2019/1937)

BDO REPORT

[Mandatory for the public sector and for the private sector with more than 50 employees]

DIRECTIVE 2019/1937 OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL
of 23 October 2019 on the protection of persons who report breaches of Union law
(the “Directive”)

Α. INTRODUCTION

Very often employees, shareholders or members of the management, in the context of their relationship with a legal entity, have access to information about breaches of European law committed by those legal entities. Fear of the retaliation, however, suppresses such reporting. In October 2019, the European Parliament and the Council of the European Union adopted the Directive 2019/1937 (the Directive), which establishes the framework for the creation of reporting channels and the protection of persons (reporting persons) who report breaches of European law.

The deadline for transposing the Directive was 17 December 2021. Notwithstanding the above, in connection to the private sector with 50 up to 249 employees, Member States may adopt the necessary legislative and other administrative acts to comply with the Directive by 17 December 2023.

B. MATERIAL SCOPE

The Directive applies to:
(a) breaches relating to the following areas:
(i) public procurement;
(ii) financial services, products and markets, and prevention of money laundering and terrorist financing;
(iii) product safety and compliance;
(iv) transport safety;
(v) protection of the environment;
(vi) radiation protection and nuclear safety;
(vii) food and feed safety, animal health and welfare;
(viii) public health;
(ix) consumer protection;
(x) protection of privacy and personal data, and security of network and information systems;
(b) breaches affecting the financial interests of the Union and
(c) breaches relating to the internal market.

Member States can adopt an even stricter framework, adding further breaches that shall be governed by the Directive.

The Directive does not affect the application of specific laws relating to the protection of reporting persons or to subject matters falling out of the Union’s competence, such as: legal and medical professional privilege, the protection of classified information, the secrecy of judicial deliberations and the rules on criminal procedure.

Interestingly, the Directive explicitly treats the reporting of breaches as an exercise of the right to freedom of expression, leaving open the possibility of establishing specific procedures for the exercise and protection of this right, while providing that there should be specific national provisions to protect reporting persons who disclose information directly to the press.

C. WHO IS PROTECTED BY THE DIRECTIVE

The Directive shall apply to reporting persons with any of the following relationships with the reported legal entity:
(i) employees (of fixed or indefinite term);
(ii) former employees or candidates;
(iii) shareholders, managers, executive or non-executive members of the firm's management as well as volunteers and paid or unpaid trainees;
(iv) self-employed persons (including consultants, suppliers, etc.),
(v) any persons working under the supervision and direction of contractors, subcontractors and suppliers.
(vi) facilitators
(vii) third persons, such as colleagues or relatives of the reporting persons, who are connected with the reporting persons and could suffer retaliation in a work- related context; and
(viii) legal entities that the reporting persons own, work for or are otherwise connected with in a work-related context.

D. WHO IS AFFECTED BY THE DIRECTIVE

The Directive applies to all legal entities of the private or public sector, while the existence of communication channels is mandatory for legal entities in the private sector with more than 50 employees. It is up to Member States to require legal entities in the private sector with fewer than 50 employees to establish internal channels and reporting procedures in case the nature of their activities poses risks in particular to the environment and public health.

E. INTERNAL REPORTING CHANNELS

The Directive requires Member States to ensure that legal entities in the private and public sector establish internal channels of communication and procedures for internal reporting and monitoring, so that employees can report information about breaches.

The highest priority for the impartial functioning of the internal reporting channels is to maintain the confidentiality of the identity of the reporting person and any third party named in the report, and to designate an impartial, confidential and independent person or service to follow up on the submitted report. This person or service may be the same as the person who will receive the report and maintain contact with the reporting person or, to further ensure confidentiality and impartiality, it may be a third party. The responsibility for ensuring this confidential and impartial process rests with each entity required to establish internal reporting channels.

Reports can be submitted in writing, e.g. via email, platform, or verbally, e.g. by telephone, voice messaging systems, or both. The Directive also provides for the possibility of a personal meeting with the person responsible for examining the reports, upon request of the interested person.

The legal entity or the third party handling the reporting channel shall confirm to the reporting person that the report was received within 7 days from the receipt date and provide him/her with relevant information within a reasonable timeframe, not exceeding 3 months from the acknowledgement of
receipt of the report.

F. EXTERNAL REPORTING CHANNELS

Although the use of internal reporting channels is the norm, they also entail the risk of negligent and delayed monitoring of the submitted reports, but also a sense of insecurity as to whether the required confidentiality and impartiality have been respected. For this reason, Member States are required to set up independent and autonomous external reporting channels to receive and manage information on breaches. The management of the external reporting channels shall be entrusted to national competent authorities of each Member State. It is underlined that the breaching entities are not involved in the above reporting process.

The provisions on the protection of the reporting persons, as well as the confidentiality and impartiality provisions, throughout the reporting process, shall also apply to the external reporting channels.

G. PUBLIC DISCLOSURES

In case the reporting person first reported internally and externally, or directly externally, but no appropriate action is taken in response to that report within the prescribed timeframe and, at the same time, that reporting person reasonably believes that the breach may pose a direct or manifest danger to the public interest or, in the case of an external report, there is a risk of retaliation or there is a low prospect of the breach being effectively addressed, due to the particular circumstances of the case, then that reporting person is entitled to make a public disclosure of the breaches falling within the scope of the Directive. This implies the right of a person to report a breach to the press or media, without, being disqualified for the protection under the Directive (e.g. prohibition of retaliation).

This provision does not apply in cases where national legislation regulates the corresponding protective framework based on the freedom of expression and information.

H. RECORD KEEPING AND CONFIDENTIALITY

The Directive also establishes the obligation to keep records of every report received by legal entities of the private or public sector, and records must be kept for the period of time that is necessary and proportionate for the implementation of the requirements imposed by national or European law.

There are specific obligations concerning the reporting process, such as:

(a) the recording of the conversation in a durable and retrievable form;
(b) the complete and accurate transcript of the conversation prepared and the preparation of minutes of the meeting; and
(c) the opportunity to check, rectify and agree with the minutes of the conversation.

Ensuring confidentiality is a key priority of the Directive, and legal entities shall not disclose the identity of the reporting person and any relevant information, except where such disclosure is a necessary and proportionate obligation under national or European law.

I. PROTECTION MEASURES OF THE REPORTING PERSON

The Directive guarantees the protection of the anonymity of the reporting person, unless the latter explicitly consents to the disclosure of his/her name or such disclosure is deemed necessary and proportionate by national or European law, in the context of investigations by national authorities or judicial proceedings, with a view to safeguarding the rights of defence of the person concerned. Only the persons handling the reporting channel may be aware of the name of the reporting person.

An additional measure of protection is the discharge of the reporting person from any liability he/she may have had for a breach of restrictions on disclosure of information which occurred in the reporting process or during public disclosure, provided that he/she had reasonable grounds to believe that the reporting or public disclosure of such information was necessary for revealing a breach pursuant to the Directive.

Similarly, the Directive provides for discharge from liability for acquiring or accessing information which is publicly reported or disclosed, provided that such acquisition or access does not constitute a self-standing criminal offence.

In addition, reporting persons, as well as their relatives, are protected against any form of retaliation by the person concerned, including but not limited to dismissal or suspension, withholding of promotion or training, negative performance assessment, reduction in wages, intimidation and harassment, failure to renew, or early termination of, a temporary employment contract.

The person concerned bears the burden of proving that any of these measures have nothing to do with the report or public disclosure.

Each Member State must ensure that the reporting persons have access to judicial assistance, legal advice and even psychological support.

The Member State must also ensure the provision of easy and free access to complete and independent information and advice on procedures and remedies against retaliation.

J. DEALING WITH FALSE AND ANONYMOUS REPORTS

Given that the extensive use of reporting channels can often be abusive and malicious, Member States are obliged, in order to discourage this practice, to adopt appropriate measures imposing proportionate penalties for cases where a natural person fraudulently and knowingly makes a false report.

It is at the discretion of each Member State to impose or not an obligation on entities established in that country to accept or decline anonymous reports. In any event, if following an anonymous report, the name of the reporting person is somehow revealed, the protection provided by the Directive shall also apply.

K. PROTECTION OF THE PERSONS CONCERNED

Nevertheless, the Directive does not lack provisions for the protection of the persons concerned. The person concerned enjoys the presumption of innocence and has the right of access to his/her file and the right of defence in the context of a fair and impartial trial. In any event, the protection of his/her identity shall be safeguarded throughout the investigation of the report. The person concerned shall be informed immediately about the submitted report and the rights regarding the protection of his/her personal data. If, however, such notification could be detrimental to the investigation (e.g. the person concerned may destroy evidence crucial to the investigation or illegally influence the investigation), Member States have the discretion to provide for certain exceptions to this immediate notification, to the extent necessary for the protection of the investigation. However, such delayed notification shall in no case entail any loss of the above rights.