Jump to content
Sign in to follow this  
McGregor

Τρόποι ελέγχου στις καταχωρήσεις επιχειρήσεων

Recommended Posts

Καλημέρα .Θα ήθελα να ρωτήσω με ποιους τρόπους ελέγχετε ή με ποιούς τρόπους φροντίζετε να μην γίνονται λάθη όταν γίνονται οι καταχωρήσεις των εσόδων και των εξόδων των πελατών σας σε ηλεκτρονικό υπολογιστή .Καταλαβαίνω τα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής καταχώρησης αλλά απο όταν έκανα την μετάβαση απο το χειρόγραφο σε ηλεκτρονικό σύστημα καταχώρησης νιώθω την ανασφάλεια ότι δεν ξέρω αν αυτά που καταχωρώ είναι σωστά.

Σας παραθέτω τους τρόπους που χρησιμοποιώ εγώ :
 

  1. Ελέγχω πάντα την συνέχεια στους αύξοντες αριθμούς των τιμολογίων εσόδων πριν απο κάθε καταχώρηση .
  2. Ελέγχω αν συνολική αξία του τιμολογίου που καταχωρώ είναι η συνολική αξία του άρθρου μου .(Είναι πολύ δύσκολο να συμφωνεί η τελική αξία του τιμολογίου και του άρθρου να έχει γίνει κάπου λάθος)
  3. Δημιουργώ πρότυπες εγγραφές και καταχωρώ ομαδοποιημένα τα τιμολόγια ανά προμηθευτή(αυξάνεται έτσι και η ταχύτητα καταχώρησης)
  4. Στον αριθμό παραστατικού φροντίζω να καταχωρώ πάντα με τον ίδιο τρόπο τα τιμολόγια, τα πιστωτικά ( π.χ. ΤΠΥ_1455 ) , για να με ενημερώσει η εφαρμογή ότι το συγκεκριμένο παραστατικό έχει καταχωρηθεί ξανά , σε περίπτωση διπλοκαταχώρησης


Αν κάνει κάποιος κάτι διαφορετικό ας το μοιραστεί , ευχαριστώ

Share this post


Link to post
Share on other sites

Υπάρχουν πολλά συστήματα ελέγχου στη μηχανογράφηση αναφέρω ενδεικτικά μερικά και κάποια από αυτά εξαρτόνται από το λογιστικό πρόγραμμα που δουλεύεις.

 

 

1. Παραστατικά με τον ίδιο αριθμό ή και ίδια ημερομηνία, συνήθως σημαίνει διπλοκαταχώρηση - το πρόγραμμά μου "χτυπάει" σε αυτό από μόνο του - είναι αυτό που γράφεις και εσύ - το προσαρμόζεις ανάλογα με το λειτουργικό σου.

2. Τρόπος καταχώρησης: Όσο καλύτερες συνθήκες και πρωτόκολλα εργασίας έχει, τόσο καλύτερη απόδοση θα έχει αυτός που κάνει το "data entry" - γιατί περί αυτού πρόκειται στο 99% των παραστατικών των απλογραφικών. οπότε: α) όχι πίεση - ποτέ αν και κάποιες φορές δεν έχεις επιλογή β) περίοδος εκπαίδευσης και προσαρμογής γ) σημειώσεις ανά πελάτη του γραφείου για τις ιδιαιτερότητές του δ) σημειώσεις για σωστότερη χρήση του προγράμματος δ) ομαδοποίηση παραστατικών για ενημέρωση ανά κατηγορία παραστατικών και κατά προμηθευτή ε) καταχώρηση καθαρής αξίας και έλεγχος της συνολικής

3. Έλεγχος από 2ο άτομο, όσον αφορά τις καταχωρήσεις του 1ου. Τα πρωτόκολλα ελέγχου είναι πολλά. Πολλά γραφεία δεν το κάνουν καθόλου, εγώ το προτιμώ αν και ειλικρινά αυξάνεις τον χρόνο για καταχώριση-έλεγχο δραματικά - άρα και το κόστος σου σαν γραφείο. Το νόημα είναι ο 2ος να κοιτάει πράγματα όπως: α) έλεγχος καταχώρησης τιμολογίων με ημερομηνία μεταγενέστερης της σημερινής (guaranteed λάθος) β) έλεγχος βάσει της ομαδοποίησης ή της αλλαγής προμηθευτή (πιάνεις τα λάθη που έχουν να κάνουν με σωστή καταχώριση παραστατικού αριθμητικά αλλά με λάθος προμηθευτή - πολύ συνηθισμένο), βάσει των ποσών (είναι θέμα εμπειρίας να δίνεις έμφαση στα ποσά που έχει σημασία - το όριο το ορίζεις εσύ ανάλογα με τον πελάτη). Επίσης καλό είναι σε τακτικά διαστήματα (3μηνο στα απλογραφικά), να τσεκάρετε το τελευταίο τιμολόγιο εσόδων (ΤΔΑ, ΤΠΥ ή οτιδήποτε άλλο έχει) του κάθε πελάτη - βοηθάει να εντοπίζουμε βλακείες των πελατών μας.

 

Υπάρχουν και άλλα, αυτά μου ήρθαν στο μυαλό τώρα.

Share this post


Link to post
Share on other sites

Ευχαριστώ πολύ για τις απαντήσεις.Ήλπιζα να γίνει λίγο πιο μεγάλο αυτό το θέμα για να αντλήσουμε όσο πιο πολλές ιδέες γίνεται .
Πέτρο ο διπλός έλεγχος αυξάνει δραματικά τον χρόνο-κόστος ελέγχου .Αλλά φοβάμαι ότι ίσως είναι απαραίτητος.Όλες οι ιδέες σου είναι ωραίες
Μου φαίνεται ΠΟΛΥ δύσκολο να εκτυπώνω καθημερινά λίστα και να την διασταυρώνω με τα παραστατικά,γιατί ορισμένοι πελάτες μου έχουν μεγάλο όγκο παραστατικών.

Πιο πολύ ψάχνω τρόπους να είμαι σίγουρος για τις καταχωρήσεις που κάνω . Και αντίστοιχους ελέγχους μετά .
Κάτι που ξέχασα να αναφέρω είναι ότι σε κάθε παραστατικό που καταχωρώ βάζω ένα τικ(σημάδι) για να ξέρω ότι καταχωρήθηκε και ότι το έχω κοιτάξει .


Αν έχετε επιπλέον ιδέες , παρακαλώ μοιραστείτε τες .

Share this post


Link to post
Share on other sites

Μπορείς σε παρακαλώ να αναλύσεις λίγο το τελευταίο κομμάτι  Πέτρο  : "Επίσης καλό είναι σε τακτικά διαστήματα (3μηνο στα απλογραφικά), να τσεκάρετε το τελευταίο τιμολόγιο εσόδων (ΤΔΑ, ΤΠΥ ή οτιδήποτε άλλο έχει) του κάθε πελάτη - βοηθάει να εντοπίζουμε βλακείες των πελατών μας "

Share this post


Link to post
Share on other sites

Απλά κόψαν και δεν σου το έδωσαν,

 

π.χ κατα κύριο λόγο λιανική με ταμιακή , κόβει και κανα τιμολόγιο μια στο τόσο, και φυσικά δεν στο δίνει .

 

Τέτοια και άλλα παρόμοια που δεν έχουν σχέση με την ηλεκτρονική καταχώρηση αλλά με τον έλεγχο.

Share this post


Link to post
Share on other sites

Κυριότερο απο όλα, αν έχεις υπάλληλο, να μην αποσπάται κάθε λίγο η προσοχή του.

 

Για την δική μας άστα 

Share this post


Link to post
Share on other sites

Ευχαριστώ πολύ για τις απαντήσεις.Ήλπιζα να γίνει λίγο πιο μεγάλο αυτό το θέμα για να αντλήσουμε όσο πιο πολλές ιδέες γίνεται .

Πέτρο ο διπλός έλεγχος αυξάνει δραματικά τον χρόνο-κόστος ελέγχου .Αλλά φοβάμαι ότι ίσως είναι απαραίτητος.Όλες οι ιδέες σου είναι ωραίες

Μου φαίνεται ΠΟΛΥ δύσκολο να εκτυπώνω καθημερινά λίστα και να την διασταυρώνω με τα παραστατικά,γιατί ορισμένοι πελάτες μου έχουν μεγάλο όγκο παραστατικών.

Πιο πολύ ψάχνω τρόπους να είμαι σίγουρος για τις καταχωρήσεις που κάνω . Και αντίστοιχους ελέγχους μετά .

Κάτι που ξέχασα να αναφέρω είναι ότι σε κάθε παραστατικό που καταχωρώ βάζω ένα τικ(σημάδι) για να ξέρω ότι καταχωρήθηκε και ότι το έχω κοιτάξει .

Αν έχετε επιπλέον ιδέες , παρακαλώ μοιραστείτε τες .

 

 

Σφραγιδακι "ΚΑΤΕΧΩΡΗΘΕΙ¨" δεν παιζει????

Share this post


Link to post
Share on other sites

η αλήθεια είναι ότι τα λογισμικά πιά έχουν πολλαπλούς τρόπους ελέγχου και ενημερώσεων και συγκριτικών αποτελεσμάτων που ανάλογα με τη γνώση της χρήσης τους , μας βοηθούν πάρα πολύ

Share this post


Link to post
Share on other sites

Δε παίζει το σφραγιδάκι γιατί δε το συμπαθώ καθόλου <_<
Να μην διασπάτε η προσοχή δεν το είχα συμπεριλάβει και ακούγεται πολύ σωστό .Βέβαια δεν ξέρω πως θα το πετύχουμε αυτό

Share this post


Link to post
Share on other sites

Join the conversation

You can post now and register later. If you have an account, sign in now to post with your account.

Guest
Reply to this topic...

×   Pasted as rich text.   Paste as plain text instead

  Only 75 emoji are allowed.

×   Your link has been automatically embedded.   Display as a link instead

×   Your previous content has been restored.   Clear editor

×   You cannot paste images directly. Upload or insert images from URL.

Loading...
Sign in to follow this  

  • Recently Browsing   0 members

    No registered users viewing this page.

×
×
  • Create New...