ΠΟΛ.1143/23.12.2003 Περί κλεισίματος των βιβλίων των Υπολόγων Διαχειριστών του Δημοσίου, των Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου καθώς και των Νομικών Προσώπων Ιδιωτικού Δικαίου εφ όσον επιχορηγούνται ή χρηματοδοτούνται από το Δημόσιο ή την Ευρωπαϊκή Ένωση, οικονομικού έτους 2003.

Αθήνα, 23 Δεκεμβρίου 2003
Αριθμ.Πρωτ.: 1114897/3323/1512Α

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ
ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΟIΚΟΝ/ΚΗΣ ΕΠΙΘ/ΣΗΣ
Δ/ΝΣΗ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ Δ.Δ., Ν.Π. & Δ.Ε.Κ.Ο.
ΤΜΗΜΑ ΑΆ

ΠΟΛ 1143

ΘΕΜΑ: Περί κλεισίματος των βιβλίων των Υπολόγων Διαχειριστών του Δημοσίου, των Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου καθώς και των Νομικών Προσώπων Ιδιωτικού Δικαίου εφ΄ όσον επιχορηγούνται ή χρηματοδοτούνται από το Δημόσιο ή την Ευρωπαϊκή Ένωση, οικονομικού έτους 2003.

ΣΧΕΤ: α) Οι διατάξεις του άρθρου 58 του Ν.2362/1995 περί Δημοσίου Λογιστικού, Ελέγχου των δαπανών του Κράτους και άλλες διατάξεις.

β) Το Π.Δ. 167/96 Τροποποίηση διατάξεων του Π.Δ. 284/88 «Οργανισμός Υπουργείου Οικονομικών» (Α. 128) και Συγκρότηση Γενικών Διευθύνσεων".

γ) Το Π.Δ. 211/96 (Φ.Ε.Κ. 166/Α) "Σύσταση Οικονομικών Επιθεωρήσεων".

δ) Η αριθμ. 1018049/281/208Α/9-2-98 Απόφαση του Υφυπουργού των Οικονομικών.

ε) Το άρθρο 20 παράγραφος 26 του Ν. 2459/1997 (Φ.Ε.Κ. 17/Α).

στ) Το άρθρο 8 του Ν.Δ. 496/74 " Περί Λογιστικού των Ν.Π.Δ.Δ..

ζ) Το άρθρο 11 παρ. 14 και 15 του Ν.2954/2001 (Φ.Ε.Κ.255/2-11-2001) Φορολογικές ρυθμίσεις, αμοιβαία κεφάλαια, συμπλήρωση της χρηματιστηριακής νομοθεσίας και άλλες διατάξεις.

η) Η απόφαση αριθμ. 1113926/1557/Α0006/11-12-2001 απόφαση Υπουργού Οικονομικών (ΦΕΚ1703τ.Β'/18-12-2001) Μεταβίβαση της εξουσίας να υπογράφουν Με Εντολή Υπουργού" στο Γενικό Γραμματέα του Υπουργείου Οικονομικών κ.λπ.

Α. ΓΕΝΙΚΑ

Με τη λήξη κάθε οικονομικού έτους, γίνεται το κλείσιμο των βιβλίων όλων των Δημοσίων διαχειρίσεων (χρηματικού και υλικού), των διαχειρίσεων των Ν.Π.Δ.Δ. καθώς και των Ν.Π.Ι.Δ., εφ'όσον αυτά επιχορηγούνται ή χρηματοδοτούνται από το Δημόσιο ή την Ευρωπαϊκή Ένωση.

Το κλείσιμο όλων των διαχειρίσεων γίνεται υποχρεωτικά την 31 Δεκεμβρίου εκάστου έτους (άρθρο 11 παρ. 14 και 15 Ν.2954/2001 (Φ.Ε.Κ.255/2-11-2001).

Με τη [δ] σχετική Υπουργική Απόφαση εξουσιοδοτούνται οι Προϊστάμενοι των υπολόγων διαχειριστών να θεωρήσουν το κλείσιμο των βιβλίων των προαναφερόμενων διαχειρίσεων.

Στην περίπτωση που συμπίπτει το πρόσωπο του Προϊσταμένου και του υπολόγου, η θεώρηση ενεργείται από υπάλληλο που ορίζεται από την αμέσως Προϊσταμένη αυτού Αρχή ή την Υπηρεσία που επιχορήγησε ή χρηματοδότησε το Ν.Π. Στις διαχειρίσεις του Υπουργείου Οικονομίας και Οικονομικών ο υπάλληλος ορίζεται από τον Προϊστάμενο της αρμόδιας Δ/νσης Οικονομικής Επιθεώρησης (σχετ. η αριθμ. 1115093/1378/Α0006/17-12-2001 - Φ.Ε.Κ.1720/Β721-12-2001 απόφαση Υφυπουργού Οικονομικών περί μεταβίβασης αρμοδιοτήτων, καθώς και εξουσίας να υπογράφουν «Με Εντολή Υφυπουργού», στο Γενικό Γραμματέα του Υπουργείου Οικονομικών, στο Γενικό Γραμματέα Πληροφοριακών Συστημάτων, στον Ειδικό Γραμματέα του Σ.Δ.Ο.Ε., στους Γενικούς Διευθυντές και στους Προϊσταμένους Διευθύνσεων, Τμημάτων και Αυτοτελών Γραφείων της Κεντρικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Οικονομικών).

Εξαίρεση της ανωτέρω διαδικασίας του κλεισίματος των βιβλίων από τους Προϊσταμένους των υπολόγων αποτελούν οι διαχειρίσεις των Ν.Π.Δ.Δ. και των Ν.Π.Ι.Δ. που δεν έχουν υπηρεσίες ή υπαλλήλους ή υπαλληλική ιεραρχία και η συγκρότηση τους εξαντλείται σε αυτό τούτο το Συλλογικό Όργανο. Η θεώρηση και το κλείσιμο των βιβλίων τους θα γίνεται από όλα τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου. (Σχετική για το θέμα αυτό είναι η υπ. αριθμ. 2518/23-9-96 Γνωμοδότηση του Γραφείου Νομικού Συμβούλου του Υπουργείου Εθνικής Παιδείας και θρησκευμάτων, που έγινε αποδεκτή από τον οικείο Υπουργό στις 16-10-1996 και αναφέρεται στο κλείσιμο των βιβλίων των Σχολικών Επιτροπών του Ν. 1894/1990).

Δεν θεωρούνται και δεν κλείνονται τα βιβλία των υπολόγων διαχειριστών των Παγίων Προκαταβολών και των Χ.Ε.Π.

Κατόπιν των ανωτέρω, παρακαλούμε όπως ορίσετε έγκαιρα τους υπαλλήλους αυτούς και παρακολουθήσετε με ιδιαίτερη φροντίδα και προσοχή την εκτέλεση αυτής της εργασίας για την πιστή εφαρμογή των οδηγιών που δινονται πιο κάτω.

Επειδή στο παρελθόν παρατηρήθηκε καθυστέρηση στο κλείσιμο των βιβλίων από υπαιτιότητα των υπολόγων, οι οποίοι δεν ενημέρωσαν έγκαιρα τα σχετικά βιβλία, θα πρέπει, μόλις λάβετε την παρούσα, να επιστήσετε, με επείγουσα δικής σας διαταγή, την προσοχή όλων των υπολόγων χρηματικού υλικού της διακιοδοσίας σας, για την πλήρη ενημέρωση των βιβλίων την 31η Δεκεμβρίου 2003, ώστε να είναι δυνατή η άμεση θεώρηση τους.

Β. ΓΕΝΙΚΕΣ ΟΔΗΓΙΕΣ ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ

1) Ενέργειες για το κλείσιμο

Πρώτα θα κλειστούν όλα τα βιβλία κάθε διαχείρισης, δηλαδή τα βιβλία: Ταμείου, Ημερολογίου, Καθολικού, Αποθήκης, Ενσήμων και κάθε άλλου είδους δημόσιου υλικού, θα εξαχθούν τα υπόλοιπα των λογαριασμών των διαχειρίσεων που βρίσκονται στις Τράπεζες ή στο Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο και θα εξακριβωθούν από επίσημο έγγραφο ή δελτίο της Τράπεζας από το οποίο θα φαίνεται η κίνηση των λογαριασμών. θα θεωρηθούν τα στελέχη των γραμματίων είσπραξης των χρηματικών ενταλμάτων πληρωμής και γενικά κάθε στοιχείο με το οποίο ενεργείται η χρέωση και η πίστωση των υπολόγων. Ύστερα, κάτω από την τελευταία εγγραφή των βιβλίων, που αναφέρονται, πιο πάνω, καθώς και στο πίσω μέρος των στοιχείων, με τα οποία ενεργείται η χρεωπίστωση των υπολόγων, θα γραφεί η λέξη "ΘΕΩΡΗΘΗΚΕ", η ημερομηνία που πράγματι κλείστηκαν τα βιβλία και, τέλος, η υπογραφή του Προϊσταμένου ή του υπαλλήλου που τα θεώρησε.

Όπου τηρείται μηχανογραφικό σύστημα και τα βιβλία τηρούνται μηχανογραφικά, θα θεωρούνται οι αντίστοιχες εκτυπώσεις.

2) Πρωτόκολλο κλεισίματος

Οι πιο πάνω πράξεις θα αναφέρονται στο πρωτόκολλο κλεισίματος, που θα συντάσσεται σε τρία (3) αντίτυπα, εκτός των παρακάτω Ν.Π.Δ.Δ. και των επιχορηγούμενων Ν.Π.Ι.Δ., των οποίων το πρωτόκολλο θα συντάσσεται σε τέσσερα (4) αντίτυπα. Το τέταρτο αντίτυπο θα στέλνεται στο Γ.Λ. Κράτους, Δ/νση 39η Ν.Π.Δ.Δ., Τμήμα Γ', Πανεπιστημίου 37- Τ.Κ.Τ01 65, Αθήνα.

α) Α.Ε.Ι. - Τ.Ε.Ι.

β) Νοσοκομεία

γ) Ιδρύματα Πρόνοιας

δ)Ο.Τ.Α.Α'καιΒ' Βαθμού

ε) Ερευνητικά Ιδρύματα

στ) Ασφαλιστικά Ταμεία

Το ως άνω αντίτυπο θα υπογράφεται από τον υπάλληλο που τα θεώρησε και τον υπόλογο διαχειριστή.

Το πρωτόκολλο θα πρέπει απαραιτήτως να αναφέρει:

α) Το χρηματικό υπόλοιπο του προηγουμένου οικονομικού έτους.

β) Τα συνολικά ποσά χρέωσης και πίστωσης όλων των Γενικών Λογαριασμών καθώς και τα υπόλοιπα τους, προκειμένου δε για διαχ/ση υλικών θα σημειώνονται χωριστά, για κάθε είδος, οι ποσότητες που εισήχθησαν και εξήχθησαν, καθώς και τα υπόλοιπα τους ή το λογιστικό αποτέλεσμα αυτών.

γ) Το Ταμειακό υπόλοιπο θα αναλύεται σε ποσό που βρίσκεται στα χέρια του υπολόγου διαχειριστή, σε ποσό που βρίσκεται κατατεθειμένο στην Τράπεζα της Ελλάδος ή σε άλλο Πιστωτικό Ίδρυμα, που θα επιβεβαιώνεται από αντίγραφο του σχετικού λογαριασμού της Τράπεζας. Για το ποσό που βρίσκεται στα χέρια του υπολόγου, θα πρέπει να αιτιολογείται πλήρως η ανάγκη που επιβάλλει τη μη κατάθεση του στην Τράπεζα και σε καμιά περίπτωση δεν πρέπει να είναι ανώτερο των 1.467 Ευρώ έως 2.935 Ευρώ του ταμειακού υπολοίπου, κατά περίπτωση.

δ) Τα βιβλία που κλείστηκαν, τον αριθμό των τίτλων που εκδόθηκαν π.χ. ενταλμάτων, γραμματίων κ.λπ. και τον αύξοντα αριθμό τους (από ...... μέχρι........) και

ε) Αν ο διαχειριστής έχει ή όχι άλλη διαχ/ση και εφ 'όσον έχει, αν κλείσθηκαν τα βιβλία της επισυνάπτοντας και σχετική υπεύθυνη δήλωση του.

3) Υποβολή πρωτοκόλλων

Το ένα από τα αντίτυπα των πρωτοκόλλων αυτών θα το πάρει ο υπόλογος διαχειριστής, για να το επισυνάψει μαζί με τα άλλα παραστατικά στοιχεία της διαχείρισης του στο Ελεγκτικό Συνέδριο ή στον αρμόδιο Πάρεδρο του Ελεγκτικού Συνεδρίου, εφ'όσον υποχρεούται εκ του Νόμου σε κατασταλτικό έλεγχο, ή στην Υπηρεσία που χρηματοδότησε ή επιχορήγησε το Ν.Π., μαζί με τον απολογισμό της όλης επιχορήγησης ή χρηματοδότησης.

Το δεύτερο αντίτυπο παραμένει στο αρχείο του υπολόγου διαχειριστή και το τρίτο αντίτυπο υποβάλλεται, μέσω της Υπηρεσίας του υπολόγου, στην αρμόδια Διεύθυνση της Οικονομικής Επιθεώρησης του Υπουργείου Οικονομικών, η οποία θα φροντίσει για τη φύλαξη τους για δέκα (10) έτη από τη λήξη του οικονομικού έτους στο οποίο αναφέρονται, ως κάτωθι:

Α. Οι υπηρεσίες υπολόγων των Νομών Αττικής, Κυκλάδων, αποστέλλουν στις Δ/νσεις Οικονομικών Επιθεωρήσεων Αθηνών, Πειραιώς, Ανατολικής και Δυτικής Αττικής αντίστοιχα, Κολωνού 2 - Τ.Κ. 104 37 ΑΘΗΝΑ.

Β. Των Νομών θεσσαλονίκης και Πιερίας, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης θεσσαλονίκης, Νικ. Ουρανού 15 - Τ.Κ. 546 27 ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ.

Γ. Των Νομών Σερρών, Χαλκιδικής, Κιλκίς, Πέλλας και Ημαθίας στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Υπολοίπου Κεντρικής Μακεδονίας, Νικ. Ουρανού 15 - Τ.Κ. 546 27 ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ.

Δ. Των Νομών Έβρου, Ροδόπης, Ξάνθης, Δράμας και Καβάλας, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Ανατολικής Μακεδονίας και Θράκης, Μερ. Σερρών 46 Τ.Κ. 691 00 ΚΟΜΟΤΗΝΗ.

Ε. Των Νομών Φλώρινας, Κοζάνης, Καστοριάς και Γρεβενών, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Δυτικής Μακεδονίας, Μουράτη 3 - Τ.Κ. 501 00 ΚΟΖΑΝΗ.

ΣΤ. Των Νομών Ιωαννίνων, Αρτας, Θεσπρωτίας και Πρέβεζας, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Ηπείρου Ν. Ζέρβα 28-30 -Τ.Κ. 453 32 ΙΩΑΝΝΙΝΑ.

Ζ. Των Νομών Λάρισας, Μαγνησίας, Τρικάλων και Καρδίτσας, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Θεσσαλίας, Αλεξ. Παναγούλη 66 - Τ.Κ. 411 10 ΛΑΡΙΣΑ.

Η. Των Νομών Κέρκυρας, Λευκάδας, Κεφαλληνίας και Ζακύνθου, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Ιονίων Νήσων, θέση ΑΛΥΚΕΣ Ποταμού - Τ.Κ. 491 00 ΚΕΡΚΥΡΑ.

θ. Των Νομών Αιτωλοακαρνανίας, ΑχαΓας και Ηλείας, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Δυτικής Ελλάδας, Κτίριο Λιμένα - Τ.Κ. 261 10 ΠΑΤΡΑ.

Ι. Των Νομών Φθιώτιδας, Ευρυτανίας, Φωκίδας, Βοιωτίας και Ευβοίας, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Στερεάς Ελλάδας, Όθωνος 57 - Τ.Κ. 351 00 ΛΑΜΙΑ.

ΙΑ. Των Νομών Κορινθίας, Αργολίδας, Αρκαδίας, Μεσσηνίας και Λακωνίας, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Πελοπονήσσου, Πλατεία Κολοκοτρώνη 22 - Τ.Κ. 221 00 ΤΡΙΠΟΛΗ.

IB. Των Νομών Λέσβου, Χίου και Σάμου, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Βορείου Αιγαίου, Βουρνάζων 2 - Τ.Κ. 811 00 ΜΥΤΙΛΗΝΗ.

ΙΓ. Των Νομών Χανίων, Ρεθύμνης, Ηρακλείου και Λασιθίου, Δωδεκανήσου στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης. Κρήτης, Ιδομενέως 28 - Τ.Κ. 712 02 ΗΡΑΚΛΕΙΟ ΚΡΗΤΗΣ.

4) Διαχειρίσεις Δημοσίων Οικονομικών Υπηρεσιών (Α.Ο.Υ.)

Επιθυμούμε να τονίσουμε ότι, για τις διαχειρίσεις των Δ.Ο.Υ., τα πρωτόκολλα κλεισίματος των βιβλίων τους συντάσσονται σε πέντε (5) αντίτυπα και αποτελούν απαραίτητα δικαιολογητικά των ετησίων λογαριασμών που υποβάλλονται στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Επιβάλλεται λοιπόν το σχετικό κλείσιμο να γίνεται έγκαιρα, για να μην καθυστερεί η υποβολή των λογαριασμών αυτών.

Κατά το κλείσιμο των βιβλίων των Δ.Ο.Υ. θα θεωρηθούν και θα κλειστούν μαζί με τα βιβλία της διαχείρισης και τα βιβλία των αρμοδίων Γραφείων Παρακαταθηκών και θα συνταχθεί, για τη διαχείριση αυτή, ιδιαίτερο πρωτόκολλο με πίνακες μετρητών και αυτούσιων παρακαταθηκών σε τρία (3) αντίτυπα, από τα οποία το ένα θα υποβληθεί απ'ευθείας στην εδώ Κεντρική Διεύθυνση του Ταμείου Παρακαταθηκών και Δανείων (Προϊστάμενο Γραφείου Ελεγκτικού Συνεδρίου).

Πρέπει να σημειώσουμε ότι, η πιο πάνω Κεντρική Δ/νση δίνει κάθε χρόνο ειδικές οδηγίες για τον τρόπο που θα γίνει η θεώρηση των βιβλίων των κατά τόπους Γραφείων Παρακαταθηκών, με εγκύκλιο της προς τους Προϊσταμένους των Δ.Ο.Υ., οι οποίοι ως Προϊστάμενοι των υπολόγων διαχειριστών, θα θεωρήσουν και θα κλείσουν τα βιβλία του Γραφείου Παρακαταθηκών (Π.Δ.16/89 άρθρο 4).

5) Διαχειρίσεις Ν.Π.

Οι διαχειρίσεις των Ν.Π. κλείνουν και θεωρούν τα βιβλία τους υποχρεωτικά την 31 Δεκεμβρίου εκάστου έτους (άρθρο 11 παρ.14 & 15 Ν.2954/2001 Φ.Ε.Κ.255/2-11-2001).

Σε περίπτωση που σε κάποια διαχείριση διαπιστωθεί διαχειριστική αταξία, ο υπάλληλος που θεωρείτο κλείσιμο των βιβλίων πρέπει να την αναφέρει αμέσως στην Προϊσταμένη του Αρχή ή στην Υπηρεσία που επιχορήγησε ή χρηματοδότησε το Ν.Π., η οποία, στη συνέχεια, θα μας ενημερώσει, με FAX, για να λάβουμε τα απαραίτητα μέτρα που προβλέπουν οι σχετικές διατάξεις.

Η διαχειριστική αταξία, που τυχόν διαπιστωθεί, πρέπει να γραφτεί και στο πρωτόκολλο. Επίσης, στο πρωτόκολλο θα πρέπει να αναφέρεται και το νομοθέτημα με το οποίο συστήθηκε το Ν.Π. καθώς και το Φ.Ε.Κ. στο οποίο δημοσιεύτηκε η σύσταση, για να είναι δυνατή η επαλήθευση της νομικής του μορφής, ή ο σκοπός της επιχορήγησης ή χρηματοδότησης, προκειμένου να ερευνάται και η υλοποίηση του σκοπού αυτού.

Οι διαχειρίσεις των Ο.Τ.Α. Α' και Β' βαθμού, καθώς και τα Ν.Π. αυτών, θα υποβάλλουν τα πρωτόκολλα κλεισίματος σύμφωνα με το άρθρο 12 παρ. 8 Ν.2539/1997 (Φ.Ε.Κ.244/4-12-97).

6) Διαχειρίσεις που υπάγονται στο Υπουργείο Εθνικής Άμυνας και Δημόσιας Τάζης.

Το κλείσιμο των διαχειρίσεων αυτών (χρηματικού και υλικού) θα γίνει από οικονομικούς αξιωματικούς που θα ορισθούν με διαταγή των Υπουργείων και στους οποίους θα δοθούν ειδικές οδηγίες. '

7) Διαχειρίσεις Τελωνείων.

Οι διαχειρίσεις των Τελωνείων θα θεωρηθούν, για το κλείσιμο των βιβλίων τους, από τους Προϊσταμένους των υπολόγων διαχειριστών. Με το κλείσιμο των βιβλίων, θα συνταχθούν τέσσερα [4] διαφορετικά πρωτόκολλα, τα οποία αντιστοιχούν σε ισάριθμους λογαριασμούς, που έχουν καθιερωθεί από το Ελεγκτικό Συνέδριο, δηλαδή:

- της χρηματικής διαχείρισης.

- της διαχείρισης Τελωνειακών Παρακαταθηκών.

- της διαχείρισης των υπερωριών (ΔΕΤΕ) και

- της διαχείρισης ενσήμων ταινιών Φορολογίας Βιομηχανοποιημένων καπνών.

Καθένα, από τα πρωτόκολλα αυτά θα συντάσσεται σε τέσσερα (4) αντίτυπα. Το ένα αντίτυπο παραμένει στο αρχείο της Υπηρεσίας και θα τίθεται υπόψη του Επιθεωρητή κατά την τακτική Επιθεώρηση του οικονομικού έτους. Τα δύο αντίτυπα θα κρατούνται από τον Τελωνειακό υπόλογο προκειμένου να επισυναφθούν το μεν ένα στους λογαριασμούς της αρμόδιας διαχείρισης, ο δε άλλο στους λογαριασμούς της διαχείρισης του επομένου έτους, όπως προβλέπεται από τις διατάξεις περί "Ελεγκτικού Συνεδρίου ".

Το τέταρτο αντίτυπο θα διαβιβάζεται, μέσω της Υπηρεσίας του υπολόγου, στην αρμόδια Οικονομική Επιθεώρηση (ως η ανωτέρω παράγραφος 3).

Ως προς το περιεχόμενο των τεσσάρων [4] αυτών πρωτοκόλλων τονίζονται τα παρακάτω:

α) Το πρωτόκολλο χρηματικής διαχείρισης πρέπει να περιλαμβάνει, εκτός από τα αναφερόμενα στην παράγραφο 2 των οδηγιών, και

αα) τη χρέωση, δηλαδή τις συνολικές εισπράξεις των εσόδων που πραγματοποιούν τα Τελωνεία υπέρ του Δημοσίου και Τρίτων

αβ) την πίστωση, δηλαδή το σύνολο των εισπράξεων που κατατέθηκαν στη Δ.Ο.Υ., με γραμμάτια παραλαβής υπέρ του Δημοσίου και Τρίτων

αγ) το σύνολο των εισπράξεων που πραγματοποιήθηκαν για αχρεωστήτως πληρωθέντα ποσά.

β)Το πρωτόκολλο διαχείρισης τελωνειακών παρακαταθηκών πρέπει να περιέχει:

βα) τη χρέωση, δηλαδή το υπόλοιπο εκκρεμών παρακαταθηκών, κατά την έναρξη του οικονομικού έτους και το σύνολο των παρακαταθηκών που εισπράχθηκαν κατά τη διάρκεια του έτους.

ββ) την πίστωση, δηλαδή το συνολικό ποσό των παρακαταθηκών που τακτοποιήθηκαν, είτε με έκδοση τακτικών διπλοτύπων ή τριπλοτύπων είσπραξης, είτε με επιστροφή του ποσού των παρακαταθηκών στους καταθέτες, καθώς και το σύνολο των παρακαταθηκών που παραμένουν εκκρεμείς και τις οποίες θα πρέπει ο υπάλληλος που κάνει τη θεώρηση να επαληθεύει την ύπαρξη τους και να γίνεται ειδική μνεία στο Πρωτόκολλο .

γ) Το πρωτόκολλο διαχείρισης υπερωριών (ΔΕΤΕ) πρέπει να περιλαμβάνει:

γα) το σύνολο των εισπράξεων που τυχόν στάλθηκαν από άλλες τελωνειακές αρχές. γβ) το σύνολο των υπερωριών που δόθηκαν σε υπαλλήλους και αυτών που στάλθηκαν σε άλλες αρχές.

δ) Το πρωτόκολλο διαχείρισης ενσήμων ταινιών Φορολογίας Βιομηχανοποιημένων καπνών πρέπει να περιλαμβάνει

δα)Τη χρέωση με το υπόλοιπο, κατά την 31 Δεκεμβρίου του προηγουμένου οικονομικού έτους, σε ποσό τεμαχίων ταινιών καπνού με την αντίστοιχη αξία τους, καθώς και κατά τη διάρκεια του έτους της διαχείρισης.

δβ)Την πίστωση των παραδοθεισών ταινιών καπνού κατά τη διάρκεια της διαχείρισης του υπολόγου και το καταλειπόμενο υπόλοιπο κατά τη λήξη του οικονομικού έτους με την αντίστοιχη αξία τους.

Τέλος, στη σχετική πράξη θεώρησης των διαχειριστικών βιβλίων (τίτλων είσπραξης εσόδων υπέρ του Δημοσίου και Τρίτων), θα πρέπει να γράφεται και ο αριθμός του τελευταίου διπλοτύπου που εκδόθηκε.

8) Διαχειρίσεις Ταχυδρομικών Γραφείων

Τα Ταχυδρομεία αποτελούν Αυτόνομο Οργανισμό Ιδιωτικού Δικαίου (Ν.Δ.496/70) και, επομένως, δεν θα γίνει θεώρηση και κλείσιμο των βιβλίων τους.

Το Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο όμως αποτελεί αυτοτελή Δημόσια Υπηρεσία σε οικονομική αποκέντρωση (Β.Δ.872/60) και, συνεπώς, τα βιβλία της διαχείρισης του υπόκεινται σε θεώρηση.

9) Διαχειρίσεις Φυλακών και Αναμορφωτικών Καταστημάτων

Στις Υπηρεσίες αυτές υπάρχουν οι πιο κάτω διαχειρίσεις:

α) Κρατικού Προϋπολογισμού

β) Πάγιας Προκαταβολής

γ) Κεφαλαίων Εργασίας Κρατουμένων

δ) Ταμείου Κέρδους Σιγαρέττων

Ο έλεγχος των διαχειρίσεων θα στρέφεται στα θέματα εκείνα που προβλέπει η αριθμ. 5287/10.2,45 εγκύκλιος του Υπουργείου Δικαιοσύνης, όπως ισχύει σήμερα, η οποία έχει κοινοποιηθεί σε όλους τους Διευθυντές Φυλακών και Αναμορφωτικών Καταστημάτων.

10) Έγκαιρη εκτέλεση

Οι Διευθύνσεις Οικονομικού των Υπουργείων και των Νομαρχιακών Αυτοδιοικήσεων, καθώς και οι Διευθύνσεις Τοπικής Αυτοδιοίκησης και Διοίκησης των Γενικών Διευθύνσεων Περιφέρειας, θα πρέπει να δώσουν οδηγίες προς τους Προϊσταμένους των Υπηρεσιών και Ν.Π., των οποίων τον έλεγχο και την εποπτεία ασκούν, ώστε η θεώρηση του κλεισίματος των βιβλίων όλων των διαχειρίσεων να γίνει μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα και όχι πέραν των δύο (2) μηνών.

11) Οδοιπορικά έξοδα

Όπου δεν είναι δυνατή η θεώρηση των βιβλίων από τους Προϊσταμένους των υπολόγων και χρειαστεί να γίνει από υπαλλήλους που ορίζονται από την Προϊστάμενη Αρχή και οι οποίοι θα μετακινηθούν για το σκοπό αυτό, τα οδοιπορικά έξοδα θα βαρύνουν

α) τον φορέα των Δημοσίων Υπηρεσιών των οποίων θεωρείται η διαχείριση για το κλείσιμο των βιβλίων τους και

β) τα οικεία Νομικά Πρόσωπα των οποίων τα βιβλία θεωρούνται για το κλείσιμο.