ΠΟΛ.1034/7.2.2001 Τήρηση της μηνιαίας κατάστασης του βιβλίου αποθήκης ή του βιβλίου αποθήκης σε οπτικό δίσκο τεχνολογίας

Αθήνα, 7 Φεβρουαρίου 2001
Αρ. Πρωτ.: 1013521/116/0015

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ
ΓΕΝΙΚΗ Δ/ΝΣΗ ΦΟΡΟΛΟΓΙΑΣ
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ 15η ΒΙΒΛΙΩΝ & ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ
ΤΜΗΜΑ Α'
Πληροφορίες: Μ. Σταρά
Τηλέφωνο: 3627090, 3638389

ΠΟΛ.: 1034

ΘΕΜΑ: Τήρηση της Μηνιαίας κατάστασης του βιβλίου αποθήκης ή του βιβλίου αποθήκης σε οπτικό δίσκο (CD ROM τεχνολογίας WORM).

Εχοντας υπόψη:

1. Τις διατάξεις της υποπερ. γστ και της περ. στ του άρθρου 38 του ΚΒΣ (Π.Δ.186/1992).

2. Την υπ αριθ. 1039386/441/Α0006/21.4.2000 (ΦΕΚ 571/Β) κοινή απόφαση του Πρωθυπουργού και του Υπουργού Οικονομικών για ανάθεση αρμοδιοτήτων Υπουργού Οικονομικών στους Υφυπουργούς Οικονομικών.

3. Το νέο οργανωτικό πλαίσιο ελέγχου του Υπουργείου Οικονομικών (Εθνικό Ελεγκτικό Κέντρο, Ελεγκτικά Κέντρα, ΣΔΟΕ, TAXIS, ESCORT).

4. Την ανάγκη περαιτέρω διεύρυνσης του μέτρου περιορισμού των θεωρούμενων βιβλίων και στοιχείων, η οποία θεώρηση συνεπάγεται ιδιαίτερα μεγάλο κόστος για τις ΔΟΥ, αλλά και για τις επιχειρήσεις, στα πλαίσια απλοποίησης των φορολογικών διαδικασιών και των νέων συνθηκών που έχουν διαμορφωθεί τόσο στον τομέα οργάνωσης των φορολογικών υπηρεσιών, όσο και των επιχειρήσεων.

5. Τέλος, ότι η απόφαση δεν προκαλεί δαπάνη σε βάρος του κρατικού προϋπολογισμού.

Αποφασίζουμε

Παρέχεται η δυνατότητα στους επιτηδευματίες από 1.3.2001 να μην εκτυπώνουν τη μηνιαία κατάσταση του βιβλίου αποθήκης που ορίζεται από τις διατάξεις της παρ. 1 του άρθρου 24 ή το θεωρημένο βιβλίο αποθήκης, εφόσον τα δεδομένα τους αποθηκεύονται σε οπτικό δίσκο (CDROM τεχνολογίας WORM) ο οποίος σημαίνεται (θεωρείται) και προστατεύεται από επιπλέον προσπάθειες εγγραφής, ώστε να διασφαλίζονται οι πληροφορίες που περιέχονται σ αυτόν, ως ακολούθως:

1. Αρμόδια υπηρεσία για την διαδικασία σήμανσης των οπτικών δίσκων (CDROM) είναι η ΔΟΥ στην οποία υπάγεται η επιχείρηση για τη θεώρηση βιβλίων και στοιχείων.

2. Ως σήμανση νοείται η επικόλληση επί του οπτικού δίσκου (CDROM) κυκλικής ετικέτας, η οποία πριν από κάθε χρησιμοποίηση πρέπει να θεωρείται (διάτρηση από τα ειδικά μηχανήματα της ΔΟΥ) στην αρμόδια ΔΟΥ.

3. Για τη διαδικασία θεώρησης (σήμανσης) εφαρμόζεται αναλογικά η διαδικασία θεώρησης βιβλίων και στοιχείων και ειδικότερα:

3.1. Στο σημείωμα θεώρησης ΚΒΣ (Εντυπο Β1) και στον πίνακα που αναφέρεται στα έντυπα που χρησιμοποιούνται για τα βιβλία (Πίνακας β) αναγράφεται ως είδος "ετικέτες σήμανσης CDROM μηνιαίας κατάστασης βιβλίου αποθήκης" ή "ετικέτες σήμανσης CDROM βιβλίου αποθήκης", ακολούθως στις στήλες από ?? έως ?? ο αύξων αριθμός του πρώτου και του τελευταίου CD, όπως αυτός προκύπτει από τις θεωρούμενες ετικέτες σήμανσης.

Η αρίθμηση των CD είναι ενιαία τουλάχιστον ανά διαχειριστική περίοδο.

3.2. Για τη σήμανση των οπτικών δίσκων (CDROM) χρησιμοποιούνται ειδικές αυτοκόλλητες ετικέτες σχήματος κυκλικού δακτυλίου, αντίστοιχου προς τις διαστάσεις του οπτικού δίσκου. Οι ετικέτες επικολλούνται μετά τη διάτρησή τους στην άνω επιφάνεια του οπτικού δίσκου από τον επιτηδευματία και στη συνέχεια η επικόλληση αυτών ελέγχεται από τον υπεύθυνο για τη θεώρηση υπάλληλο του ΚΒΣ. Κάθε προσπάθεια αποκόλλησης της ετικέτας, θεωρείται ως προσπάθεια αλλοίωσης του περιεχομένου του οπτικού δίσκου.

3.3. Στη μία άκρη της ετικέτας τίθεται, πριν τη θεώρηση, η σφραγίδα με τα πλήρη στοιχεία της επιχείρησης (επωνυμία, ΑΦΜ κ.λπ.), ο τίτλος "Μηνιαία Κατάσταση Βιβλίου Αποθήκης" ΚΑΤ.Β.ΑΠ ή "Βιβλίο Αποθήκης" Β.ΑΠΟΘ., ο αύξων αριθμός της ετικέτας, καθώς και η πράξη θεώρησης η οποία υπογράφεται από τον προϊστάμενο της ΔΟΥ ή τον εξουσιοδοτημένο προς τούτο υπάλληλο και σφραγίζεται με την υπηρεσιακή σφραγίδα της ΔΟΥ.

Ειδικά για τις ΔΟΥ οι οποίες έχουν ενταχθεί στο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Φορολογίας (TAXIS), η αυτοκόλλητη ετικέτα που εκτυπώνεται από το υποσύστημα ΚΒΣ για τη θεώρηση, όπως καθορίστηκε η διαδικασία αυτή από την υπ αριθ. 1027421/ΠΟΛ.1078/24.2.1998 ΑΥΟ (ΦΕΚ 193/Β), θα επικολλάται επί του οπτικού δίσκου. Σε περίπτωση που δεν είναι εφικτό κάτι τέτοιο, λόγω χώρου, αυτή θα επικολλάται στο αντίστοιχο σημείωμα θεώρησης, κατ αναλογία των οριζόμενων στην προαναφερόμενη υπουργική απόφαση.

4. Τα δεδομένα της μηνιαίας κατάστασης του βιβλίου αποθήκης ή του βιβλίου αποθήκης τα οποία απομνημονεύονται, είναι αυτά τα οποία ορίζονται με τις κατ ιδίαν διατάξεις του ΚΒΣ, με επιπλέον αναγραφή για κάθε μήνα του αριθμού των μερίδων των κινηθέντων ειδών που περιλαμβάνονται.

Σε κάθε οπτικό δίσκο απομνημονεύονται τα δεδομένα ενός (1) μόνο μήνα, δηλαδή για κάθε μήνα υπάρχει και ένας (1) τουλάχιστον οπτικός δίσκος, στον οποίο εγγράφονται τα δεδομένα μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα από εκείνον που αφορούν. Επί μη επιτυχημένης εγγραφής του CD, θα αρχειοθετείται το κατεστραμμένο CD και θα γίνεται νέα εγγραφή σε άλλο θεωρημένο CD.

5. Τα δεδομένα της μηνιαίας κατάστασης του βιβλίου αποθήκης ή το βιβλίο αποθήκης των υποκαταστημάτων που βρίσκονται πάνω από 50 χλμ. και σε άλλο Νομό από την έδρα, μπορεί να καταγράφονται μόνο στον οπτικό δίσκο που τηρείται στην έδρα, με την προϋπόθεση ότι υπάρχει απευθείας σύνδεση μεταξύ κεντρικού και υποκαταστήματος και είναι δυνατή άμεσα η ανάγνωση και η εκτύπωση του περιεχομένου του οπτικού δίσκου μέχρι και το μήνα που είναι εγγεγραμμένος.

6. Οι οπτικοί δίσκοι φυλάσσονται στο χρόνο διαφύλαξης των βιβλίων και τα στοιχεία επί του σκληρού δίσκου παραμένουν αναλλοίωτα μέχρι το κλείσιμο του ισολογισμού.

7. Στο λογισμικό που χρησιμοποιεί η επιχείρηση θα πρέπει να προστεθεί και δυνατότητα ανάγνωσης των αποθηκευμένων δεδομένων του CD (μηνιαίας κατάστασης βιβλίου αποθήκης ή βιβλίου αποθήκης) και εκτύπωσης αυτών (όλων ή μερικών) όταν ζητείται από τον έλεγχο.

8. Επί μη τήρησης ή πλημμελούς τήρησης, επί μη διαφύλαξης του οπτικού δίσκου ή μη ανάγνωσης αυτού, αλλοίωσης του περιεχομένου του, έχουν εφαρμογή οι αντίστοιχες κυρώσεις που επιβάλλονται για τη μηνιαία κατάσταση του βιβλίου αποθήκης ή για το βιβλίο αποθήκης, την τήρηση των οποίων υποκαθιστούν οι οπτικοί δίσκοι.

9. Η απόφαση αυτή να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.