ΠΟΛ.1022/26.1.2000 Περί κλεισίματος των βιβλίων των Υπολόγων Διαχειριστών του Δημοσίου, των ΝΠΔΔ,καθώς και των ΝΠΙΔ, εφόσον επιχορηγούνται ή χρηματοδοτούνται από το Δημόσιο ή την Ευρωπαϊκή Ενωση, οικονομικού έτους 1999

Αθήνα , 26 Ιανουαρίου 2000
Aρ. Πρωτ.: 1007731/20/1ΑΆ

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ
ΓΕΝΙΚΗ Δ/ΝΣΗ ΟΙΚΟΝ/ΚΗΣ ΕΠΙΘ/ΣΗΣ
Δ/ΝΣΗ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ Δ.Δ., Ν.Π. & ΔΕΚΟ
ΤΜΗΜΑ Α'
Πληροφορίες: Α. Παπαδοπούλου
Τηλέφωνο : 3803 063 – 3806464

ΠΟΛ.: 1022

ΘΕΜΑ: Περί κλεισίματος των βιβλίων των Υπολόγων Διαχειριστών του Δημοσίου, των Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου καθώς και των Νομικών Προσώπων Ιδιωτικού Δικαίου εφόσον επιχορηγούνται ή χρηματοδοτούνται από το Δημόσιο ή την Ευρωπαϊκή Ένωση,
οικονομικού έτους 1999. 1007731/20/1Α'/ΠΟΛ.1022/26.1.2000

Σχετικά:

α) Οι διατάξεις του άρθρου 58 του Ν.2362/1995 "περί Δημοσίου Λογιστικού Ελέγχου των δαπανών του Κράτους και άλλες διατάξεις".
β) Το Π.Δ.167/1996 "Τροποποίηση διατάξεων του Π.Δ.284/1988 (ΦΕΚ 128/Α') "Οργανισμός Υπουργείου Οικονομικών" και Συγκρότηση Γενικών Διευθύνσεων".
γ) Το Π.Δ.211/1996 (ΦΕΚ 166/Α') "Σύσταση Οικονομικών Επιθεωρήσεων".
δ) Η υπ' αριθ. 1018049/281/208Α'/9.2.1998 Απόφαση του Υφυπουργού των Οικονομικών.
ε) Το άρθρο 20, παρ. 26 του Ν.2459/1997 (ΦΕΚ 17/Α').
στ) Το άρθρο 8 του Ν.Δ.496/1974 "περί Λογιστικού των ΝΠΔΔ".
ζ) Η υπ' αριθ. 1002298/33/Α0006/8.1.1997 (ΦΕΚ 19/Β'/17.1.1997) απόφαση "Μεταβίβαση της εξουσίας να υπογράφουν "Με Εντολή Υφυπουργού" στο Γενικό Γραμματέα του Υπουργείου Οικονομικών, στο Γενικό Γραμματέα της Γενικής Γραμματείας Οικονομικής Πολιτικής και Συστημάτων, στους Ειδικούς Γραμματείς, στους Γενικούς Διευθυντές, Προϊσταμένους Διευθύνσεων κ.λπ. Υπηρεσιών του Υπουργείου Οικονομικών", όπως αυτή τροποποιήθηκε με την υπ' αριθ. 1051948/1096/ /29.4.1998 (ΦΕΚ 405/Β'/12.5.1998) όμοια.

Α'. ΓΕΝΙΚΑ

Οπως είναι γνωστό, με τη λήξη του οικονομικού έτους 1999 γίνεται το κλείσιμο των βιβλίων όλων των Δημοσίων διαχειρίσεων (χρηματικού και υλικού), των διαχειρίσεων των ΝΠΔΔ, καθώς και των ΝΠΙΔ, εφόσον αυτά επιχορηγούνται ή χρηματοδοτούνται από το Δημόσιο ή την Ευρωπαϊκή Ενωση. - Τα βιβλία αυτά κλείνονται την 31η Δεκεμβρίου κάθε χρόνου ή, σε περίπτωση παράτασης του οικονομικού έτους, την τελευταία ημέρα της παράτασης.
- Η θεώρηση των βιβλίων πρέπει να γίνεται μέσα σε ένα (1) μήνα από τη λήξη της παράτασης.
- Εξαίρεση αποτελούν οι ΔΟΥ που η διαχείρισή τους κλείνει υποχρεωτικά την 31.12.1999. Με την υπ' αριθ. 1018049/281/208Α'/9.2.1998 Απόφαση του Υφυπουργού Οικονομικών για τη θεώρηση του κλεισίματος ορίζονται οι Προϊστάμενοι των υπολόγων διαχειριστών.
- Σε περίπτωση συμπτώσεως του προσώπου του Προϊσταμένου και του υπολόγου, η θεώρηση ενεργείται από υπάλληλο που ορίζεται από την αμέσως Προϊσταμένη αυτού Αρχή ή την Υπηρεσία που επιχορήγησε ή χρηματοδότησε το Νομικό Πρόσωπο και, προκειμένου για διαχειρίσεις του Υπουργείου Οικονομικών, ο Προϊστάμενος της αρμόδιας Οικονομικής Επιθεώρησης (σχετ. η υπ' αριθ. 1046244/1044/Β0006/9.4.1998 Απόφαση του Υπουργού Οικονομικών "περί μεταβίβασης αρμοδιοτήτων αυτού στους Προϊσταμένους των Περιφερειακών και λοιπών Υπηρεσιών του Υπουργείου Οικονομικών, πλην Γ.Λ.Κ. και Γ.Χ.Κ.".
- Εξαίρεση της ανωτέρω διαδικασίας του κλεισίματος των βιβλίων από τους Προϊσταμένους των υπολόγων αποτελούν οι διαχειρίσεις: Των ΝΠΔΔ (π.χ. Σχολικών Επιτροπών του Ν.1894/1990) και των ΝΠΙΔ (π.χ. Σωματεία) που δεν έχουν υπηρεσίες ή υπαλλήλους ή υπαλληλική ιεραρχία και η συγκρότησή τους εξαντλείται σε αυτό τούτο το Συλλογικό Οργανο. Η θεώρηση και το κλείσιμο των βιβλίων τους θα γίνεται από όλα τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου. Σχετική για το θέμα αυτό είναι η υπ' αριθ. 2518/23.9.1996 Γνωμοδότηση του Γραφείου Νομικού Συμβούλου του Υπουργείου Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων, που έγινε αποδεκτή από τον οικείο Υπουργό στις 16.10.1996. Δεν θεωρούνται και δεν κλείνονται τα βιβλία των υπολόγων διαχειριστών των Παγίων Προκαταβολών και των Χ.Ε.Π.
Κατόπιν των ανωτέρω, παρακαλούμε όπως ορίσετε έγκαιρα τους υπαλλήλους αυτούς και παρακολουθήσετε με ιδιαίτερη φροντίδα και προσοχή την εκτέλεση αυτής της εργασίας για την πιστή εφαρμογή των οδηγιών που δίνονται πιο κάτω. Επειδή στο παρελθόν παρατηρήθηκε καθυστέρηση στο κλείσιμο των βιβλίων με υπαίτιους τους υπολόγους, οι οποίοι δεν ενημέρωσαν έγκαιρα τα σχετικά βιβλία, θα πρέπει, μόλις λάβετε την εγκύκλιο αυτή, με επείγουσα δική σας διαταγή προς όλους τους υπολόγους χρηματικού και υλικού της δικαιοδοσίας σας, να επιστήσετε την προσοχή τους για την πλήρη ενημέρωση των βιβλίων την 31.12.1999, ώστε να είναι δυνατή η άμεση θεώρησή τους.

Β'. ΟΔΗΓΙΕΣ

1. Ενέργειες για το κλείσιμο Πρώτα θα κλειστούν όλα τα βιβλία κάθε διαχείρισης, δηλαδή τα βιβλία: Ταμείου, Ημερολογίου, Καθολικού, Αποθήκης, Ενσήμων και κάθε άλλου είδους δημόσιου υλικού. Θα εξαχθούν τα υπόλοιπα των λογαριασμών των διαχειρίσεων που βρίσκονται στις Τράπεζες ή στο Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο και θα εξακριβωθούν από επίσημο έγγραφο ή δελτίο της Τράπεζας, από το οποίο θα φαίνεται η κίνηση των λογαριασμών. Θα θεωρηθούν τα στελέχη των γραμματίων είσπραξης των χρηματικών ενταλμάτων πληρωμής και γενικά κάθε στοιχείο με το οποίο ενεργείται η χρέωση και η πίστωση των υπολόγων. Υστερα, κάτω από την τελευταία εγγραφή των βιβλίων που αναφέρονται πιο πάνω, καθώς και στο πίσω μέρος των στοιχείων με τα οποία ενεργείται η χρεωπίστωση των υπολόγων, θα γραφεί η λέξη "ΘΕΩΡΗΘΗΚΕ", η ημερομηνία που πράγματι κλείστηκαν τα βιβλία και τέλος η υπογραφή του Προϊσταμένου ή του υπαλλήλου που τα θεώρησε.

2. Πρωτόκολλο κλεισίματος Οι πιο πάνω πράξεις θα αναφέρονται στο πρωτόκολλο κλεισίματος που θα συντάσσεται σε τρία (3) αντίτυπα, εκτός των παρακάτω ΝΠΔΔ και των επιχορηγούμενων ΝΠΙΔ των οποίων το πρωτόκολλο θα συντάσσεται σε τέσσερα (4) αντίτυπα:
α) ΑΕΙ - ΤΕΙ,
β) Νοσοκομεία,
γ) Ιδρύματα Πρόνοιας,
δ) ΟΤΑ Α' και Β' Βαθμού,
ε) Ερευνητικά Ιδρύματα,
στ) Ασφαλιστικά Ταμεία, το οποίο θα υπογράφεται από τον υπάλληλο που τα θεώρησε και τον υπόλογο διαχειριστή.

Το πρωτόκολλο θα πρέπει απαραιτήτως να αναφέρει:
α) Το χρηματικό υπόλοιπο του προηγούμενου οικονομικού έτους.
β) Τα συνολικά ποσά χρέωσης και πίστωσης όλων των Γενικών Λογαριασμών, καθώς και τα υπόλοιπά τους, προκειμένου δε για διαχείριση υλικών θα σημειώνονται χωριστά για κάθε είδος οι ποσότητες ή το λογιστικό αποτέλεσμα αυτών που εισήχθησαν και εξήχθησαν, καθώς και τα υπόλοιπά τους.
γ) Το ταμειακό υπόλοιπο θα αναλύεται σε ποσό που βρίσκεται στα χέρια του υπολόγου διαχειριστή και σε ποσό που βρίσκεται κατατεθειμένο στην Τράπεζα της Ελλάδος, το Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο ή σε άλλη Τράπεζα, το οποίο και θα επιβεβαιώνεται από αντίγραφο του σχετικού λογαριασμού της Τράπεζας. Για το ποσό που βρίσκεται στα χέρια του υπολόγου, θα πρέπει να αιτιολογείται πλήρως η ανάγκη που επιβάλλει την μη κατάθεσή του στην Τράπεζα και, σε καμία περίπτωση, δεν πρέπει να είναι ανώτερο του ενός δεκάτου (1/10) του ταμειακού υπολοίπου. δ) Τα βιβλία που κλείστηκαν, τον αριθμό των τίτλων που εκδόθηκαν, π.χ. ενταλμάτων, γραμματίων κ.λπ. και θα σημειώνεται ο αύξοντας αριθμός τους (από ...... μέχρι ......) και
ε) Αν ο διαχειριστής έχει ή όχι άλλη διαχείριση και, εφόσον έχει, αν κλείσθηκαν τα βιβλία της και θα επισυνάπτεται και σχετική υπεύθυνη δήλωσή του.

3. Υποβολή πρωτοκόλλων Από τα πρωτόκολλα αυτά το ένα (1) θα πάρει ο υπόλογος διαχειριστής, για να το επισυνάψει μαζί με τα άλλα παραστατικά στοιχεία της διαχείρισής του στο Ελεγκτικό Συνέδριο ή στον αρμόδιο Πάρεδρο του Ελεγκτικού Συνεδρίου, εφόσον υποχρεούται εκ του Νόμου σε κατασταλτικό έλεγχο ή στην Υπηρεσία που χρηματοδότησε ή επιχορήγησε το Νομικό Πρόσωπο, μαζί με τον απολογισμό της όλης επιχορήγησης ή χρηματοδότησης. Το δεύτερο αντίτυπο παραμένει στο αρχείο του υπολόγου διαχειριστή και το τρίτο αντίτυπο υποβάλλεται μέσω της Υπηρεσίας του υπολόγου στην αρμόδια Διεύθυνση της Οικονομικής Επιθεώρησης του Υπουργείου Οικονομικών, η οποία θα φροντίσει για τη φύλαξή τους για δέκα (10) έτη από τη λήξη του οικονομικού έτους στο οποίο αναφέρονται, ως κάτωθι:

Α. Νομών Αττικής, Κυκλάδων, στην Οικονομική Επιθεώρηση Περιφέρειας Αττικής, Κολωνού 2 - Τ.Κ. 104 37, ΑΘΗΝΑ.
Β. Νομών Θεσσαλονίκης, Σερρών, Χαλκιδικής, Κιλκίς, Πέλλας, Ημαθίας, Πιερίας, στην Οικονομική Επιθεώρηση Κεντρικής Μακεδονίας, Νικ. Ουρανού 15 - Τ.Κ. 546 27, ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ.
Γ. Νομών Εβρου, Ροδόπης, Ξάνθης, Δράμας, Καβάλας, στην Οικονομική Επιθεώρηση Ανατολικής Μακεδονίας και Θράκης, 2ο χιλιόμετρο Εθνικής Οδού Κομοτηνής - Ξάνθης - Τ.Κ. 691 00, ΚΟΜΟΤΗΝΗ.
Δ. Νομών Φλώρινας, Κοζάνης, Καστοριάς, Γρεβενών, στην Οικονομική Επιθεώρηση Δυτικής Μακεδονίας, Μουράτη 3 - Τ.Κ. 501 00, ΚΟΖΑΝΗ.
Ε. Νομών Ιωαννίνων, Αρτας, Θεσπρωτίας, Πρέβεζας, στην Οικονομική Επιθεώρηση Ηπείρου, Δωδώνης 21 - Τ.Κ. 452 21, ΙΩΑΝΝΙΝΑ. ΣΤ. Νομών Λάρισας, Μαγνησίας, Τρικάλων, Καρδίτσας, στην Οικονομική Επιθεώρηση Θεσσαλίας, Αλεξ. Παναγούλη 66 - Τ.Κ. 412 22, ΛΑΡΙΣΑ.
Ζ. Νομών Κέρκυρας, Λευκάδας, Κεφαλληνίας, Ζακύνθου, στην Οικονομική Επιθεώρηση Ιονίων Νήσων, θέση ΑΛΥΚΕΣ Ποταμού - Τ.Κ. 491 00, ΚΕΡΚΥΡΑ.
Η. Νομών Αιτωλοακαρνανίας, Αχαϊας, Ηλείας, στην Οικονομική Επιθεώρηση Δυτικής Ελλάδας, Κτίριο Λιμένα - Τ.Κ. 261 10, ΠΑΤΡΑ.
Θ. Νομών Φθιώτιδας, Ευρυτανίας, Φωκίδας, Βοιωτίας, Ευβοίας, στην Οικονομική Επιθεώρηση Στερεάς Ελλάδας, Οθωνος 57 - Τ.Κ. 351 00, ΛΑΜΙΑ.
Ι. Νομών Κορινθίας, Αργολίδας, Αρκαδίας, Μεσσηνίας, Λακωνίας, στην Οικονομική Επιθεώρηση Πελοποννήσου, Πλατεία Κολοκοτρώνη 22 - Τ.Κ. 221 00, ΤΡΙΠΟΛΗ.
ΙΑ. Νομών Λέσβου, Χίου, Σάμου, στην Οικονομική Επιθεώρηση Βορείου Αιγαίου, Βουρνάζων 2 - Τ.Κ. 811 00, ΜΥΤΙΛΗΝΗ.
ΙΒ. Νομών Χανίων, Ρεθύμνης, Ηρακλείου, Λασιθίου, Δωδεκανήσου, στην Οικονομική Επιθεώρηση Κρήτης, Ιδομενέως 28 - Τ.Κ. 712 02, ΗΡΑΚΛΕΙΟ ΚΡΗΤΗΣ. Οσα Νομικά Πρόσωπα συντάσσουν πρωτόκολλο κλεισίματος σε τέσσερα (4) αντίτυπα (ως ανωτέρω παρ. 2), το τέταρτο (4ο) αντίτυπο θα το στέλνουν στο Γ.Λ.Κράτους, Δ/νση 39η ΝΠΔΔ, Τμήμα Γ' - Πανεπιστημίου 37 - Τ.Κ. 101 65, Αθήνα.

4. Διαχειρίσεις ΔΟΥ Για τις διαχειρίσεις των ΔΟΥ θέλουμε να τονίσουμε ότι τα πρωτόκολλα κλεισίματος των βιβλίων τους [σε πέντε (5) αντίτυπα] αποτελούν απαραίτητα δικαιολογητικά των ετησίων λογαριασμών που υποβάλλονται στο Ελεγκτικό Συνέδριο.
Επιβάλλεται, λοιπόν, το σχετικό κλείσιμο να γίνει μέσα στο συντομότερο χρονικό διάστημα, για να μην καθυστερήσει η υποβολή των λογαριασμών αυτών. Κατά το κλείσιμο των βιβλίων των ΔΟΥ, θα θεωρηθούν και θα κλειστούν μαζί με τα βιβλία της διαχείρισης και τα βιβλία των αρμοδίων Γραφείων Παρακαταθηκών, θα συνταχθεί δε για τη διαχείριση αυτή ιδιαίτερο πρωτόκολλο, με πίνακες μετρητών και αυτουσίων παρακαταθηκών σε τρία (3) αντίτυπα, από τα οποία το ένα (1) θα υποβληθεί απευθείας στην εδώ Κεντρική Διεύθυνση του Ταμείου Παρακαταθηκών και Δανείων (Προϊστάμενο Γραφείου Ελεγκτικού Συνεδρίου). Πρέπει να σημειώσουμε ότι η πιο πάνω Κεντρική Διεύθυνση δίνει κάθε χρόνο ειδικές οδηγίες για τον τρόπο που θα γίνει η θεώρηση των βιβλίων των κατά τόπους Γραφείων Παρακαταθηκών, με εγκύκλιό της προς τους Προϊσταμένους των ΔΟΥ, οι οποίοι, ως Προϊστάμενοι των υπολόγων διαχειριστών, θα θεωρήσουν και θα κλείσουν τα βιβλία του Γραφείου Παρακαταθηκών (Π.Δ.16/1989, άρθρο 4).

5. Διαχειρίσεις Νομικών Προσώπων Προκειμένου για τις διαχειρίσεις των Νομικών Προσώπων, το κλείσιμο των βιβλίων τους θα γίνει μετά τη λήξη της δίμηνης παράτασης του τρέχοντος οικονομικού έτους για την ενέργεια διαχειριστικών πράξεων (άρθρο 8 του Ν.Δ.496/1974), ώστε τα πρωτόκολλα που θα συνταχθούν να εμφανίζουν ολοκληρωμένη τη διαχείρισή τους.
Η θεώρηση θα φέρει την ημερομηνία που πράγματι κλείνουν τα βιβλία από τον υπάλληλο που ορίστηκε. Τα πρωτόκολλα αυτά θα πρέπει να υποβληθούν μέσα σε ένα (1) μήνα από τη λήξη της παράτασης (ως ανωτέρω παρ. 3). Σε περίπτωση που σε κάποια διαχείριση διαπιστωθεί διαχειριστική ανωμαλία, ο υπάλληλος που θεωρεί το κλείσιμο των βιβλίων πρέπει να αναφέρει σχετικά αμέσως στην Προϊσταμένη του Αρχή ή στην Υπηρεσία που επιχορήγησε ή χρηματοδότησε το Νομικό Πρόσωπο, η οποία στη συνέχεια θα μας ενημερώσει με Fax, για να λάβουμε τα απαραίτητα μέτρα που προβλέπουν οι σχετικές διατάξεις. Η διαχειριστική ανωμαλία που θα διαπιστωθεί πρέπει να γραφεί και στο πρωτόκολλο. Επίσης, στο πρωτόκολλο θα πρέπει να αναφέρεται και το νομοθέτημα με το οποίο συστήθηκε το Νομικό Πρόσωπο, καθώς και το ΦΕΚ στο οποίο δημοσιεύτηκε αυτό, για να είναι δυνατή η επαλήθευση της νομικής του μορφής ή ο σκοπός της επιχορήγησης ή χρηματοδότησης, προκειμένου να διαπιστωθεί η υλοποίηση του σκοπού αυτού. Οι διαχειρίσεις των Σχολικών Επιτροπών του Ν.1894/1990 θα θεωρούνται και θα κλείνονται ως ανωτέρω (παρ. 2 και 3).

6. Διαχειρίσεις που υπάγονται στο Υπουργείο Εθνικής Αμυνας και Δημόσιας Τάξης Το κλείσιμο των διαχειρίσεων αυτών (χρηματικού και υλικού) θα γίνει από οικονομικούς αξιωματικούς που θα ορισθούν με διαταγή των Υπουργείων και στους οποίους θα δοθούν ειδικές οδηγίες.

7. Διαχειρίσεις Τελωνείων Οι διαχειρίσεις των Τελωνείων θα θεωρηθούν για το κλείσιμο των βιβλίων τους από τους Προϊσταμένους των υπολόγων διαχειριστών.
Με το κλείσιμο των βιβλίων θα συνταχθούν τέσσερα (4) διαφορετικά πρωτόκολλα, τα οποία αντιστοιχούν σε ισάριθμους λογαριασμούς που έχουν καθιερωθεί από το Ελεγκτικό Συνέδριο, δηλαδή:
- Της χρηματικής διαχείρισης.
- Της διαχείρισης Τελωνειακών Παρακαταθηκών.
- Της διαχείρισης των υπερωριών (ΔΕΤΕ) και
- Της διαχείρισης ενσήμων ταινιών Φορολογίας Βιομηχανοποιημένων καπνών.
Καθένα από αυτά τα πρωτόκολλα θα συντάσσεται σε τέσσερα (4) αντίτυπα. Το ένα (1) παραμένει στο αρχείο της Υπηρεσίας και θα τίθεται υπόψη του Επιθεωρητή κατά την τακτική επιθεώρηση του οικονομικού έτους. Τα δύο (2) θα κρατούνται από τον Τελωνειακό υπόλογο, προκειμένου να επισυναφθούν το ένα (1) στους λογαριασμούς της αρμόδιας διαχείρισης και το άλλο στους λογαριασμούς της διαχείρισης του επόμενου έτους, όπως προβλέπεται από τις διατάξεις "περί Ελεγκτικού Συνεδρίου".
Το τέταρτο (4ο) αντίτυπο θα διαβιβάζεται, μέσω της Υπηρεσίας του υπολόγου, στην αρμόδια Οικονομική Επιθεώρηση (ως ανωτέρω παρ. 3).
Ως προς το περιεχόμενο των τεσσάρων (4) αυτών πρωτοκόλλων, τονίζονται τα παρακάτω:

α) Το πρωτόκολλο χρηματικής διαχείρισης πρέπει να περιλαμβάνει εκτός από τα αναφερόμενα στην παρ. 2 των οδηγιών και:
αα) Τη χρέωση, δηλαδή τις συνολικές εισπράξεις των εσόδων που πραγματοποιούν τα Τελωνεία υπέρ του Δημοσίου και τρίτων.
αβ) Την πίστωση, δηλαδή το σύνολο των εισπράξεων που κατατέθηκαν στη ΔΟΥ, με γραμμάτια παραλαβής υπέρ του Δημοσίου και τρίτων.
αγ) Το σύνολο των εισπράξεων που πραγματοποιήθηκαν για αχρεωστήτως πληρωθέντα ποσά.

β) Το πρωτόκολλο διαχείρισης Τελωνειακών Παρακαταθηκών πρέπει να περιέχει:
βα) Τη χρέωση, δηλαδή το υπόλοιπο εκκρεμών παρακαταθηκών κατά την έναρξη του οικονομικού έτους και το σύνολο των παρακαταθηκών που εισπράχθηκαν κατά τη διάρκεια του έτους.
ββ) Την πίστωση, δηλαδή το συνολικό ποσό των παρακαταθηκών που τακτοποιήθηκαν, είτε με έκδοση τακτικών διπλοτύπων ή τριπλοτύπων είσπραξης, είτε με επιστροφή του ποσού των παρακαταθηκών στους καταθέτες, καθώς και το σύνολο των παρακαταθηκών που παραμένουν εκκρεμείς και τις οποίες θα πρέπει ο υπάλληλος που κάνει τη θεώρηση να επαληθεύει την ύπαρξή τους και να γίνεται ειδική μνεία στο πρωτόκολλο.

γ) Το πρωτόκολλο διαχείρισης υπερωριών (ΔΕΤΕ) πρέπει να περιλαμβάνει:
γα) Το σύνολο των εισπράξεων που τυχόν στάλθηκαν από άλλες Τελωνειακές Αρχές.
γβ) Το σύνολο των υπερωριών που δόθηκαν σε υπαλλήλους και αυτών που στάλθηκαν σε άλλες Αρχές.

δ) Το πρωτόκολλο διαχείρισης ενσήμων ταινιών Φορολογίας Βιομηχανοποιημένων καπνών πρέπει να περιλαμβάνει: δα) Τη χρέωση με το υπόλοιπο κατά την 31η Δεκεμβρίου του προηγούμενου οικονομικού έτους σε ποσό τεμαχίων ταινιών καπνού, με την αντίστοιχη αξία τους, καθώς και κατά τη διάρκεια του έτους της διαχείρισης.
δβ) Την πίστωση των παραδοθεισών ταινιών καπνού κατά τη διάρκεια της διαχείρισης του υπολόγου και το καταλειπόμενο υπόλοιπο κατά τη λήξη του οικονομικού έτους, με την αντίστοιχη αξία τους.

Τέλος, στη σχετική πράξη θεώρησης των διαχειριστικών βιβλίων (τίτλων είσπραξης εσόδων υπέρ του Δημοσίου και τρίτων) θα πρέπει να γράφεται και ο αριθμός του τελευταίου διπλοτύπου που εκδόθηκε.

8. Διαχειρίσεις Ταχυδρομικών Γραφείων Τα Ταχυδρομεία αποτελούν Αυτόνομο Οργανισμό Ιδιωτικού Δικαίου (Ν.Δ.496/1970) και, επομένως, δεν θα γίνει θεώρηση και κλείσιμο των βιβλίων τους.
Το Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο, όμως, αποτελεί αυτοτελή Δημόσια Υπηρεσία σε οικονομική αποκέντρωση (Β.Δ.872/1960) και, συνεπώς, τα βιβλία της διαχείρισής του υπόκεινται σε θεώρηση. 9. Διαχειρίσεις Φυλακών και Αναμορφωτικών Καταστημάτων Στις Υπηρεσίες αυτές υπάρχουν οι πιο κάτω διαχειρίσεις:
α) Κρατικού Προϋπολογισμού.
β) Πάγιας Προκαταβολής.
γ) Κεφαλαίων Εργασίας Κρατουμένων.
δ) Ταμείου Κέρδους Σιγαρέττων.
Ο έλεγχος των διαχειρίσεων θα στρέφεται στα θέματα εκείνα που προβλέπει η υπ' αριθ. 5287/10.2.1945 εγκύκλιος του Υπουργείου Δικαιοσύνης, η οποία έχει κοινοποιηθεί σε όλους τους Διευθυντές Φυλακών και Αναμορφωτικών Καταστημάτων.

10. Εγκαιρη εκτέλεση Οι Διευθύνσεις Οικονομικού των Υπουργείων και των Νομαρχιακών Αυτοδιοικήσεων, καθώς και οι Διευθύνσεις Τοπικής Αυτοδιοίκησης και Διοίκησης των Γενικών Διευθύνσεων Περιφέρειας, θα πρέπει να δώσουν οδηγίες προς τους Προϊσταμένους των Υπηρεσιών και Νομικών Προσώπων των οποίων τον έλεγχο και την εποπτεία ασκούν, ώστε η θεώρηση του κλεισίματος των βιβλίων όλων των διαχειρίσεων να γίνει μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα.

11. Οδοιπορικά έξοδα Οπου είναι αδύνατον να γίνει η θεώρηση των βιβλίων από τους Προϊσταμένους των υπολόγων και χρειαστεί να γίνει από υπαλλήλους που ορίζονται από την Προϊστάμενη Αρχή και οι οποίοι θα μετακινηθούν για το σκοπό αυτό, τα οδοιπορικά έξοδα θα βαρύνουν:
α) Τον Φορέα των Δημοσίων Υπηρεσιών των οποίων θεωρείται η διαχείριση για το κλείσιμο των βιβλίων τους και
β) Τα οικεία Νομικά Πρόσωπα των οποίων τα βιβλία θεωρούνται για το κλείσιμο.