Τρόποι ελέγχου στις καταχωρήσεις επιχειρήσεων

[McGregor]

Καλημέρα .Θα ήθελα να ρωτήσω με ποιους τρόπους ελέγχετε ή με ποιούς τρόπους φροντίζετε να μην γίνονται λάθη όταν γίνονται οι καταχωρήσεις των εσόδων και των εξόδων των πελατών σας σε ηλεκτρονικό υπολογιστή .Καταλαβαίνω τα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής καταχώρησης αλλά απο όταν έκανα την μετάβαση απο το χειρόγραφο σε ηλεκτρονικό σύστημα καταχώρησης νιώθω την ανασφάλεια ότι δεν ξέρω αν αυτά που καταχωρώ είναι σωστά.

Σας παραθέτω τους τρόπους που χρησιμοποιώ εγώ :
 

1. Ελέγχω πάντα την συνέχεια στους αύξοντες αριθμούς των τιμολογίων εσόδων πριν απο κάθε καταχώρηση .
2. Ελέγχω αν συνολική αξία του τιμολογίου που καταχωρώ είναι η συνολική αξία του άρθρου μου .(Είναι πολύ δύσκολο να συμφωνεί η τελική αξία του τιμολογίου και του άρθρου να έχει γίνει κάπου λάθος)
3. Δημιουργώ πρότυπες εγγραφές και καταχωρώ ομαδοποιημένα τα τιμολόγια ανά προμηθευτή(αυξάνεται έτσι και η ταχύτητα καταχώρησης)
4. Στον αριθμό παραστατικού φροντίζω να καταχωρώ πάντα με τον ίδιο τρόπο τα τιμολόγια, τα πιστωτικά ( π.χ. ΤΠΥ_1455 ) , για να με ενημερώσει η εφαρμογή ότι το συγκεκριμένο παραστατικό έχει καταχωρηθεί ξανά , σε περίπτωση διπλοκαταχώρησης

Αν κάνει κάποιος κάτι διαφορετικό ας το μοιραστεί , ευχαριστώ

[ΓΡΙΒΑΣ ΠΕΤΡΟΣ]

Υπάρχουν πολλά συστήματα ελέγχου στη μηχανογράφηση αναφέρω ενδεικτικά μερικά και κάποια από αυτά εξαρτόνται από το λογιστικό πρόγραμμα που δουλεύεις.

 

 

1. Παραστατικά με τον ίδιο αριθμό ή και ίδια ημερομηνία, συνήθως σημαίνει διπλοκαταχώρηση - το πρόγραμμά μου "χτυπάει" σε αυτό από μόνο του - είναι αυτό που γράφεις και εσύ - το προσαρμόζεις ανάλογα με το λειτουργικό σου.

2. Τρόπος καταχώρησης: Όσο καλύτερες συνθήκες και πρωτόκολλα εργασίας έχει, τόσο καλύτερη απόδοση θα έχει αυτός που κάνει το "data entry" - γιατί περί αυτού πρόκειται στο 99% των παραστατικών των απλογραφικών. οπότε: α) όχι πίεση - ποτέ αν και κάποιες φορές δεν έχεις επιλογή β) περίοδος εκπαίδευσης και προσαρμογής γ) σημειώσεις ανά πελάτη του γραφείου για τις ιδιαιτερότητές του δ) σημειώσεις για σωστότερη χρήση του προγράμματος δ) ομαδοποίηση παραστατικών για ενημέρωση ανά κατηγορία παραστατικών και κατά προμηθευτή ε) καταχώρηση καθαρής αξίας και έλεγχος της συνολικής

3. Έλεγχος από 2ο άτομο, όσον αφορά τις καταχωρήσεις του 1ου. Τα πρωτόκολλα ελέγχου είναι πολλά. Πολλά γραφεία δεν το κάνουν καθόλου, εγώ το προτιμώ αν και ειλικρινά αυξάνεις τον χρόνο για καταχώριση-έλεγχο δραματικά - άρα και το κόστος σου σαν γραφείο. Το νόημα είναι ο 2ος να κοιτάει πράγματα όπως: α) έλεγχος καταχώρησης τιμολογίων με ημερομηνία μεταγενέστερης της σημερινής (guaranteed λάθος) β) έλεγχος βάσει της ομαδοποίησης ή της αλλαγής προμηθευτή (πιάνεις τα λάθη που έχουν να κάνουν με σωστή καταχώριση παραστατικού αριθμητικά αλλά με λάθος προμηθευτή - πολύ συνηθισμένο), βάσει των ποσών (είναι θέμα εμπειρίας να δίνεις έμφαση στα ποσά που έχει σημασία - το όριο το ορίζεις εσύ ανάλογα με τον πελάτη). Επίσης καλό είναι σε τακτικά διαστήματα (3μηνο στα απλογραφικά), να τσεκάρετε το τελευταίο τιμολόγιο εσόδων (ΤΔΑ, ΤΠΥ ή οτιδήποτε άλλο έχει) του κάθε πελάτη - βοηθάει να εντοπίζουμε βλακείες των πελατών μας.

 

Υπάρχουν και άλλα, αυτά μου ήρθαν στο μυαλό τώρα.

[SOTPAR]

Τυπώνεις λίστα την κάθε ημερομηνία.Τσεκάρεις την λίστα με τα παραστατικά και όλα ΟΚ

[McGregor]

Ευχαριστώ πολύ για τις απαντήσεις.Ήλπιζα να γίνει λίγο πιο μεγάλο αυτό το θέμα για να αντλήσουμε όσο πιο πολλές ιδέες γίνεται .
Πέτρο ο διπλός έλεγχος αυξάνει δραματικά τον χρόνο-κόστος ελέγχου .Αλλά φοβάμαι ότι ίσως είναι απαραίτητος.Όλες οι ιδέες σου είναι ωραίες
Μου φαίνεται ΠΟΛΥ δύσκολο να εκτυπώνω καθημερινά λίστα και να την διασταυρώνω με τα παραστατικά,γιατί ορισμένοι πελάτες μου έχουν μεγάλο όγκο παραστατικών.

Πιο πολύ ψάχνω τρόπους να είμαι σίγουρος για τις καταχωρήσεις που κάνω . Και αντίστοιχους ελέγχους μετά .
Κάτι που ξέχασα να αναφέρω είναι ότι σε κάθε παραστατικό που καταχωρώ βάζω ένα τικ(σημάδι) για να ξέρω ότι καταχωρήθηκε και ότι το έχω κοιτάξει .


Αν έχετε επιπλέον ιδέες , παρακαλώ μοιραστείτε τες .

[McGregor]

Μπορείς σε παρακαλώ να αναλύσεις λίγο το τελευταίο κομμάτι  Πέτρο  : "Επίσης καλό είναι σε τακτικά διαστήματα (3μηνο στα απλογραφικά), να τσεκάρετε το τελευταίο τιμολόγιο εσόδων (ΤΔΑ, ΤΠΥ ή οτιδήποτε άλλο έχει) του κάθε πελάτη - βοηθάει να εντοπίζουμε βλακείες των πελατών μας "

[ELEMENTAL]

Απλά κόψαν και δεν σου το έδωσαν,

 

π.χ κατα κύριο λόγο λιανική με ταμιακή , κόβει και κανα τιμολόγιο μια στο τόσο, και φυσικά δεν στο δίνει .

 

Τέτοια και άλλα παρόμοια που δεν έχουν σχέση με την ηλεκτρονική καταχώρηση αλλά με τον έλεγχο.

[ELEMENTAL]

Κυριότερο απο όλα, αν έχεις υπάλληλο, να μην αποσπάται κάθε λίγο η προσοχή του.

 

Για την δική μας άστα 

[parmenion1]

Ευχαριστώ πολύ για τις απαντήσεις.Ήλπιζα να γίνει λίγο πιο μεγάλο αυτό το θέμα για να αντλήσουμε όσο πιο πολλές ιδέες γίνεται .

Πέτρο ο διπλός έλεγχος αυξάνει δραματικά τον χρόνο-κόστος ελέγχου .Αλλά φοβάμαι ότι ίσως είναι απαραίτητος.Όλες οι ιδέες σου είναι ωραίες

Μου φαίνεται ΠΟΛΥ δύσκολο να εκτυπώνω καθημερινά λίστα και να την διασταυρώνω με τα παραστατικά,γιατί ορισμένοι πελάτες μου έχουν μεγάλο όγκο παραστατικών.

Πιο πολύ ψάχνω τρόπους να είμαι σίγουρος για τις καταχωρήσεις που κάνω . Και αντίστοιχους ελέγχους μετά .

Κάτι που ξέχασα να αναφέρω είναι ότι σε κάθε παραστατικό που καταχωρώ βάζω ένα τικ(σημάδι) για να ξέρω ότι καταχωρήθηκε και ότι το έχω κοιτάξει .

Αν έχετε επιπλέον ιδέες , παρακαλώ μοιραστείτε τες .

 

 

Σφραγιδακι "ΚΑΤΕΧΩΡΗΘΕΙ¨" δεν παιζει????

[v.kourtis]

Σφραγιδακι "ΚΑΤΕΧΩΡΗΘΕΙ¨" δεν παιζει????

εννοείται!χωρίς αυτό δεν πάς πουθενά

[v.kourtis]

η αλήθεια είναι ότι τα λογισμικά πιά έχουν πολλαπλούς τρόπους ελέγχου και ενημερώσεων και συγκριτικών αποτελεσμάτων που ανάλογα με τη γνώση της χρήσης τους , μας βοηθούν πάρα πολύ

[McGregor]

Δε παίζει το σφραγιδάκι γιατί δε το συμπαθώ καθόλου
Να μην διασπάτε η προσοχή δεν το είχα συμπεριλάβει και ακούγεται πολύ σωστό .Βέβαια δεν ξέρω πως θα το πετύχουμε αυτό