Jump to content
Sign in to follow this  
TrifonK

ΑΡΧΕΙΟ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ (ΦΑΚΕΛΟΙ ΚΤΛ)

Recommended Posts

Καλησπερα,

Ανοιγω αυτο το θεμα με σκοπο να ανταλλαξουμε αποψεις σχετικα με την οργανωση ενος λογιστικου γραφειου και κυριως για τον τροπο αρχειοθετησης του μεγαλου ογκου εγγραφων που εχουμε. Προσωπικα μεχρι τελη Σεπτεμβριου μεταφερομαστε σε καινουριο γραφειο και προσπαθω να βαλω μια ταξη οσον αφορα το αρχειο.

Το μεγαλυτερο προβλημα μου αφορα τα τιμολογια, επειδη υπαρχουν φακελοι που μπορει να γεμιζουν καθε μηνα και επειδη οι περισσοτεροι δεν ερχονται να τα παρουν επικρατει ενα χαος με σακουλες γεματες κτλ κτλ. Μιλαμε για περιπου 300 επαγγελματιες. Απο κει και μετα προσπαθω να μαζεψω ολο το αρχειο με περιοδικες, εκκαθαριστικες, συγκεντρωτικες, βιβλια εσοδων εξοδων και να βρω τον βελτιστο τροπο οργανωσης.

Θα χαιρομουν πολυ να ακουσω αποψεις και εμπειριες συναδελφων σχετικα με το πως εχουν τακτοποιησει το αρχειο τους. Τι ειδους φακελοι χρησιμοποιουνται, ραφια/συρταρια και γενικα οτιδηποτε μπορει να βοηθησει.

Ευχαριστω πολυ

Share this post


Link to post
Share on other sites

Κάθε υπάλληλος υπεύθυνος για συγκεκριμένες εταιρείες. Ενημέρωση, αρχειοθέτηση , επιστροφή παραστατικών κτλ. Η εικόνα με σακούλες κτλ μπορώ να πω πως μου ανεβάζει το αίμα στο κεφάλι!Έλεγχος όλων των επιχειρήσεων πριν την επιστροφή των παραστατικών απο εμένα τουλάχιστον στα έσοδα. Εγώ προσωπικά έχω γραφείο με αποθήκη. Οπότε ότι μπορώ να έχω σε ηλεκτρονική μορφή, αποθηκεύεται στον φάκελο του πελάτη ηλεκτρονικά και τηρείται ηλεκτρονικά σε κοινόχρηστο δίσκο, καθώς και σε εξωτερικό με backup (συνήθως μηνιαίο). Ότι δέν μπορεί να τηρηθεί ηλεκτρονικά, μπαίνει κανονικά σε κλασέρ και στις βιβλιοθήκες. Τα βιβλία εσόδων εξόδων τα βόλεψα σε δύο εντοιχιζόμενες ντουλάπες που διέθετε απο πρίν ο χώρος.( Ένα σύν στο να μεταφέρω την επιχείρησή μου στον συγκεκριμένο χώρο). Κάτι άλλο δεν μου έρχεται αυτή τη στιγμή για να είμαι ειλικρινής...

Share this post


Link to post
Share on other sites

εγω χρησιμοποιω τα ντοσιε με το δεσιμο .. (αυτα που εχουν στισ δου ) αντι για σακουλεσ.. στιβαγμενα στην αποθυκη με το ονομα και την χρονικη περιοδο που περιεχουν μεσα.. ανα εχουν κατι αλλο περα απο τιμολογια... αυτοκολητο στο επανω μεροσ με περιεχομενα και μεσα τα εγγραφα σε φακελουσ Α4 ανα κατηγορια εγγραφου (βεβαια δεν εχω τον ογκο που αναφερεισ "300" .. παρα πολυ πιο λιγο.... ) αυτα για τισ χρησεισ που εχουν κλεισει

για την τρεχουσα χρηση κλασερ σε ντουλαπεσ και ραφια μεχρι να γεμισουν οποτε και πανε στα ντοσιε που ανεφερε πιο πανω στην αποθυκη.

φυσικα απδ .... φπα.... δηλωσεισ εισοδηματοσ ηλεκτρονικο αρχειο ειναι σωτηριο... αν μπορεισ να σκαναρεισ εγγραφα που δεν χριαζεσαι προτοτυπα βοηθαει....

Share this post


Link to post
Share on other sites

Ενα καλό επαγγελματικό scaner με καλό τροφοδοτικό (γύρω στα 600-800 €), διπλής όψης, μειώνει την χαρτούρα κατά 95-100%. Τα κλασσερ γίνονται στικάκια και όλη η χαρτούρα στον πελάτη.

Share this post


Link to post
Share on other sites

Να σας πω την αληθεια και εγω σκεφτομαι το ηλεκτρονικο αρχειο για περιοδικες, εκκαθαριστικες κτλ. Απο τη στιγμη που υπαρχουν στο taxis ηδη, συν το οτι τον τελευταιo 1.5 χρονο εχω το Pbs που ειναι απο μονο του ενα τεραστιο ηλεκτρονικο αρχειο και το calculus που μπορεις να τα κανεις pdf ειναι μεγαλο κερδος. Δε μπορω ομως να βρω λυση για τα τιμολογια. Χρησιμοποιω φακελους απο χαρτονι για οικονομια χωρου, με τους πλαστικους δεν υπηρχε περιπτωση να χωρεσουν. Καθε τριμηνο οτι γεμιζει προσπαθω να το διωξω, αλλα παντα μενουν αρκετα που αφορουν μαγαζια σε γυρω χωρια και δεν ειναι ευκολο να τα παω. Στο καινουριο χωρο εχουμε ηδη μια πολυ μεγαλη βιβλιοθηκη και σκεφτομουν τουλαχιστον να τα συμμαζεψω ως εξης: ενα κουτι πλαστικοποιημενο σκληρο με τα στοιχεια του επαγγελματια απ' εξω και μεσα εναν φακελο απο χαρτονι παλι με τα τιμολογια, ετσι ωστε οταν γεμιζει απλα να τον αντικαθιστω και τον γεματο να τον επιστρεφω πισω η σε ντουλαπα. Να υπαρχει μια οργανωση, γιατι με τους φακελους απο χαρτονι, πρεπει να ψαχνεις αρκετα να βρεις αυτον που θες, υπαρχουν πολλες φορες διπλοι φακελοι και περιττο να πω οτι το θεαμα για καποιον πελατη που ερχεται δεν ειναι και το καλυτερο. Τα βιβλια εσοδων-εξοδων τα εχετε σε πλαστικους φακελους, μαζι με τα τιμολογια, με το αρχειο, η ξεχωριστα? Ευπροσδεκτη καθε απαντηση

Share this post


Link to post
Share on other sites

Ενα καλό επαγγελματικό scaner με καλό τροφοδοτικό (γύρω στα 600-800 €), διπλής όψης, μειώνει την χαρτούρα κατά 95-100%. Τα κλασσερ γίνονται στικάκια και όλη η χαρτούρα στον πελάτη.

Νικόλα πρέπει να πείσεις πρώτα το πελάτη σου ότι σε έχει για λογιστή και όχι για αποθηκή χαρτικών , όταν γίνει αυτό τότε υπάρχουν λύσεις για όλα !!!!!! :D :D

Share this post


Link to post
Share on other sites

Νικόλα πρέπει να πείσεις πρώτα το πελάτη σου ότι σε έχει για λογιστή και όχι για αποθηκή χαρτικών , όταν γίνει αυτό τότε υπάρχουν λύσεις για όλα !!!!!! :D :D

Απόστολε, εσύ του πάς πίσω τα χαρτιά και άστον να τα κάνει ότι θέλει. Αφου εγώ τα έχω σκανάρει και έχω ότι χρειαστώ άμεσα, ας τα φάει. Δικό του πρόβλημα.

Τα κρατάνε τα παιδιά του Taxheaven για μας... :)

Εχετε προσπάθήσει να χρησιμοποιήσετε την βιβλιοθήκη του Taxheaven;

Share this post


Link to post
Share on other sites

Create an account or sign in to comment

You need to be a member in order to leave a comment

Create an account

Sign up for a new account in our community. It's easy!

Register a new account

Sign in

Already have an account? Sign in here.

Sign In Now
Sign in to follow this  

  • Recently Browsing   0 members

    No registered users viewing this page.

×
×
  • Create New...