Ανδρέας Κ. Σακελλαριάδης
Λογιστής – Φοροτέχνης
ΕΤΗΣΙΟΣ ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ
Με την παράγραφο 1 του άρθρου 16 του ν. 2874/2000, «Υποβολή καταστάσεων προσωπικού και προγραμμάτων ωρών εργασίας» ορίζονται τα εξής :
«1. Κάθε εργοδότης υπαγόμενος στις διατάξεις του παρόντος υποχρεούται όπως μια
φορά το χρόνο και κατά το χρονικό διάστημα από 15 Σεπτεμβρίου έως 15 Νοεμβρίου
καταθέτει, καθ' οιονδήποτε τρόπο, στην αρμόδια υπηρεσία του Σ.ΕΠ.Ε. - Τμήμα Κοινωνικής
Επιθεώρησης, εις διπλούν, πίνακα με την επωνυμία, το είδος, τον τόπο λειτουργίας
και το Α.Φ.Μ. της επιχείρησης ο οποίος θα περιλαμβάνει τα παρακάτω στοιχεία ενός
εκάστου των απασχολούμενων σε αυτή μισθωτών.
Α. Το ονοματεπώνυμο, ονοματεπώνυμο πατέρα και μητέρας, ηλικία και οικογενειακή
κατάσταση (τέκνα).
Β. Την ειδικότητα, ημερομηνία πρόσληψης και την τυχόν προϋπηρεσία στην
ειδικότητα.
Γ. Τον αριθμό κάρτας πρόσληψης (Ο.Α.Ε.Δ.), τον αριθμό μητρώου του Ι.Κ.Α., τον
αριθμό βιβλιαρίου ανηλίκων (επί απασχολήσεων ανηλίκων) και τον αριθμό αδείας
εργασίας αλλοδαπού (επί απασχολήσεως αλλοδαπού).
Δ. Τα στοιχεία του τεχνικού ασφάλειας και του γιατρού εργασίας, καθώς και το
ωράριο απασχόλησης τους στην επιχείρηση.
Ε. Τη διάρκεια εργασίας (ώρες έναρξης και λήξης ημερήσιας εργασίας), το
διάλειμμα και τις διακοπές εργασίας.
ΣΤ. Τις πάσης φύσεως καταβαλλόμενες αποδοχές.
2. Η ορθότητα και η ακρίβεια των αναγραφομένων πάσης φύσεως αποδοχών, καθώς και
των λοιπών στοιχείων αποτελεί ευθύνη του υπεύθυνου εργοδότη ή του
εξουσιοδοτημένου από αυτόν προσώπου. Ο ανωτέρω πίνακας προσωπικού
προσυπογράφεται υποχρεωτικά και από τον Προϊστάμενο Προσωπικού ή Οικονομικού ή
Λογιστηρίου ή τον υπεύθυνο λογιστή που συμπράττει στη σύνταξη του, οι οποίοι
βεβαιώνουν την ακρίβεια των πάσης φύσεως αποδοχών και έχουν όλες τις ευθύνες που
προβλέπονται από το ν.1599/1986 (ΦΕΚ 75 Α). Τυχόν παράλειψη της υπογραφής από
τον υπεύθυνο λογιστή αιτιολογείται από τον εργοδότη με δήλωση του ν.1599/1986
(ΦΕΚ 75 Α').
3. Οι εποχικού χαρακτήρα επιχειρήσεις υποχρεούνται όπως καταθέτουν τον πίνακα
προσωπικού εντός μηνός από την έναρξη της εποχικής περιόδου.
4. Με μέριμνα του εργοδότη το ένα αντίτυπο του ανωτέρω πίνακα παραλαμβάνεται από
την υπηρεσία κατάθεσης σφραγισμένο και αναρτάται σε εμφανές σημείο του τόπου
εργασίας χωρίς τη στήλη των καταβαλλόμενων αποδοχών προφυλασσόμενο κατάλληλα από
τυχόν φθορές. Το άλλο παραμένει στο αρχείο της υπηρεσίας του Σ.ΕΠ.Ε.. Στο αρχείο
των κατατεθειμένων πινάκων των υπηρεσιών του Σ.ΕΠ.Ε. έχει άμεση πρόσβαση η
αρμόδια υπηρεσία του Ι.Κ.Α. σε κάθε περίπτωση.
5. Ο εργοδότης υποχρεούται να καταθέσει συμπληρωματικούς πίνακες προσωπικού ως προς τα μεταβληθέντα στοιχεία:
α)
για την πρόσληψη νέου εργαζομένου, το αργότερο την ίδια ημέρα της
πρόσληψης και πάντως πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο,
β)
για την αλλαγή ή τροποποίηση του ωραρίου ή την οργάνωση του χρόνου
εργασίας την ίδια μέρα ή το αργότερο εντός δύο (2) εργάσιμων ημερών από
την ημέρα αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου
εργασίας και
γ) για την αλλαγή νόμιμου εκπροσώπου της επιχείρησης ή
εκμετάλλευσης και για μεταβολή των αποδοχών των εργαζομένων εντός 15
μερών. Η κατάθεση συμπληρωματικών στοιχείων μπορεί γίνει γραπτά ή
ηλεκτρονικά.
6. Εφόσον η, πέραν του νόμιμου ωραρίου εργασίας, λειτουργία της επιχείρησης
εξασφαλίζεται διά διαδοχικής εναλλαγής περισσότερων της μιας ομάδων (βάρδιες) ή
σε περίπτωση επιχειρήσεων ή εκμεταλλεύσεων συνεχούς λειτουργίας με
εναλλασσόμενες ομάδες (βάρδιες) επιβάλλεται η κατάθεση προγράμματος δύο φορές
κατ' έτος (μία τουλάχιστον ανά εξάμηνο).
7. Ο έλεγχος του πίνακα προσωπικού γίνεται σε κάθε στάδιο από την κατάθεση μέχρι
τη διενέργεια επιθεωρήσεων στους χώρους εργασίας όπου ελέγχεται εξαντλητικά.
8.
Ο εργοδότης υποχρεούται να εφοδιάζει τους εργαζόμενους με αντίγραφο της
κατάστασης προσωπικού ή απόσπασμα αυτής όταν απασχολούνται εκτός της
έδρας ή του παραρτήματος της επιχείρησης..»
Η παράγραφος α' του άρθρου 9 της ΥΑ 29502/85/2014 αναφέρει επίσης τα εξής :
«α) Από 1/3/2013 εφαρμόζεται υποχρεωτικά η διαδικασία της ηλεκτρονικής υποβολής των εντύπων, πλην των περιπτώσεων:
i) των εργοδοτών που τους έχουν αποδοθεί από το ΙΚΑ- ΕΤΑΜ, περισσότερα από ένα ΑΜΕ (Αριθμός Μητρώου Εργοδότη),
ii) εργοδοτών που αντιμετωπίζουν αντικειμενική αδυναμία πρόσβασης στο ΠΣ ΣΕΠΕ - ΟΑΕΔ - ΙΚΑ-ΕΤΑΜ λόγω μη απογραφής τους στο ΙΚΑ ή απογραφής στο ΙΚΑ χωρίς ΑΦΜ,
iii) εργοδοτών που διαθέτουν ΑΜΟΕ (Αριθμός Μητρώου Οικοδομοτεχνικού Έργου).
Για τις περιπτώσεις αυτές συνεχίζεται η διαδικασία κατάθεσης των εντύπων του άρθρου 2 της παρούσης, ισχυουσών των προθεσμιών και της διαδικασίας που αφορούν τη χειρόγραφη υποβολή, με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή/και του ΟΑΕΔ, μέχρι τον ηλεκτρονικό συγχρονισμό του ΠΣ ΣΕΠΕ - ΟΑΕΔ - ΙΚΑ-ΕΤΑΜ. O προϊστάμενος της Διεύθυνσης Πληροφορικής του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας υποχρεούται να γνωστοποιήσει στις υπηρεσίες ΣΕΠΕ και ΟΑΕΔ την περάτωση του ηλεκτρονικού συγχρονισμού του ΠΣ ΣΕΠΕ- ΟΑΕΔ - ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, εξαιρούνται από την υποχρέωση να υποβάλλουν ηλεκτρονικά τα έντυπα οι ανωτέρω.»
Στη συνέχεια με την Αριθ. πρωτ.: 37917/122/25.8.2015 απόφαση του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Κοινωνικής Αλληλεγγύης, γνωστοποιήθηκε η ολοκλήρωση της διαδικασίας του ηλεκτρονικού συγχρονισμού του Πληροφοριακού Συστήματος «ΕΡΓΑΝΗ» (ΠΣ «ΕΡΓΑΝΗ») και εφεξής καθίσταται εφικτή η πρόσβασή του, από την Τέταρτη 02-09-2015, και η δυνατότητα ηλεκτρονικής υποβολής εντύπων για τις περιπτώσεις:
i) Εργοδοτών που τους έχουν αποδοθεί από το ΙΚΑ-ΕΤΑΜ περισσότερα από ένα ΑΜΕ (Αριθμός Μητρώου Εργοδότη)
ii) Εργοδοτών που είχαν απογραφεί, αρχικά, στο ΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ με λάθος ΑΦΜ και στη συνέχεια, παρόλο που είχε πραγματοποιηθεί σχετική διόρθωση του ΑΦΜ στο ΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, δεν καθίστατο εφικτή η πρόσβαση και ηλεκτρονική υποβολή εντύπων στο ΠΣ «ΕΡΓΑΝΗ», λόγω αδυναμίας ηλεκτρονικού συγχρονισμού των δύο Συστημάτων.
Διευκρινίζεται ότι συνεχίζουν να εξαιρούνται από την υποχρέωση της ηλεκτρονικής υποβολής των εντύπων και ως εκ τούτου θα πρέπει να ακολουθείται η διαδικασία κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία για τις εξής περιπτώσεις:
i) εργοδοτών που έχουν απογραφεί χωρίς ΑΦΜ στο ΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ (όπως συμβαίνει με τους διαχειριστές πολυκατοικιών).
ii) εργοδοτών που δεν έχουν την υποχρέωση απογραφής στο ΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ λόγω του ότι απασχολούν εργαζόμενους που δεν ασφαλίζονται στο ΙΚΑ-ΕΤΑΜ (π.χ. εργάτες γης) και
iii) εργοδοτών που διαθέτουν ΑΜΟΕ (Αριθμός Μητρώου Οικονομοτεχνικού Έργου).
Οι εξαιρέσεις αυτές για τους συγκεκριμένους εργοδότες ισχύουν μέχρι τον ηλεκτρονικό εκσυγχρονισμό του ΠΣ Εργάνη.
Χρόνος υποβολής πίνακα προσωπικού
Το χρονικό διάστημα υποβολής, όπως έχει τροποποιηθεί με την παράγραφο γ’ 1.ii του άρθρου 4 της με αρίθμ. 29502/85/01-09-2014 απόφαση του Υπουργού Εργασίας Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας, είναι από 01 Οκτωβρίου έως 21 Οκτωβρίου εκάστου έτους.Η προθεσμία αυτή μπορεί να παρατείνεται για κάθε έτος με απόφαση Υπουργού κατόπιν εκτίμησης των περιστάσεων.
Κατά την ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου Ε4 «Ετήσιος Πίνακας Προσωπικού», έχει προστεθεί η επιλογή «Προσυμπλήρωση εργαζομένων από τρέχουσα κατάσταση».
Μέσω της εν λόγω λειτουργίας δημιουργείται ο ετήσιος πίνακας προσωπικού βάσει των στοιχείων που προκύπτουν από την προηγούμενη υποβολή ετήσιου πίνακα προσωπικού 2016 και από τις ροές αναγγελιών (προσλήψεις, αποχωρήσεις, απολύσεις) που μεσολαβούν μέχρι την ημερομηνία υποβολής του νέου ετήσιου πίνακα 2017. Κατ' αυτόν τον τρόπο, διαμορφώνεται η τρέχουσα κατάσταση κάθε παραρτήματος και αποτυπώνεται ο αριθμός του συνόλου των εργαζομένων, βάσει βέβαια των στοιχείων που έχει δηλώσει στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ο εργοδότης.
Για τον λόγο αυτόν οι εξωτερικοί χρήστες, οφείλουν να ελέγξουν με ιδιαίτερη προσοχή τα προσυμπληρωμένα στοιχεία, πριν υποβάλουν τον ετήσιο πίνακα μέσω της ανωτέρω διαδικασίας, ώστε να διορθώσουν τυχόν λάθη ή παραλείψεις.
Ωστόσο θα παρέχεται η δυνατότητα, κατά την ηλεκτρονική υποβολή ετήσιου πίνακα προσωπικού ( έντυπο Ε4 ), να συμπληρώνει προαιρετικά το « Έντυπο Έρευνας Ανίχνευσης Αναγκών των Επιχειρήσεων σε Ειδικότητες και Δεξιότητες».
Από 01-10-2016 έχει τεθεί σε εφαρμογή η διασταύρωση στοιχείων εργαζομένων μέσω διασύνδεσης των συστημάτων της ΑΑΔΕ και του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ.
Συγκεκριμένα σε περίπτωση καταχωρήσεως λάθους στοιχείων το ΠΣ Εργάνη θα εμφανίζει σχετικό μήνυμα λάθους και δεν θα επιτρέπεται η οριστική υποβολή εντύπων εάν τα καταχωρηθέντα στοιχεία δεν ταυτίζονται με αυτά της ΑΑΔΕ. Η ΑΑΔΕ ήδη διαθέτει στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ διαδικτυακή υπηρεσία (web service) Πληροφοριών Μητρώου.
Συγκεκριμένα, η υπηρεσία αυτή, λαμβάνοντας ως παράμετρο εισόδου τον ΑΦΜ ενός Φυσικού ή Μη Προσώπου, επιστρέφει στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ πληροφορίες για τα ακόλουθα:
• τα βασικά στοιχεία του Φορολογούμενου (Φυσικό ή Μη Φυσικό Πρόσωπο)
• τα στοιχεία Επικοινωνίας (Διεύθυνση -Τηλέφωνο)
• τον εμπορικό Τίτλο της Επιχείρησης και τις Δραστηριότητες
• πρόσθετα στοιχεία Επιχειρήσεων (Φυσικά και Μη Φυσικά Πρόσωπα) .( Αριθ. πρωτ.: 41815/Δ.10.199/16.9.2016)
Η συμπλήρωση του εντύπου αυτού αποτελώντας μια πρώτη προσπάθεια ανίχνευσης των αναγκών του ιδιωτικού τομέα θα συνδράμει σημαντικά στην ανάπτυξη της επαγγελματικής εκπαίδευσης, στη στόχευση της κατάρτισης και στην ανάπτυξη του θεσμού της μαθητείας.
Για να επιτευχθεί η πλήρης και ακριβής απογραφή του εργατικού δυναμικού που απασχολείται με εξαρτημένη εργασία ιδιωτικού δικαίου σε οποιονδήποτε εργοδότη της χώρας υπάρχει και η επιλογή υποβολής Ε4 Ετήσιου Συμπληρωματικού πίνακα, ο οποίος κατατίθεται μόνο για απασχολούμενους που εργάζονταν την ώρα υποβολής του Ε4-Ετήσιου πίνακα αλλά δεν συμπεριλήφθηκαν σε αυτόν.(Αρ.πρ. 40990/50/25-2-2015)
Εννοείται ότι για την ηλεκτρονική υποβολή και του συμπληρωματικού ετήσιου πίνακα ισχύει η καθορισμένη προθεσμία κατάθεσης, δηλαδή έως και την 21 Οκτωβρίου.
Ως ημερομηνία υποβολής των εντύπων θεωρείται η ημερομηνία επιτυχούς ηλεκτρονικής καταχώρησης αυτών στο σύστημα με αυτόματη απόδοση στον αποστολέα-εργοδότη μοναδικού αριθμού πρωτοκόλλου.(29502/85/01-09-2014)
Διορθώσεις δεν μπορούν να γίνουν με νέα ηλεκτρονική υποβολή.
Εφόσον παρέλθει η συγκεκριμένη ημερομηνία , η ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου καθίσταται αδύνατη. Στην περίπτωση αυτή θα ακολουθείται η διαδικασία που προβλέπεται για την εκπρόθεσμη υποβολή εντύπων, δηλαδή η κατάθεση του εντύπου από τον εργοδότη με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία. Εν συνεχεία η υπηρεσία θα προβαίνει σε όλες τις νόμιμες ενέργειες αναφορικά με την εκπρόθεσμη κατάθεση. (29502/85/01-09-2014)
Σε περίπτωση μεταβολής αποδοχών η οποία συμπίπτει μέσα στο χρονικό διάστημα από 1 Οκτωβρίου έως και 21 Οκτωβρίου, αρκεί μόνον η ενημέρωση του Ετήσιου Πίνακα προσωπικού ( αρκεί να γίνει μέσα σε 15 ημέρες από την μεταβολή ) με τις νέες αποδοχές χωρίς την υποχρέωση υποβολής και του Πίνακα Τροποποίησης Αποδοχών.
Σύμφωνα με το ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι «Διάθεση της Απεικόνισης Τρέχουσας Κατάστασης και των στοιχείων εργαζομένων» και ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ «Μαζική Καταχώρηση στοιχείων του Εντύπου Ε4 «Πίνακα Προσωπικού» με χρήση αρχείου», διατίθεται εφαρμογή απεικόνισης της τρέχουσας κατάστασης και των στοιχείων των εργαζομένων καθώς και η μαζική καταχώρηση τους στο Έντυπο Ε4 «Πίνακα Προσωπικού» με τη χρήση αρχείου (*.xml) (Αριθ. πρωτ.: 41815/Δ.10.199/16.9.2016)
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι «Διάθεση της Απεικόνισης Τρέχουσας Κατάστασης και των στοιχείων εργαζομένων»
Στο μενού «Μητρώα» προστίθενται νέες επιλογές «Εργατικό Δυναμικό» και «ΑΦΜ βάσει ΓΓΔΕ» με την παρακάτω λειτουργικότητα,
i) «Εργατικό Δυναμικό»:
Ο χρήστης συμπληρώνει το «Παράρτημα» και αφού επιλέξει το πεδίο «Τρέχουσα Κατάσταση», δημιουργείται βάσει των στοιχείων που προκύπτουν από την προηγούμενη υποβολή του ετησίου πίνακα προσωπικού και από τις ροές αναγγελιών (προσλήψεις, αποχωρήσεις, απολύσεις) η τρέχουσα κατάσταση, στην οποία αποτυπώνονται οι ενεργοί εργαζόμενοι του συγκεκριμένου παραρτήματος.
ii) «ΑΦΜ βάσει ΓΓΔΕ»:
Ο χρήστης επιλέγει ως κριτήριο τον Α.Φ.Μ. του εργαζομένου και στη συνέχεια με κλικ στο πεδίο «Αναζήτηση» ανακαλούνται μέσω της διασύνδεσης με τη ΓΓΔΕ μόνο για το υπάρχον προσωπικό, τα εξής στοιχεία ανά εργαζόμενο: Επώνυμο, Όνομα, Πατρώνυμο, Μητρώνυμο, Υπηκοότητα και Ημερομηνία Γέννησης.
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ Μαζική Καταχώρηση στοιχείων του Εντύπου Ε4 «Πίνακα Προσωπικού» με χρήση αρχείου (*.xml)
- Ε4 ΕΤΗΣΙΟΣ
- Ε4 ΕΤΗΣΙΟΣ ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΟΣ
- Ε4 ΑΡΧΙΚΟΣ
- Ε4 ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΤΙΚΟΣ ΑΠΟΔΟΧΩΝ
- Ε4 ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΟΣ ΩΡΑΡΙΟΥ
Για την καταχώρηση των στοιχείων του αρχείου *.xml στο «ΕΡΓΑΝΗ» ο χρήστης πρέπει να επιλέξει από το μενού [ΒΟΗΘΗΤΙΚΑ] >> [Ομαδικές υποβολές] >> [Εισαγωγή από αρχείο]. «Εισαγωγή από Αρχείο» και συνέχεια στην οθόνη που ανοίγει, επιλέγει στο «Είδος κατάστασης» την λίστα με το είδος του εντύπου που θέλει να καταχωρίσει με ομαδική υποβολή.
Με κλικ στο κουμπί «Επιλογή Αρχείου» επιλέγει αρχείο σε μορφή *.xml, από το οποίο, μετά από κλικ στο κουμπί «Ενημέρωση», θα αντληθούν τα στοιχεία των ομαδικών υποβολών και θα εισαχθούν αυτόματα στο προς υποβολή έντυπο.
Μετά την ενημέρωση οι γνωστοποιήσεις για την ομαδική υποβολή του προς υποβολή εντύπου Ε4 βρίσκονται καταχωρημένες σε κατάσταση υποβολής «Προσωρινή» και θα πρέπει να αναζητηθούν αντίστοιχα στην κύρια οθόνη «Έντυπα ΣΕΠΕ»-«Καταστάσεις Προσωπικού»-«Αναζήτηση» για να υποβληθούν εξατομικευμένα ανά έντυπο, παράρτημα κλπ. (Αριθ. πρωτ.: 41815/Δ.10.199/16.9.2016)
Οδηγία συμπλήρωσης του εντύπου Ε4 : Πίνακας Προσωπικού
Η ηλεκτρονική υποβολή πραγματοποιείται στην διεύθυνση: https://eservices.yeka.gr/
Για την εισαγωγή στο σύστημα Εργάνη πληκτρολογούμε όνομα και κωδικό χρήστη που χρησιμοποιείτε στο ΟΠΣ ΙΚΑ−ΕΤΑΜ.
Για την υποβολή του πίνακα Ε4, επιλέγουμε «ΕΝΤΥΠΑ ΣΕΠΕ», «Καταστάσεις Προσωπικού» και ακολούθως το πεδίο «Εισαγωγή» ή εναλλακτικά :
Κάνουμε κατευθείαν εισαγωγή από την επιλογή «Για να καταχωρήσετε νέα Κατάσταση Προσωπικού, πατήστε εδώ:»
Υποχρεωτικά συμπληρώνεται,
Το παράρτημα :
Επιλέγεται το παράρτημα του εργοδότη για το οποίο υποβάλλεται πίνακας προσωπικού. Τα παραρτήματα που εμφανίζονται στη λίστα είναι αυτά που έχουν απογραφεί στο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα (ΟΠΣ) του ΙΚΑ.
Το είδος κατάστασης :
Ε4 ΕΤΗΣΙΟΣ
Κατατίθεται από 01 Οκτωβρίου έως 21 Οκτωβρίου κάθε έτους
Ε4 ΕΤΗΣΙΟΣ ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΟΣ
Δίνεται η δυνατότητα στους εργοδότες που έχουν υποβάλλει πίνακα «Ε4 ΕΤΗΣΙΟ» χωρίς να έχουν συμπεριλάβει το σύνολο του προσωπικού τους σε αυτόν, να υποβάλλουν έως και τις 21-10-120.. και «Ε4 ΕΤΗΣΙΟ ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΟ» μόνο για το προσωπικό που δεν είχε δηλωθεί στον πρώτο «Ε4 ΕΤΗΣΙΟ» πίνακα.
Ε4 ΑΡΧΙΚΟΣ
Σε περίπτωση σύστασης νέου παραρτήματος που απασχολεί προσωπικό εκτός του χρονικού διαστήματος υποβολής του Ετήσιου πίνακα προσωπικού, δηλαδή από 22/10 κάθε έτους έως 30/9 του επόμενου έτους, τότε και μόνο υποβάλλεται Αρχικός πίνακας προσωπικού για το παράρτημα αυτό. Ο Αρχικός πίνακας είναι ο πρώτος που υποβάλλεται ηλεκτρονικά για το προαναφερθέν χρονικό διάστημα και αφορά τις περιπτώσεις: i) μεταβολής των αποδοχών, ii) πρόσληψης νέου εργαζομένου και iii) αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας.
Για τους εργαζόμενους που προσλαμβάνονται κατά την έναρξη λειτουργίας του νέου παραρτήματος, θα αναγράφεται στο πεδίο «Παρατηρήσεις» του κάθε εργαζόμενου «Νέα Πρόσληψη», ενώ για τους εργαζόμενους που μεταφέρονται από άλλο παράρτημα θα αναγράφονται στο ίδιο πεδίο «Μεταφορά από ...» και ακολούθως τα στοιχεία της διεύθυνσης του Παραρτήματος από το οποίο μεταφέρθηκε.
Η υποβολή Αρχικού πίνακα αφορά την ηλεκτρονική υποβολή - και όχι τη διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία - και γίνεται με σκοπό να δοθεί η δυνατότητα ηλεκτρονικής υποβολής τροποποιητικών και συμπληρωματικών πινάκων, οι οποίοι συνδέονται πάντα με έναν ηλεκτρονικά υποβληθέντα Ετήσιο ή Αρχικό πίνακα προσωπικού.
Ε4 ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΤΙΚΟΣ ΑΠΟΔΟΧΩΝ
Αφορά την περίπτωση μεταβολής στοιχείων των ήδη υποβληθεισών αποδοχών των εργαζομένων.
Ε4 ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΟΣ ΩΡΑΡΙΟΥ
Αφορά πρόγραμμα ωραρίου ή οργάνωσης του χρόνου εργασίας: αποτελεί συνέχεια ήδη υποβληθέντος προγράμματος ωραρίου εργασίας είτε οργάνωσης του χρόνου εργασίας του οποίου η ισχύς έχει παρέλθει
Μετά την υποχρεωτική *συμπλήρωση του Παραρτήματος και το Είδος κατάστασης κάνουμε εισαγωγή.
Ε4 Κύρια οθόνη
Ε4 ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ - ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ
ΠΕΔΙΑ «ΕΦΚΑ»
Τα πεδία «ΕΠΩΝΥΜΙΑ», «Α.Μ.Ε.», «Α.Φ.Μ.», «Δ.Ο.Υ.», «Α/Α ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΟΣ ΚΑΤΑ ΙΚΑ», «ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ», «Τ.Κ.», «ΤΗΛΕΦΩΝΟ», «ΦΑΞ» και «E-MAIL» προκύπτουν μέσα από διασύνδεση με το ΟΠΣ του ΕΦΚΑ(πρώην ΙΚΑ). Σε περίπτωση μεταβολής των στοιχείων των παραπάνω πεδίων, ακολουθείται η από το ΕΦΚΑ καθορισμένη διαδικασία «Μεταβολή Στοιχείων Εργοδότη».
ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ
Εισάγονται τα πρώτα τέσσερα ψηφία του «ΚΩΔΙΚΟΥ ΑΡΙΘΜΟΥ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑΣ» που έχει αποδοθεί από το TAXISγια το συγκεκριμένο παράρτημα.
ΔΗΜΟΤΙΚΗ/ΤΟΠΙΚΗ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ
Επιλέγεται από λίστα η «ΔΗΜΟΤΙΚΗ/ΤΟΠΙΚΗ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ» σύμφωνα με το Ν.3852/2010 (Νόμος Καλλικράτη) όπου βρίσκεται το παράρτημα, αφού προηγουμένως επιλεγούν τιμές για τα πεδία «ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ», «ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ(ΠΡΩΗΝ ΝΟΜΟΣ)» και «ΔΗΜΟΣ».
ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΣΕΠΕ
Επιλέγεται από λίστα η Υπηρεσία του ΣΕΠΕ στην κατά τόπον αρμοδιότητα της οποίας υπάγεται το παράρτημα.
ΣΥΝΟΛΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ΣΕ ΟΛΗ ΤΗ ΧΩΡΑ
Συμπληρώνονται τα πεδία «Άνδρες», «Γυναίκες», «Ανήλικα» και «Σύνολο» για το σύνολο του απασχολούμενου προσωπικού στην ελληνική επικράτεια.
ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ
Σε αυτό το πεδίο παρακαλείστε να υποβάλλετε πληροφορίες που αφορούν το προς υποβολή έντυπο.
Ε4 ΕΡΓΟΔΟΤΗΣ - ΝΟΜΙΜΟΣ ΕΚΠΡΟΣΩΠΟΣ
ΠΕΔΙΑ «ΕΦΚΑ-ΙΚΑ»
Εισάγεται ο Α.Φ.Μ. του νομίμου εκπροσώπου και ελέγχεται. Εφόσον ο νόμιμος εκπρόσωπος είναι απογεγραμμένος στο ΕΦΚΑ( πρώην ΙΚΑ) και δεν έχει λήξει η θητεία του, τα πεδία «Α.Φ.Μ.», «ΕΠΩΝΥΜΟ», «ΟΝΟΜΑ», «ΟΝΟΜΑ ΠΑΤΕΡΑ», «Δ.Ο.Υ.», «ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΚΑΤΟΙΚΙΑΣ», «Τ.Κ.», «ΤΗΛΕΦΩΝΟ», «ΦΑΞ» και «E-MAIL» συμπληρώνονται αυτόματα μέσα από τη διασύνδεση με το ΟΠΣ του ΙΚΑ. Σε περίπτωση μεταβολής των στοιχείων των παραπάνω πεδίων, ακολουθείται η από το ΕΦΚΑ καθορισμένη διαδικασία «Μεταβολή Στοιχείων Εργοδότη».
ΔΗΜΟΤΙΚΗ/ΤΟΠΙΚΗ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ
Επιλέγεται από λίστα η ‘ΔΗΜΟΤΙΚΗ/ΤΟΠΙΚΗ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ’ του τόπου κατοικίας, αφού προηγουμένως επιλεγούν τιμές για τα πεδία‘ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ-‘ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ
ΕΝΟΤΗΤΑ(ΠΡΩΗΝ ΝΟΜΟΣ)’ και ‘ΔΗΜΟΣ’.
Ε4 ΤΕΧΝΙΚΟΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ - ΙΑΤΡΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ
Σε όλες τις επιχειρήσεις ανεξαρτήτως αριθμού εργαζομένων ο εργοδότης έχει την υποχρέωση να χρησιμοποιεί τις υπηρεσίες τεχνικού ασφάλειας. ΝΟΜΟΣ 3850/2010 άρ. 9 - άρ. 14
Στις επιχειρήσεις που απασχολούν 50 εργαζόμενους και άνω ο εργοδότης έχει την υποχρέωση να χρησιμοποιεί τις υπηρεσίες ιατρού εργασίας.Ν.3850/2010 άρ.8
ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ
Συμπληρώνονται τα στοιχεία «ΕΠΩΝΥΜΟ», «ΟΝΟΜΑ» και «Α.Φ.Μ.» του τεχνικού ασφάλειας (ΤΑ) και του ιατρού εργασίας (ΙΕ) που παρέχουν υπηρεσίες Ασφάλειας και Υγείας στο παράρτημα.
ΑΡΙΘΜΟΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ & ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΑΤΑΘΕΣΗΣ ΔΙΚ/ΚΩΝ
Αφορά την κατάθεση στην κατά τόπον αρμόδια Υπηρεσία ΚΕΠΕΚ ή Τμήμα Τεχνικής και Υγειονομικής Επιθεώρησης των δικαιολογητικών ορισμού ΤΑ και ΙΕ για τον έλεγχο του νομοτύπου της ανάθεσης. Το πεδίο συμπληρώνεται ως κείμενο πχ «8173/18-09-2017».
ΩΡΑΡΙΟ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ
Συμπληρώνεται το πρόγραμμα επισκέψεων του ΤΑ και του ΙΕ στο παράρτημα πχ «κάθε 3η Πέμπτη του μήνα 09:00 - 11:15».
Ε4 ΒΕΒΑΙΩΝ
Συμπληρώνονται τα προσωπικά στοιχεία του βεβαιούντος την ορθότητα των πάσης φύσεως καταβαλλόμενων μεικτών αποδοχών
Ε4 ΑΠΑΣΧΟΛΟΥΜΕΝΟΙ
Εισαγωγή Απασχολούμενων από αρχείο. Επισυναπτόμενο Αρχείο (xml):
Με κλικ στο κουμπί «Αναζήτηση» ή «Browse» επιλέγεται αρχείο σε μορφή *.xml, από το οποίο μετά από κλικ στο κουμπί «Προσθήκη από αρχείο» θα αντληθούν τα στοιχεία των εργαζομένων και θα εισαχθούν αυτόματα στον προς υποβολή πίνακα προσωπικού. Το αρχείο αυτό είναι αποθηκευμένο τοπικά στον υπολογιστή του υποβάλλοντος και έχει μορφή *.xml. Παρέχεται η δυνατότητα λήψης (download) ειδικής ανεξάρτητης εφαρμογής από την αρχική οθόνη του Πληροφοριακού Συστήματος, με τη χρήση της οποίας καταχωρούνται τοπικά τα στοιχεία των εργαζομένων και παράγεται το σχετικό αρχείο σε μορφή *.xml. Εναλλακτικά, στις περιπτώσεις που το αρχείο *.xml παράγεται από λογισμικό τρίτων, μπορείτε να κατεβάσετε από το ίδιο σημείο το σχήμα (*.xsd) του αρχείου.
Τα στοιχεία των απασχολούμενων είναι προ-συμπληρωμένα όταν προηγουμένως έχει γίνει η επιλογή «Ε4 - Αναπαραγωγή από Προηγούμενη Υποβολή»
On-Line Καταχώρηση στοιχείων εργαζομένων
Κάνοντας κλικ στο κουμπί «Αποθήκευση», ανοίγει κάθε φορά η καρτέλα συμπλήρωσης στοιχείων νέου εργαζόμενου.
Α.Φ.Μ. - Α.Μ.Κ.Α. - ΑΡΙΘΜΟΣ ΜΗΤΡΩΟΥ ΙΚΑ
Ο «Α.Φ.Μ.» και ο «Α.Μ.Κ.Α.» είναι υποχρεωτικά πεδία και ως εκ τούτου είναι αδύνατη η καταχώρηση εργαζομένου στον πίνακα προσωπικού όταν αυτός δεν διαθέτει και τους δύο αυτούς μοναδιαίους αριθμούς.
Αντίθετα η συμπλήρωση του πεδίου «ΑΡΙΘΜΟΣ ΜΗΤΡΩΟΥ ΙΚΑ» είναι προαιρετική διότι δεν είναι όλοι οι εργαζόμενοι ασφαλισμένοι στο ΙΚΑ.
Αμέσως μετά τη συμπλήρωση του πεδίου «Α.Φ.Μ.» καταχωρούνται αυτόματα από την εφαρμογή τα λοιπά προσωπικά στοιχεία του εργαζομένου με την προϋπόθεση ότι ο εργοδότης έχει υποβάλει ηλεκτρονικά για το συγκεκριμένο εργαζόμενο άλλο έντυπο για οποιοδήποτε παράρτημα.
ΕΙΔΙΚΟΤΗΤΑ
Συμπληρώνεται με ελεύθερο κείμενο η ειδικότητα του εργαζόμενου.
ΠΡΟΣΟΧΗ: Δεν συμπληρώνεται κωδικός ειδικότητας.
ΩΡΕΣ ΕΝΑΡΞΗΣ & ΛΗΞΗΣ - ΗΜΕΡΕΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ & ΩΡΕΣ ΔΙΑΛΕΙΜΜΑΤΟΣ - ΔΙΑΚΟΠΗΣ
Συμπληρώνεται το ωράριο και η οργάνωση του χρόνου εργασίας. Δίνεται επιπλέον η δυνατότητα το ωράριο και η οργάνωση του χρόνου εργασίας να υποβληθούν με επισυναπτόμενο αρχείο μορφής *.pdf. Σε τέτοια
περίπτωση τα δύο πεδία πρέπει να είναι κενά, να είναι επιλεγμένο (τσεκαρισμένο) το πεδίο «ΚΑΤΑΘΕΣΗ ΩΡΩΝ ΕΝΑΡΞΗΣ & ΛΗΞΗΣ-ΗΜΕΡΕΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ, ΩΡΕΣ ΔΙΑΛΕΙΜΜΑΤΟΣ-ΔΙΑΚΟΠΗΣ ΜΕ
ΕΠΙΣΥΝΑΠΤΟΜΕΝΟ ΑΡΧΕΙΟ» και να προσδιορίζεται το σχετικό αρχείο στο πεδίο «Επισυναπτόμενο αρχείο» στο κάτω μέρος της οθόνης.
ΣΥΝΟΛΟ ΜΕΙΚΤΩΝ ΑΠΟΔΟΧΩΝ & ΩΡΟΜΙΣΘΙΟ
Εργατοτεχνίτης:
«Μικτές αποδοχές» = «Εβδομαδιαίες ώρες» x 4,333 x «Ωρομίσθιο»
Υπάλληλος:
«Μικτές αποδοχές» = «Εβδομαδιαίες ώρες» x 4,166 x «Ωρομίσθιο»
Μετά την συμπλήρωση και αποθήκευση των στοιχείων για όλους τους εργαζόμενους επιλέγουμε το κουμπί «Επιστροφή στον Πίνακα»το οποίο εμφανίζει το σύνολο των εργαζομένων με τα συμπληρωμένα στοιχεία, αφού
γίνει ένας επιπλέον έλεγχος για την ορθότητα των στοιχείων που καταχωρήθηκαν προχωράμε στην Υποβολή του Πίνακα και στην εκτύπωση του.
Προσοχή : Ο πίνακας προσωπικού/ωρών εργασίας, πρέπει να είναι ανηρτημένος σε εμφανές σημείο του χώρου εργασίας. Ν. 2874/2000 άρ.16