ΠΟΛ.1298/3.11.1997 Λειτουργία Γραφείου Διαχείρισης Βιβλίων και Εντύπων και Γραφείου Πληροφόρησης και Ενημέρωσης Πολιτών, σε κάθε ΔΟΥ

Λειτουργία Γραφείου Διαχείρισης Βιβλίων και Εντύπων και Γραφείου Πληροφόρησης και Ενημέρωσης Πολιτών, σε κάθε ΔΟΥ 1114548/1910/006Β'/ΠΟΛ.1298/3.11.1997

1. Στο πλαίσιο της συνεχούς προσπάθειας του Υπουργείου, για την αποδοτικότερη λειτουργία όλων των Υπηρεσιών του και την παροχή από αυτές καλύτερων υπηρεσιών στους πολίτες, αποφασίστηκε η βελτίωση του τρόπου και της διαδικασίας διαχείρισης και διάθεσης των φορολογικών εντύπων, καθώς και η υποβοήθηση των
πολιτών από τις ΔΟΥ, στην ορθή εκπλήρωση των φορολογικών τους υποχρεώσεων.

2. Για το σκοπό αυτό και εν όψει της έναρξης αποστολής και διάθεσης των φορολογικών εντύπων δηλώσεων φορολογίας εισοδήματος και δηλώσεων στοιχείων ακίνητης περιουσίας έτους 1998 στους φορολογούμενους και προκειμένου να υποβοηθηθούν οι πολίτες στην ορθή συμπλήρωση αυτών, καθίσταται αναγκαία η δημιουργία σε κάθε ΔΟΥ:

α) "Γραφείου Πληροφόρησης και Ενημέρωσης Πολιτών", το οποίο θα λειτουργεί ευκαιριακά και ειδικότερα μόνο κατά το διάστημα παραλαβής των παραπάνω δηλώσεων και

β) "Γραφείο Διαχείρισης Εντύπων και Βιβλίων", το οποίο θα λειτουργεί μόνιμα (δηλαδή καθ' όλη την περίοδο του έτους).

3. Για την υλοποίηση της απόφασης αυτής και την επίτευξη των επιδιωκομένων στόχων, οι Προϊστάμενοι των ΔΟΥ παρακαλούνται να μεριμνήσουν για τη δημιουργία και λειτουργία των παραπάνω Γραφείων, σύμφωνα με τις παρεχόμενες κατωτέρω οδηγίες:

α) Το "Γραφείο Πληροφόρησης και Ενημέρωσης Πολιτών" πρέπει να στελεχωθεί με έναν ή περισσότερους υπαλλήλους, που θα ορίζει ο Προϊστάμενος της ΔΟΥ (ανάλογα με τις ανάγκες κάθε ΔΟΥ), με τους αναπληρωτές τους, οι οποίοι θα πρέπει να γνωρίζουν καλά τα θέματα που σχετίζονται με τη συμπλήρωση των παραπάνω φορολογικών εντύπων, για να παρέχουν πληροφορίες και οδηγίες στους ενδιαφερόμενους πολίτες. Για τυχόν εξειδικευμένα θέματα, που απαιτούν ειδικότερες γνώσεις, ο υπάλληλος του Γραφείου αυτού θα πρέπει ν' απευθύνεται ο ίδιος στον αρμόδιο καθ' ύλην υπάλληλο της ΔΟΥ ή στην Κεντρική Υπηρεσία του Υπουργείου, για τη λήψη πρόσθετων πληροφοριών και διευκρινίσεων και όχι να παραπέμπει τον ενδιαφερόμενο σε άλλα Γραφεία της ΔΟΥ ή Υπηρεσίες του Υπουργείου, με αποτέλεσμα να ταλαιπωρείται και να δυσανασχετεί ο πολίτης.

β) Για το "Γραφείο Διαχείρισης βιβλίων και εντύπων", ο Προϊστάμενος της ΔΟΥ (στο πλαίσιο των σχετικών καθηκόντων και αρμοδιοτήτων του, που απορρέουν από τις διατάξεις της παρ. 8 του άρθρου 4 του Π.Δ.16/1989, περί Κανονισμού λειτουργίας των ΔΟΥ και καθήκοντα υπαλλήλων αυτών) πρέπει να ορίσει με ημερήσια διαταγή του έναν υπάλληλο της ΔΟΥ, με τον αναπληρωτή του, ο οποίος θα είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση των εντύπων και βιβλίων της ΔΟΥ και τη λειτουργία του παραπάνω Γραφείου γενικότερα.
Ο υπάλληλος αυτός θα έχει τα εξής καθήκοντα:

(i) Θα καταγράφει τις ετήσιες ανάγκες της ΔΟΥ σε βιβλία και έντυπα (σε συνεργασία με τα αντίστοιχα γραφεία αυτής) και, με βάση τη συχνότητα - περιοδικότητα υποβολής των φορολογικών εντύπων, τον αριθμό των φορολογουμένων και τον αριθμό των αντιτύπων που αυτά υποβάλλονται.

(ii) Θα ενημερώνει έγκαιρα την ΥΔΕΑΔ για τις παραπάνω ανάγκες, τα υφιστάμενα αποθέματα και το χρόνο που αυτά επαρκούν, ώστε η ΥΔΕΑΔ και η ΥΕΕΑΔ να προγραμματίζουν έγκαιρα και ορθολογικά, με βάση τα ανωτέρω στοιχεία, την προμήθεια των αναγκαίων υλικών (χάρτου, μελάνης κ.λπ.), την εκτύπωση των αναγκαίων εντύπων και βιβλίων και τη διάθεσή τους στη συνέχεια σε όλες τις ΔΟΥ, για να μην παρατηρούνται σχετικές καθυστερήσεις, ελλείψεις ή αδικαιολόγητα και άχρηστα πλεονάσματα.

(iii) Θα παραλαμβάνει, θα ελέγχει και θα καταγράφει, σε ειδικό βιβλίο, τις παραληφθείσες κάθε φορά ποσότητες εντύπων και βιβλίων, κατά είδος, την ημερομηνία παραλαβής και τον αριθμό πρωτοκόλλου του σχετικού εγγράφου της ΥΔΕΑΔ αποστολής αυτών και θα ενημερώνει την ΥΔΕΑΔ, με Fax, για την παραλαβή των παραπάνω βιβλίων και εντύπων.

(iv) Θα διαθέτει τις αναγκαίες ποσότητες των παραπάνω εντύπων στους φορολογούμενους, σύμφωνα με τις σχετικές οδηγίες και κατευθύνσεις του Προϊσταμένου της ΔΟΥ.

(v) Θα μεριμνά για τη διασφάλιση και τον έλεγχο του χώρου, ώστε να μην παίρνουν έντυπα μόνοι τους οι ενδιαφερόμενοι και γίνεται σπατάλη αυτών, με αποτέλεσμα να μην επαρκούν τα έντυπα για όλους τους φορολογούμενους της ΔΟΥ και δημιουργούνται σχετικά παράπονα, διαμαρτυρίες και προστριβές, με τους
υπαλλήλους αυτής.

Αυτονόητο είναι, ότι ο υπάλληλος αυτός θα είναι χρεωμένος με τα έντυπα και, σε περίπτωση αδικαιολόγητης απώλειας αυτών, θα καταλογίζεται σε βάρος του η αξία αυτών.

4. Ο Προϊστάμενος της ΔΟΥ θα πρέπει επίσης να φροντίσει:

α) Για την εξεύρεση του κατάλληλου χώρου αποθήκευσης, ταξινόμησης και ασφαλούς διαφύλαξης των εντύπων και βιβλίων και

β) Για τον έλεγχο καλής λειτουργίας του Γραφείου Ενημέρωσης και Πληροφόρησης Πολιτών και του Γραφείου Διαχείρισης Εντύπων και Βιβλίων, τα οποία πρέπει να βρίσκονται στο ισόγειο ή στους χαμηλότερους ορόφους του κτιρίου που στεγάζεται η ΔΟΥ, ώστε να διευκολύνεται η πρόσβαση και αποχώρηση των πολιτών και να αποφεύγεται η ταλαιπωρία αυτών (ανεβαίνοντας και κατεβαίνοντας πολλές σκάλες κ.λπ.).

5. Η ΥΔΕΑΔ, στην οποία κοινοποιείται η παρούσα, παρακαλείται ν' αποστέλλει, με Fax σε κάθε ΔΟΥ, έγγραφο στο οποίο θ' αναγράφει το είδος και τον αριθμό των αποστελλομένων εντύπων, ώστε να καθίσταται δυνατός ο έλεγχος από το Γραφείο Διαχείρισης εντύπων και βιβλίων των παραδιδόμενων σ' αυτό εντύπων και βιβλίων, που αποστέλλονται από την ΥΔΕΑΔ.

6. Για το παραπάνω θέμα, σημειώνουμε επίσης και τα εξής:

α) Η ανωτέρω χειρόγραφη διαδικασία παραλαβής και διαχείρισης των εντύπων και βιβλίων θα καταργηθεί όταν ολοκληρωθεί το έργο προμήθειας, εγκατάστασης και λειτουργίας του "Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος Αποθηκών", που θα εξυπηρετεί όλες τις Υπηρεσίες του Υπουργείου και με το οποίο θα απλουστευθεί
και θα παρακολουθείται μηχανογραφικά η όλη διαδικασία και θα γίνεται καλύτερος προγραμματισμός της προμήθειας των αναγκαίων υλικών της εκτύπωσης, διαχείρισης και διάθεσης γενικά των εντύπων και βιβλίων, καθώς και άμεση ενημέρωση όλων των εμπλεκομένων Υπηρεσιών.

β) Ως προς τα λοιπά σχετικά θέματα του προγραμματισμού, σχεδιασμού, εκτύπωσης και διάθεσης των βιβλίων και εντύπων του Υπουργείου Οικονομικών γενικά, πρέπει να ακολουθείτε τις οδηγίες που σας έχουν δοθεί με την αριθ.
1053182/484/0006Β/ΠΟΛ.1128/19.4.1995 εγκύκλιό μας, αντίγραφο της οποίας σας επανακοινοποιούμε.

7. Με την ευκαιρία, σας κάνουμε γνωστό ότι το Γραφείο Πληροφόρησης και Εξυπηρέτησης των Πολιτών θα λειτουργήσει και στην Κ.Υ. του Υπουργείου από 15 Ιανουαρίου 1998.